Å lage en effektiv forretnings-e-post har blitt noe av en tapt kunst. Flere og flere fagpersoner mottar korrespondanser med upersonlig eller ingen hilsener, feilstavinger, mangel på struktur og uklart innhold. Disse dårlig skrevne e-postmeldingene kan reflektere dårlig over avsenderen eller til og med fraråde noen å gjøre forretninger med dem.
Derfor er det så viktig å være oppmerksom på etikette og beste praksis når du kommuniserer med forretningskontakter, kolleger og ansatte via e-post. Nedenfor delte en gruppe bedriftsledere sine tips for å skrive den perfekte forretnings-e-posten og hvorfor hvert tips er så effektivt.
siste nytt for bruno mars og jessica caban
Bruk en klar og relevant emnelinje.
Du har kanskje den beste e-posten i verden, men hvis emnelinjen faller flatt, vil den sannsynligvis aldri bli åpnet. Derfor er emnelinjen i e-posten din så viktig.
'Unngå vage eller generiske emnelinjer, og sørg for at det er klart hva du diskuterer,' sier Kalin Kassabov, grunnlegger og administrerende direktør for ProTexting . 'Hvis det er en melding til noen du ikke kjenner godt, kan du nevne sammenhengen, for eksempel' Re: Our Conversation at the XYZ Virtual Conference. ''
Hold det kort.
Med så mange e-poster som kommer inn i innboksen din, vil du sannsynligvis ikke like å lese en lang e-post med flere avsnitt - og heller ikke personen du sender e-post til, sier Kelsey Raymond, medstifter og president for Innflytelse & Co.
'Hvis du får deg til å skrive oppover fire avsnitt i en e-post, spør om det ville være bedre som en telefonsamtale,' sier Raymond.
Fortell dem hvorfor.
De fleste e-postmeldinger handler om å få noen til å ta en bestemt handling etter at de har lest den. Enten du ber en kollega om noe eller kaster tjenestene dine til en potensiell kunde, fortell dem hvorfor du ber om forespørselen.
'For eksempel,' Hei Clara, kan du gå gjennom regnearket for å hjelpe oss med pitch til Company A, 'eller' Hi Mark, våre tjenester vil øke lederne til salgstrakten din. Hvis du er interessert, la oss snakke, sier Samuel Thimothy, medstifter av OneIMS . 'Hvis du kan selge det som ligger til rette for dem, påvirker du dem.'
Legg til en handlingsfremmende handling.
I tillegg til å forklare årsaken bak e-posten din, må du sørge for å legge til en oppfordring til handling (CTA) til slutt, sier Stephanie Wells, medstifter og CTO for Formidable Forms .
'Å legge til en CTA gir abonnentene dine et annet sted å navigere til, slik at de kan fortsette å engasjere seg med merkevaren din utenfor innboksen,' bemerker Wells. 'Kobling til nettstedet ditt vil føre målrettet trafikk dit og flytte kunder gjennom salgstrakten slik at du kan øke konverteringen.'
Vær vennlig og positiv.
Det er ofte vanskelig å tolke en persons tone og følelser via tekstbaserte medier, slik Matt Wilson, medstifter av Under30Experiences anbefaler å være ekstra vennlige og positive til å avvæpne potensiell misforståelse.
'Vær veldig direkte i innholdet i e-posten din, men hvis du begynner og slutter med ekstra entusiasme eller utrop, kan dette hjelpe noen til å tolke tonen i e-posten som mer positiv,' sier Wilson. 'Når folk er slitne eller late, glemmer de at e-post ofte ikke kommer bra og får problemer.'
Tilpass det og gjør det relevant.
Nicole Munoz, grunnlegger og administrerende direktør for Nicole Munoz Consulting , råder fagfolk til å ta med personalisering og sosial bevis i deres forretnings-e-post.
'Folk vil vite at det er en god grunn til å lese e-posten, og at tiden deres blir brukt godt,' forklarer Munoz. 'For å vise det, sørg for at e-postadressen er relevant for dem.'
Test ut forskjellige emnelinjer og kopier.
Da Reuben Yonatan, grunnlegger av SaasList , og teamet hans sendte ut e-poster med innlegg fra gjestene, lærte de hvordan de kunne lage den perfekte e-posthøyde ved å teste ut forskjellige elementer og spore resultatene.
'Vi la for eksempel merke til at når vi ga to muligheter for en tittel, fikk vi større engasjement,' sier Yonatan. 'Noen prøving og feiling, sammen med analyser og justeringer, vil hjelpe deg med å lage en perfekt forretnings-e-post for ditt formål.'
Utkast først, og legg deretter til mottakerens e-post.
Det eneste som er verre enn en dårlig skrevet e-post? En halvskrevet e-post som er sendt utilsiktet før den er fullført. For å unngå dette uhellet, Diana Goodwin, grunnlegger og administrerende direktør for MarketBox , skriver alltid brødteksten og emnelinjen til e-posten først, og legger deretter til mottakerens e-post som det siste trinnet.
'Selv når jeg har det travelt, går e-posten alltid sist for å unngå utilsiktet eller for tidlig sending av e-post,' sier Goodwin. Å ha 'angre sending' slått på i Gmail er også en livredder. '
nettoformuen til david bromstad
