Ansetter du personlige assistenter som lagre du tid eller hvem kostet deg tid?
Nylig inviterte jeg trettifem av mine beste forretningscoachingklienter til et privat fristed i Jackson Hole, Wyoming, der jeg bor. Vi diskuterte de forskjellige aspektene av ledelse - måtene bedriftseiere kan skape strategiske fordeler og gjennombruddsresultater for seg selv og sine selskaper - når noen spurte meg om tidsfordriv .
Det spørsmålet førte til en livlig samtale om de beste måtene hver av oss hadde funnet for å utnytte vår tid. Og det ble klart at de ekstraordinært vellykkede gründere som vi hadde i det rommet, mistet verdifull tid fordi deres assistenter ikke var i stand nok eller bemyndigede nok til å gjøre det arbeidet de krevde. Så jeg begynte å snakke om viktigheten av å ansette assistenter som best passer dine behov - og hva du kan gjøre for å hjelpe dem med å hjelpe deg.
I tjuefem år hos forskjellige selskaper og i forskjellige byer har jeg hatt assistenter som har jobbet fra kontoret mitt, assistenter som har jobbet eksternt, men lokalt, og assistenter som har jobbet bokstavelig talt tusen mil unna meg. I prosessen har jeg oppdaget at det egentlig er fire nivåer av assistenter. Og at det å ansette riktig assistent er avgjørende for å utnytte tiden din.
Nivå 1: Gofer
Assistenter på dette første trinnet krever direkte instruksjoner og nøye tilsyn. De kan flytte objekter fra punkt A til punkt B. De kan sende e-post på dine vegne - når de får beskjed om nøyaktig hva de skal skrive. De kan ta transkripsjoner og skanne dokumenter og arkivere dokumentene i mapper i henhold til instruksjonene dine. Med gofers gir du dem veibeskrivelse hvert trinn på veien
Så du sparer noen tid - når alt kommer til alt, er goferen din den som faktisk er holder på med oppgaven - men egentlig må du gjøre all deres tanker for dem. Noe som setter en hard grense for hvor mye tid du virkelig kan utnytte ved å jobbe med en gofer.
Dette er åpenbart ikke den slags personlig assistent du bør ansette.
Nivå 2: Den administrative assistenten
En administrativ assistent eller 'admin' er noen som kan takle mange oppgaver godt, så lenge det er en klar prosess lagt ut for dem og disse oppgavene ligger innenfor grensene for hva de forventer eller hva de er vant til å håndtere .
Den gode nyheten er at administratorer er betydelig mer autonome enn gofer. Administratorer kan virkelig bidra til å utnytte tiden din så lenge de følger kjente prosesser og prosedyrer for å få kjente resultater. De utmerker seg med konkrete, definerte oppgaver.
Men de får problemer når ting blir tvetydige - når de blir bedt om å håndtere oppgaver der suksess ikke er garantert. De blir redde for å rote til. De blir redde for å gjøre en feil. Fordi de vet at de vil bli holdt ansvarlige for feilene sine. De kan komme i trøbbel. Det er de de er motvillige til å bruke sitt eget skjønn.
Så administratorer kan bidra til å utnytte mye mer av tiden din enn gofer kan, men de vil vike unna oppgavene der hjelp kan være mest verdifull.
Nivå 3: Executive Assistant
hvor gammel er heath hussar
Executive assistenter blir ikke avskåret av usikkerhet. De kan ta et uklart oppdrag og faktisk finne ut hvordan de får det til å fungere innenfor visse grenser. De kan håndtere oppgaver som er skissert ut i stedet for å være konstruert ut.
Konstruerte oppgaver - de typer oppgaver som administrative assistenter føler seg mest komfortable med - blir virkelig godt behandlet. De nødvendige trinnene legges tydelig frem på forhånd.
Derimot, når du gir en lederassistent et skissert oppdrag, vil du vanligvis si noe sånt som, ' Her er hva jeg prøver å oppnå. Her er et par variabler som spilles. Her er noen ting du kanskje vil ta i betraktning . Du finne ut resten . '
Executive assistent er svært autonome; de trenger bare hjelp til å forstå konteksten til dine forespørsler. De trenger en viss mengde informasjon for å hjelpe dem med å ta gode avgjørelser på dine vegne. De trenger deg for å kommunisere dine forventninger og preferanser.
