Amerikanske ansatte bruker i gjennomsnitt ca. et kvarter av arbeidsuken gjennomkjøring hundrevis av e-poster .
Til tross for at vi er limt på svarknappene våre, sier karriereleder Barbara Pachter at mange profesjonelle fortsatt ikke vet hvordan de skal bruke e-post på riktig måte.
På grunn av det store volumet av meldinger vi leser og skriver, kan vi være mer utsatt for å gjøre pinlige feil, og disse feilene kan få alvorlige konsekvenser.
Pachter skisserer det grunnleggende om moderne e-postetikette i boken sin '' Essentials Of Business Etiquette . ' Vi snakket med henne, og trakk ut de viktigste reglene du trenger å vite.
Vivian Giang og Rachel Sugar bidro til tidligere versjoner av denne artikkelen.
1. Inkluder en klar, direkte emnelinje
Eksempler på en god emnelinje inkluderer 'Møtedato endret', 'Rask spørsmål om presentasjonen din' eller 'Forslag til forslaget.'
'Folk bestemmer ofte om de vil åpne en e-post basert på emnelinjen,' sier Pachter. 'Velg en som lar leserne få vite at du adresserer deres bekymringer eller forretningsproblemer.'
2. Bruk en profesjonell e-postadresse
Hvis du jobber for et selskap, bør du bruke firmaets e-postadresse. Men hvis du bruker en personlig e-postkonto - enten du er selvstendig næringsdrivende eller bare liker å bruke den av og til til arbeidsrelaterte korrespondanser - bør du være forsiktig når du velger den adressen, sier Pachter.
Du bør alltid ha en e-postadresse som formidler navnet ditt slik at mottakeren vet nøyaktig hvem som sender e-posten. Bruk aldri e-postadresser (kanskje rester fra skoledagene dine) som ikke er passende for bruk på arbeidsplassen, for eksempel 'babygirl @ ...' eller 'beerlover @ ...' - uansett hvor mye du elsker en kaldt brygge.
3. Tenk to ganger før du trykker på 'svar alle'
Ingen ønsker å lese e-post fra 20 personer som ikke har noe å gjøre med dem. Å ignorere e-postene kan være vanskelig, med mange mennesker som får varsler om nye meldinger på smarttelefonene eller distraherende popup-meldinger på dataskjermene sine. Avstå fra å trykke 'svar alle' med mindre du virkelig tror at alle på listen trenger å motta e-posten, sier Pachter.
4. Inkluder en signaturblokk
Gi leseren din med litt informasjon om deg, foreslår Pachter. 'Vanligvis vil dette oppgi ditt fulle navn, tittel, firmanavn og kontaktinformasjon, inkludert et telefonnummer. Du kan også legge til litt reklame for deg selv, men ikke gå overbord med noen ord eller kunst. '
Bruk samme skrift, type størrelse og farge som resten av e-posten, sier hun.
5. Bruk profesjonelle hilsener
Ikke bruk avslappede, dagligdags uttrykk som 'Hei dere,' Yo 'eller' Hei folkens. '
'Den avslappede naturen i våre skrifter bør ikke påvirke hilsenen i en e-post,' sier hun. ' Hei er en veldig uformell hilsen, og generelt bør den ikke brukes på arbeidsplassen. Og Meg er ikke greit heller. Bruk Hei eller Hallo i stedet.'
Hun fraråder også å forkorte noens navn. Si 'Hei Michael', med mindre du er sikker på at han foretrekker å bli kalt 'Mike'.
6. Bruk utropstegn sparsomt
Hvis du velger å bruke et utropstegn, bruk bare ett for å formidle spenning, sier Pachter.
'Noen ganger lar folk seg rive med og setter et antall utropstegn på slutten av setningene. Resultatet kan virke for emosjonelt eller umoden, 'skriver hun. 'Utropstegn bør brukes sparsomt skriftlig.'
7. Vær forsiktig med humor
Humor kan lett gå seg vill i oversettelsen uten riktig tone eller ansiktsuttrykk. I en profesjonell utveksling er det bedre å la humor ligge utenfor e-post, med mindre du kjenner mottakeren godt. Også noe du synes er morsomt, er kanskje ikke morsomt for noen andre.
Pachter sier: 'Noe som oppfattes som morsomt når det snakkes, kan komme veldig annerledes når det er skrevet. La det være i tvil. '
8. Vit at mennesker fra forskjellige kulturer snakker og skriver annerledes
Feilkommunikasjon kan lett skje på grunn av kulturforskjeller , spesielt i skriftformen når vi ikke kan se hverandres kroppsspråk. Skreddersy meldingen din til mottakerens kulturelle bakgrunn eller hvor godt du kjenner dem.
En god regel å huske på, sier Pachter, er at kulturer med høy kontekst (japansk, arabisk eller kinesisk) ønsker å bli kjent med deg før du handler med deg. Derfor kan det være vanlig at forretningsforbindelser fra disse landene er mer personlige i sine skrifter. På den annen side foretrekker folk fra kulturer med lav kontekst (tysk, amerikansk eller skandinavisk) å komme til poenget veldig raskt.
