Hoved E-Post 25 tips for å perfeksjonere din e-postetikette

25 tips for å perfeksjonere din e-postetikette

Horoskopet Ditt For I Morgen

I internettalderen , kan det hende du klikker på 'svar', skriver inn et raskt svar og trykker 'send' uten å tenke så mye på hva du nettopp har skrevet. Men eksperter er enige om at din e-postadferd har potensial til å sabotere omdømmet ditt både personlig og profesjonelt. Inc.com kom i kontakt med noen av bransjens mest erfarne e-posteksperter og fikk dem til å veie inn hvordan du perfeksjonerte e-postetiketten.

1. Bare diskuter offentlige saker. Vi har alle hørt historiene om en 'privat' e-post som til slutt ble sendt videre til hele selskapet, og i noen tilfeller over hele Internett. En av de viktigste tingene du bør vurdere når det gjelder e-postetikette, er om saken du diskuterer er offentlig, eller noe som skal snakkes om bak lukkede dører. Spør deg selv om emnet som diskuteres er noe du vil skrive på firmaets brevpapir eller legge ut på et oppslagstavle for alle å se før du klikker på 'send'. - Judith Kallos ,
forfatter av E-postetikett gjort enkelt, E-post: håndboken og e-post: en skriv-det-veiledning

2. Presenter deg kort. Ikke anta at personen som mottar e-posten din vet hvem du er, eller husker å ha møtt deg. Hvis du er usikker på om mottakeren gjenkjenner e-postadressen eller navnet ditt, må du ta med en enkel påminnelse om hvem du er i forhold til personen du tar kontakt med; en formell og omfattende biografi om deg selv er ikke nødvendig. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsekspert og forfatter av Overvinn overbelastning av e-post med bedre vaner, etikette og Outlook 2007

Redaktørens merknad: Leter du etter e-postmarkedsføringstjenester for din bedrift? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:



3. Ikke 'e-post sint'. E-post med dårlige nyheter, avskjedigelse av en klient eller leverandør, uttrykkelse av sinne, irettesettelse av noen, nedsettelse av andre i e-post (spesielt hvis du sier noe mindre enn snilt om sjefen din) er alle viktige nei-nei-er. Fordi e-post kan virke så uformell, faller mange i denne fellen. Husk alltid at e-postkorrespondanse varer evig. - Lindsey Pollak , karriere- og arbeidsplassekspert, e-post etikettekonsulent, og forfatter av Komme fra college til karriere

4. Bruk utropstegn sparsomt. Maksimalt antall utropstegn i en bedrifts e-post? En. Ellers risikerer du å se barnslig og uprofesjonell ut. - Pollak

5. Vær forsiktig med konfidensiell informasjon. Avstå fra å diskutere konfidensiell informasjon i e-post, for eksempel noens skatteinformasjon eller opplysningene om en svært sensitiv forretningsavtale. Skulle e-posten komme i feil persons hender, kan du få alvorlige - til og med lovlige - konsekvenser. - Peter Post , direktør for Burlington, Vermont-baserte Emily Post Institute, som tilbyr etikette råd og svar på manerer spørsmål som bryllup etikette, foreldre spørsmål og bord manerer.

6. Svar i tide. Med mindre du jobber i en eller annen form for nødkapasitet, er det ikke nødvendig å være tilgjengelig med en gang en e-post kommer. Avhengig av e-postens og avsenderens art, er det akseptabelt å svare innen 24 til 48 timer. - Duncan

7. Avstå fra å sende en-liners. 'Takk,' og 'Å, OK' fremmer ikke samtalen på noen måte. Sett gjerne 'No Reply Nødvendig' øverst i e-posten når du ikke forventer et svar. - Duncan

8. Unngå å bruke snarveier til ekte ord, uttrykksikoner, sjargong eller slang. Ord fra voksne forretningsfolk som bruker snarveier som '4 u' (i stedet for 'for deg'), 'Gr8' (for flott) i forretningsrelatert e-post er ikke akseptabelt. Hvis du ikke vil sette et smilefjes eller uttrykksikon på forretningskorrespondansen, bør du ikke legge det i en e-postmelding. Noe av det ovennevnte har potensial til å få deg til å se mindre enn profesjonell ut. - Duncan