For eksempel, når det gjelder reise, vil du gi dem beskjed under hvilke forhold du vil oppgradere til en høyere klasse flyservice, hva slags hoteller du liker og hvilke nabolag du foretrekker å bo i.
Den sammenhengen kan også gå mye dypere. For min del liker jeg å ha min lederassistent i innboksen min. Dels er det nyttig fordi det reduserer antall e-poster jeg trenger å håndtere: hvis jeg får hundre e-poster om dagen, vil jeg si at min administrerende assistent håndterer, distribuerer eller sletter omtrent femti til sytti av dem.
Men å ha henne der er også nyttig fordi hun ser konteksten til virksomheten min. Fordi hun vet hva jeg jobber med og med hvem, kan hun ta bedre avgjørelser om hvem som skal få møte med meg. For eksempel, hvis hun ser at jeg bytter mange e-poster med Joe om et bestemt prosjekt, og da ber Joe om et møte og sier at det må skje før en viss frist, kan hun bestemme at prosjektet er veldig viktig for meg og at møtet sannsynligvis også er det. Så hun vil ta initiativ til å sette opp møtet for meg og bare sende meg et notat om at, ' Joe sa at han virkelig trengte å møte deg i forkant av denne fristen, så jeg passer ham inn i en halv time, fra 2:45 til 3:15 . '
Ledende assistenter kan virkelig hjelpe deg med å utnytte tiden din, så lenge du gir dem god sammenheng.
Nivå 4: stabssjefen eller Konsernsjefen
Endelig har vi stabssjefen - eller i militæret den utøvende offiseren. Denne assistenten er som en personlig COO for dine forretningsaktiviteter. De forstår målene dine. De vet hvem alle nøkkelspillerne er. Og de er i stand til å få resultater alene mens de tar mye - eller til og med det meste - av den administrative belastningen av skuldrene dine.
En stabssjef vil ta initiativ og faktisk følge opp og sjekke inn med dine direkte rapporter på dine vegne. Mens en administrativ eller administrativ assistent kan ta notater på et møte, vil stabssjefen din oppdage ting som må følges opp og gjøre oppfølgingen selv. Stabssjefen din vil påta seg å sirkle tilbake med Cindy etter møtet for å forsikre seg om at hun virkelig hadde en ren overlevering av de fire varene, og deretter sjekke tilbake to dager senere for å se hvordan hun har det med dem.
Dessverre ansetter folk flest gofer og administrative assistenter - folk som bare kan hjelpe til med tydelige oppgaver. Men som bedriftseiere er de fleste av oss ikke for prosessorienterte; vi lever i en verden som er mer uklar. Og så trenger vi i det minste en lederassistent som kan håndtere mer tvetydige situasjoner.
Og mens stabssjefene er gode, vil du vanligvis bare finne dem i mid-cap og større selskaper. Hvis du har et mindre selskap, vil du sannsynligvis ha en personalsjef i teamet ditt, men de blir ikke tildelt utelukkende til deg. De kan drive virksomheten din i stedet, eller hvis virksomheten din er litt større, kan de være din COO.
Og det er også viktig å merke seg at disse titlene er vilkårlige. Mange mennesker som har tittelen 'Executive Assistants' er egentlig bare gofer. Og mange mennesker som blir ansatt som gofer, opptrer virkelig på utøvende assistentnivå. (Sistnevnte er spesielt vanlig i underholdningsverdenen.)
Så når du tenker på å ansette din neste assistent, bør du vurdere hvilken type assistent du trenger. Og uansett hva du bestemmer deg, må du søke etter disse egenskapene under intervjuene.
Til slutt et bonus-tips: ansett noen med litt mer kapasitet enn du tror du trenger. Tross alt vil du at selskapet skal vokse, ikke sant?
Hvis du likte ideene jeg delte, så oppfordrer jeg deg til å laste ned et gratis eksemplar av min nyeste bok, Bygg en bedrift, ikke en jobb . Klikk her for alle detaljer og for å få en gratis kopi.