9. Svar på e-postene dine - selv om e-posten ikke var ment for deg
Det er vanskelig å svare på hver e-postmelding som noen gang blir sendt til deg, men du bør prøve å, sier Pachter. Dette inkluderer når e-posten ved et uhell ble sendt til deg, spesielt hvis avsenderen forventer svar. Et svar er ikke nødvendig, men fungerer som god e-etikette, spesielt hvis denne personen jobber i samme selskap eller bransje som deg.
Her er et eksempel på svar: 'Jeg vet at du er veldig opptatt, men jeg tror ikke du mente å sende denne e-posten til meg. Og jeg ønsket å gi deg beskjed, slik at du kan sende det til riktig person. '
10. Legg til e-postadressen sist
'Du vil ikke sende en e-post ved et uhell før du er ferdig med å skrive og korrekturmeldingen,' sier Pachter. 'Selv når du svarer på en melding, er det en god forholdsregel å slette mottakerens adresse og bare sette den inn når du er sikker på at meldingen er klar til å sendes.'
11. Korrekturles alle meldinger
Feilene dine vil ikke bli lagt merke til av mottakerne av e-posten din. 'Og avhengig av mottakeren, kan du bli dømt for å lage dem,' sier Pachter.
nancy mckeon nettoverdi 2015
Ikke stol på stavekontroll. Les og les e-posten din noen ganger, helst høyt, før du sender den.
'En veileder hadde til hensikt å skrive' Beklager ulempen, 'sier Pachter. 'Men han stolte på stavekontrollen og endte med å skrive' Beklager for inkontinensen. ''
12. Dobbeltsjekk at du har valgt riktig mottaker
Pachter sier å være nøye når du skriver inn et navn fra adresseboken din på e-postens 'Til' -linje. 'Det er lett å velge feil navn, noe som kan være pinlig for deg og for personen som mottar e-posten ved en feiltakelse.'
13. Hold skriftene klassiske
Purple Comic Sans har tid og sted (kanskje?), Men hold skriftene, fargene og størrelsene klassiske for forretningskorrespondanse.
Hovedregelen: E-postene dine skal være lette å lese for andre mennesker.
'Generelt er det best å bruke 10- eller 12-punkts type og en lettlest skrift som Arial, Calibri eller Times New Roman,' anbefaler Pachter. Når det gjelder farge, er svart det sikreste valget.
14. Ikke forkorte mottakernavnet med mindre de har bedt deg om det
' Jeg heter Barbara. Jeg liker ikke å motta e-post adressert som 'Hei Barb', sier hun til Business Insider. 'Det samme gjelder for kallenavn. Ikke kall meg Barbie! '
Med mindre personen har fortalt deg at de foretrekker et kallenavn, ikke ta deg selv å bruke et. Du prøver kanskje bare å være vennlige eller uformelle, men det er upassende og kan komme under mottakerens hud.
15. Forsikre deg om at du skriver mottakerens navn riktig
'Hvis du fornærmer noen i hilsenen, kan det hende at personen ikke leser lenger,' sier hun.
Vær respektfull og stav mottakerens navn riktig. 'Mange blir fornærmet hvis navnet deres er feilstavet. Se etter riktig stavemåte i personens signaturblokk. Du kan også sjekke e-postadressen deres. Ofte står folks for- og / eller etternavn i adressene. '
Hvis du sender en e-post til en potensiell klient, kan de anta at du er lite oppmerksom på detaljer, eller er for opptatt eller distrahert til å få navnet sitt riktig, og det er ikke meldingen du vil sende.
16. Hold øye med tonen din
Akkurat som vitser går seg vill i oversettelsen, er det lett å misforstå tonen uten den sammenhengen du får fra stemmebånd og ansiktsuttrykk. Følgelig er det lett å komme av som mer brå som du kanskje hadde ment. Du mente 'grei'; de leser 'sint og kort.'
For å unngå misforståelser anbefaler Pachter at du leser meldingen høyt før du trykker på send. 'Hvis det høres tøft ut for deg, vil det høres tøft ut for leseren,' sier hun.
For best resultat, unngå å bruke utvetydige negative ord ('fiasko', 'feil' eller 'forsømt'), og si alltid 'takk' og 'takk.'
17. Ingenting er konfidensielt - så skriv deretter
Husk alltid hva tidligere tidligere CIA-direktør David Petraeus tilsynelatende har glemt, advarer Pachter: Hver elektronisk melding etterlater et spor.
'En grunnleggende retningslinje er å anta at andre vil se hva du skriver,' sier hun, 'så ikke skriv noe du ikke vil at alle skal se.' En mer liberal tolkning: Ikke skriv noe som ville være ødeleggende for deg eller sårende for andre. Tross alt er e-post farlig lett å videresende, og det er bedre å være trygg enn beklager.
Dette historie først dukket opp på Business Insider .
