'For mange møter' og 'For mye tid bortkastet i uproduktive møter.' Når et selskap sliter med lite ansattes engasjement, vil du alltid finne en av disse klagene nær toppen av listen.
Disse ser ut som klager på møter, men egentlig er dette uttalelser om å føle seg respektløst.
har pat sajak barn
Når noen sier at de er i for mange møter, sier de at de som kaller disse møtene, ikke tar hensyn til alt det andre viktige arbeidet på deres plate. Den ansatte går på flere møter enn arbeidsmengden tillater, og tvinger dem til å stjele tid fra pauser, ferier og familier slik at de kan gjøre jobben de må fullføre for å få lønnsslipp.
Når noen klager på å kaste bort tid på * uproduktive * møter, sier de at møtelederen ikke respekterte teamet nok til å planlegge et produktivt møte. En forhastet leder kan hevde at de bare ikke hadde tid til å samle en plan for møtet, noe som gjør det verre, for nå er det veldig klart at lederens tid er dyrebar, men det er akseptabelt å kaste bort alle andres.
Organisasjoner med høy ytelse kjører de rette møtene med de rette menneskene til rett tid. De respekterer tiden ansatte investerer i møter og sørger for at den blir brukt produktivt.
Å starte og slutte i tide betyr noe, og det samme gjør det å dele tiden i møtet. Kanskje enda viktigere, hensynsfulle ledere jobber med å planlegge møter som minimerer forstyrrelser i annet arbeid og unngår ubehagelige deltakere.
Her er fem måter å bygge respekt i hvordan du planlegger møter.
1. Planlegg møter på naturlige overgangstider for å minimere oppgavetiden.
Effektiv planlegging forbedrer fokus under møter, reduserer kostnadene for bytte av oppgaver og øker produktiv fokustid for annet arbeid. Oppgavebytte er tiden det tar å vende oppmerksomheten din fra en oppgave til en annen og bli re-fokusert. Tidsstraff for oppgaveveksling kan renne alt fra 10 til 50 minutter ekstra fra dagen.
Møter holdt det første om morgenen, rett før middagspausen, og på slutten av dagen stemmer overens med tidene da arbeidet allerede er naturlig forstyrret. Dette skaper bare ett, snarere enn to, oppgavebryter for hvert møte.
2. Planlegg møter med tilstrekkelig tid til å forberede seg.
For å holde tiden i møtet produktiv og fokusert, må alle komme forberedt. De trenger tid til å gå gjennom dagsordenen, lese rapporter og vurdere spørsmålene de vil stille.
Møter som er planlagt minst to dager i forveien, gir folk tid til å komme forberedt.
hva er blake griffins race
3. La det være tid mellom møtene for overganger.
Produktive møter starter i tide, noe som blir umulig når folk mangler tiden som trengs for å forlate ett møte og komme til det neste.
På dager med flere møter, planlegger møter til slutt minst 10 minutter før starten på neste møte, at folk har tid til å overføre elegant. Dette er nok tid til å ta en rask tur til toalettet og returnere noen presserende meldinger, noe som gjør en enorm forskjell i alles evne til å fokusere.
4. Blokker hele eller halve dager som 'Ingen møter'.
Personer med høy ytelse blokkerer regelmessig tid for arbeidet de ønsker å gjøre. Kjent som tidsblokkering, kan du multiplisere denne fordelen over hele gruppen med angitt møtefri fokustid.
Dette lar alle få vite at de kan stole på at de har flere timer på rad for å få gjort individuelt arbeid hver uke, noe som gjør det lettere å planlegge, redusere angst og øke produktiviteten. Dette er spesielt nøkkelen for kunnskapsarbeidere som trenger store blokker med uavbrutt tid for å gjøre sitt beste og 'komme i strømmen'.
For eksempel forlater teamet vårt både tirsdag og fredag uten møter.
5. Gjør møter valgfrie.
Til slutt er den enkleste måten å respektere alles tid å respektere deres skjønn om hvordan de best kan bruke den tiden. Hvis teamet ditt føler at det er for mange møter, kan du fortelle dem at de kan velge bort ethvert møte de synes er unødvendige for arbeidet sitt.
Og hvis de føler at et møte ikke er produktivt, omfavn 'loven om to føtter'. Dette gjør det greit å stille fra et møte når du innser at det ikke er en god bruk av tiden din.
Hvis organisasjonen din sliter med å holde uproduktive møter utenfor kalenderen, vil implementering av bare noen få av disse tipsene som retningslinjer sende en kraftig melding om respekt. Når du jobber med å planlegge møter som respekterer alles tid, vil du ha nytte av å ha mer engasjerte og lojale ansatte som vil bruke den tiden til å jobbe for deg.