9. Hold det rent. Ingenting irriterer mottakerne mer enn når folk svarer og etterlater meldingene rotete, for eksempel en e-postkjede som inkluderer overdrevne carets (>>>), eller sider og sider med e-postadresser som ikke ble beskyttet ved hjelp av Bcc. Du kan kvitte deg med carets ved å velge teksten, Ctrl + F for å bruke kommandoen Finn og erstatt for å finne et caret og erstatte dem alle med ingenting. Du kan kvitte deg med alle e-postadressene bare ved å slette. Rydd opp, og send det. - Duncan

10. Vær tydelig i emnelinjen. Med innbokser som er tilstoppet av hundrevis av e-poster om dagen, er det avgjørende at emnelinjen kommer til poenget. Det skal være rimelig enkelt og beskrivende for det du har skrevet om. Forvent at enhver e-post med et søtt, vagt eller uklart emne vil bli kastet. Bevis også emnelinjen din så nøye som du vil bevise resten av e-posten. - Post



11. Ikke la deg forveksle med spam. Unngå emnelinjer som er med store bokstaver, små bokstaver og de som inkluderer nettadresser og utropstegn - som pleier å se ut som søppelpost for mottakeren. - Judith Kallos ,
forfatter av E-postetikett gjort enkelt, E-post: håndboken og e-post: en skriv-det-veiledning

12. Emnelinjen din må stemme overens med meldingen. Aldri åpne en gammel e-post, trykk Svar og send en melding som ikke har noe med den forrige å gjøre. Ikke nøl med å endre emne så snart tråden eller innholdet i e-postkjeden endres. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsekspert og forfatter av Overvinn overbelastning av e-post med bedre vaner, etikette og Outlook 2007

13. Gi en advarsel når du sender store vedlegg. Å sende uanmeldte store vedlegg kan tette mottakerens innboks og få andre viktige e-poster til å sprette. Hvis du sender noe som er over 500 KB, bør avsendere spørre: 'Har du noe imot at jeg sendte deg et vedlegg? Når ville det være den beste tiden for deg? ' - Kallos

14. Ikke mer enn to vedlegg, og oppgi et logisk navn. Med mindre det er spesifikt bedt om det, må du ikke sende en melding med mer enn to vedlegg. Gi også vedlagte fil (er) et logisk navn slik at mottakeren kjenner et øyeblikk emnet og avsenderen. - Duncan

15. Send eller kopier kun andre på grunnlag av behov. Før du klikker Svar på alle eller legger navn på kopiene eller kopiene, må du spørre deg om alle mottakerne trenger informasjonen i meldingen. Hvis de ikke gjør det, hvorfor sende det? Ta deg tid til å sende meldingene dine til de rette personene. - Duncan

16. Vokt dere for 'svar alle'. Ikke trykk 'svar alle' med mindre hvert medlem i e-postkjeden trenger å vite. Du vil forsikre deg om at du ikke sender alle svarene dine på en liste, enten de trenger å vite eller ikke. - Duncan

17. Ta opp telefonen. Når et emne har mange parametere som må forklares eller forhandles, og som vil generere for mange spørsmål og forvirring, må du ikke håndtere det via e-post. E-post bør heller ikke brukes til avbestilling i siste øyeblikk av møter, lunsjer, intervjuer og aldri til ødeleggende nyheter. Hvis du har en ansatt eller en venn du trenger å gi dårlige nyheter til, er en telefonsamtale å foretrekke. Hvis det er nyheter du må levere til en stor gruppe, er e-post mer praktisk. - Duncan

18. Evaluer viktigheten av e-posten din. Ikke bruk det høye prioritetsalternativet. Hvis du bruker denne funksjonen, er det få som tar den på alvor. En bedre løsning er å bruke beskrivende emnelinjer som forklarer nøyaktig hva en melding handler om. - Duncan

19. Opprettholde personvernet. Hvis du sender en melding til en gruppe mennesker og du trenger å beskytte personvernet til listen din, bør du alltid bruke 'Bcc'. I tillegg må du unngå å gi ut e-postadresser til en tredjepart (for eksempel Evite, nyhetsbrev osv.). Forsikre deg om at adresser du villig overleverer til tredjeparter, blir hos dem, spesielt når tjenesten de tilbyr er gratis. - Duncan

