Vi ønsker alle at vi kan være mer produktive. Men hvordan er det mulig når oppdragene stadig hoper seg opp, den siste sesongen av Oransje er den nye sort nettopp dukket opp på Netflix, og du har en mengde e-poster, tekster og varsler om sosiale medier som distraherer deg?
I løpet av den siste måneden har jeg hatt ALT for mye på gang. Jeg har sluppet ballen til venstre og høyre. Dette er uakseptabelt hvis du er bedriftseier. Jeg har folk som stoler på meg, og jeg burde ikke la dette skje. Det fikk meg til å evaluere ting som dreper produktiviteten min.
Det første trinnet jeg måtte gjøre var å identifisere tidssvindene og nippe dem i knoppen slik at jeg kunne holde meg produktiv. Her er åtte tidsspillere som jeg la merke til drepte produktiviteten min og de fleste mennesker jeg jobber med.
1. Kontroller kontinuerlig e-postene dine.
Det bør ikke komme som en overraskelse at e-post er en av, hvis den største, tidssvinden. Tross alt blir mer enn 200 milliarder e-postmeldinger sendt hver dag, og det er funnet at en gjennomsnittlig ansatt sjekker sin e-post 36 ganger i timen. Og vi er alle skyldige i det. Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg bare har skrevet en artikkel for å bli distrahert av et e-postvarsel, verken på den bærbare datamaskinen eller smarttelefonen.
Jeg forstår helt at du ikke kan la en klient eller sjefen din henge ved å ikke svare på en e-post, men mange ganger mottar vi nyhetsbrev eller kuponger som vi til slutt klikker på, noe som fører oss til å surfe på et nettsted. For at du skal være produktiv, må du begrense hvor lang tid du bruker på å sjekke e-postene dine.
Noen organisasjoner har faktisk installert filtre på e-postprogrammer. Dette arkiverer alle innkommende meldinger slik at de kan leses senere. Mens det er en måte å løse dette problemet på å forby e-post, kan det være like effektivt å begrense e-postkontroller til bestemte tider. For eksempel kan du sette av tjue minutter tre ganger om dagen for å sjekke og svare på e-postene dine.
Hvis du er bekymret for at varslingene når din nysgjerrighet for mye, kan du slå av varslene på både den bærbare datamaskinen og smarttelefonen.
2. Ikke automatisere dine sosiale mediekontoer.
Mens sosiale medier er et av de beste verktøyene for å spre merkevarebevissthet, nettverk, holde deg oppdatert på de siste bransjenyhetene og komme i kontakt med venner eller familie, er det nok en enorm tidssvind. Faktisk bruker vi i gjennomsnitt 118 minutter per dag på sosiale medier. Med mindre du er sosialmediasjef, trenger jeg ikke bruke så mye tid på sosiale medier.
hvilken rase er shawn mendes
Som med e-postene dine, kan du planlegge bestemte tider i løpet av dagen for å se på og oppdatere dine sosiale kanaler, for eksempel under pendlingen til og fra jobb. Du kan også bruke blokkerere som Cold Turkey og holde varslene dine av. Jeg vil også foreslå at du bruker verktøy for administrasjon av sosiale medier som Hootsuite, slik at du kan planlegge alle oppdateringer på sosiale medier på forhånd fra ett dashbord.
3. Store oppgavelister.
Enten du skriver ned huskelistene dine i en notatbok eller bruker et verktøy som Evernote, kan gjøremålslister være en ekte livredder siden det reduserer stresset med å prøve å huske ting som et møte eller hva du trenger å hente i matbutikken. Oppgavelister kan også bidra til å holde deg på sporet ved å markere de viktigste oppgavene du trenger å utføre.
For at oppgavelister skal være effektive, og for å forhindre at du blir overveldet, må du holde listene dine korte, vanligvis rundt tre av de viktigste elementene dine om dagen. Du bør også skrive ned listene dine kvelden før, slik at du våkner om morgenen og kan begynne å takle listen din.
4. Multitasking.
Multitasking fungerer ikke. 'Når det gjelder oppmerksomhet og produktivitet, har hjernen vår et begrenset beløp,' sier Guy Winch, PhD, forfatter av Emosjonell førstehjelp: Praktiske strategier for behandling av svikt, avvisning, skyldfølelse og andre psykologiske skader i hverdagen .
'Det er som et kakediagram, og hva vi jobber med kommer til å ta opp flertallet av kaken. Det er ikke mye til overs for andre ting, med unntak av automatisk oppførsel som å gå eller tyggegummi. '
er nathan fillion homofil?
Multitasking kaster bort produktiviteten fordi når du bytter frem og tilbake mellom oppgaver, blir oppmerksomheten din brukt på å bytte gir.
Gjør en ting om gangen. Når du har fullført en oppgave, kan du gå videre til neste.
5. Å være perfeksjonist.
Når du har urealistisk høye standarder, bruker du mer tid enn du burde på en oppgave. Selv etter at den er fullført, gjør du fortsatt endringer for å gjøre den 'perfekt'. I andre tilfeller kan det å være perfeksjonist kaste deg bort siden ting ikke gikk din vei. Det betyr at du kan gi opp et prosjekt som du allerede har begynt å jobbe med.
Her er tingen. Perfeksjon er et umulig mål som ikke bare dreper produktiviteten din, det er også skadelig for helsen din.
Å overvinne denne mentaliteten er ingen enkel oppgave. Men du kan begynne med å fokusere på å få arbeidet ditt. For eksempel, få bare ben fra et prosjekt gjort først. Du kan alltid gå tilbake og gjøre det 'perfekt' senere.
Du kan faktisk legge merke til at det ikke er så ille som du trodde. Du må også godta feil. Det skjer med oss alle. I stedet for å la det fortære deg, lær av feilene dine, slik at du ikke gjentar dem.
6. Unødvendige møter.
Visste du at det er 25 millioner møter daglig bare i USA? Problemet med det er ledere har innrømmet at disse møtene er feil, noe som betyr at organisasjoner kaster bort tid og penger med unødvendige møter.
Hvis du vil at møter skal være produktive, må du holde dem under 30 minutter, stille klare forventninger, sende materiale på forhånd, starte og avslutte i tide og holde fokus. Jeg vil også anbefale deg å spørre om et møte virkelig er nødvendig. I de fleste tilfeller vil en rask e-post eller telefonsamtale være tilstrekkelig.
7. Å si 'Ja.'
Det er forståelig at du ikke vil skuffe andre, men det er ikke mulig for deg å holde alle lykkelige. Du gjør deg selv en stor bjørnetjeneste ved å si 'ja' til alle siden du ender opp med å spre deg for tynn.
Vær ærlig mot andre og informer om at du rett og slett ikke har tid til å lede et møte, skrive et blogginnlegg eller hva det ellers de ber om. Du kan da tilby å komme tilbake til deres forespørsel når du har tilgjengeligheten.
8. Utsette hardere oppgaver.
Vi har alle disse oppgavene som vi enten ikke vil gjøre eller synes er for utfordrende. Vi skyver til slutt disse oppgavene til en annen gang og jobber med de enklere oppgavene i stedet. Det endrer ikke det faktum at oppgaven forsvinner. I stedet for å la det henge over hodet på deg, må du bare bite i kulen og få det gjort.
Å unngå denne typen utsettelse sikrer at du holder deg produktiv dag inn og dag ut.