20. Hold det kort og komme til poenget. Den lange e-posten er en saga blott. Skriv kortfattet, med mye hvitt mellomrom, for ikke å overvelde mottakeren. Forsikre deg om at når du ser på det du sender, ser det ikke ut som en byrde å lese - bruk gjerne punktpunkter. Personen som leser e-posten din, trenger ikke å grave gjennom flere avsnitt for å finne ut hva du spør. Du bør oppgi formålet med e-posten i løpet av de to første setningene. Vær tydelig og vær foran. - Lindsey Pollak , karriere- og arbeidsplassekspert, e-post etikettekonsulent, og forfatter av Komme fra college til karriere



21. Kjenn publikum. Din e-posthilsen og avlogging bør være i samsvar med nivået av respekt og formalitet til personen du kommuniserer med. Skriv også for personen som skal lese den - hvis de pleier å være veldig høflige og formelle, skriv på det språket. Det samme gjelder for en mottaker som har en tendens til å være mer uformell og avslappet. - Lindsey Pollak , karriere- og arbeidsplassekspert, e-post etikettekonsulent, og forfatter av Komme fra college til karriere

22. Ta alltid med en signatur. Du vil aldri at noen må slå opp hvordan du kan komme i kontakt med deg. Hvis du er smart i sosiale medier, må du også inkludere all informasjon om sosiale medier i signaturen din. E-postsignaturen din er en fin måte å fortelle folk mer om deg, spesielt når e-postadressen din ikke inkluderer ditt fulle navn eller firma. - Pollak

23. Bruk bare en autosvar når det er nødvendig. Et automatisk svar som sier: 'Takk for e-postmeldingen. Jeg vil svare deg så snart jeg kan 'er ubrukelig. En ting som disse meldingene gjør, er imidlertid bra å varsle spammere om at e-posten din er ekte, og at de kan legge deg til i spam-listen. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsekspert og forfatter av Overvinn overbelastning av e-post med bedre vaner, etikette og Outlook 2007

24. Tren opp personalet ditt. Bedriftseiere bør sørge for at de ansatte er opplært i e-postkommunikasjon - ikke anta at de vet hva de gjør, og hva som regnes som profesjonelle. Sett opp e-poststandarder som alle i selskapet skal overholde. - Pollak

25. E-posten din er en refleksjon av deg. Hver e-post du sender, legger til eller forringer ditt omdømme. Hvis e-posten din er spredt, uorganisert og fylt med feil, vil mottakeren være tilbøyelig til å tenke på deg som en spredt, uforsiktig og uorganisert forretningsmann. Andres meninger har betydning og i den profesjonelle verden vil deres oppfatning av deg være avgjørende for din suksess. - Peter Post , direktør for Burlington, Vermont-baserte Emily Post Institute, som tilbyr etikette råd og svar på manerer spørsmål som bryllup etikette, foreldre spørsmål og bord manerer.

Redaktørens merknad: Leter du etter e-postmarkedsføringstjenester for din bedrift? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:

Redaksjonell avsløring: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artiklene er redaksjonelt uavhengige - det betyr at redaktører og journalister undersøker og skriver om disse produktene uten påvirkning fra markedsførings- eller salgsavdelinger. Med andre ord, ingen forteller reportere eller redaktørene våre hva de skal skrive eller å inkludere noen spesiell positiv eller negativ informasjon om disse produktene eller tjenestene i artikkelen. Innholdet i artikkelen er helt etter skjønn av reporter og redaktør. Du vil imidlertid merke at vi noen ganger inkluderer lenker til disse produktene og tjenestene i artiklene. Når leserne klikker på disse lenkene og kjøper disse produktene eller tjenestene, kan Inc bli kompensert. Denne e-handelsbaserte annonseringsmodellen - som alle andre annonser på artikkelsidene - har ingen innvirkning på redaksjonell dekning. Journalister og redaktører legger ikke til disse lenkene, og de vil heller ikke administrere dem. Denne reklamemodellen, som andre du ser på Inc, støtter den uavhengige journalistikken du finner på dette nettstedet.