FLYTDIAGRAMMER

Et flytskjema, eller flytskjema, er en grafisk fremstilling av en prosess eller et system som beskriver sekvenseringen av trinnene som kreves for å lage utdata. Et typisk flytskjema bruker et sett med grunnleggende symboler for å representere forskjellige funksjoner, og viser rekkefølgen og sammenkoblingen av funksjoner med linjer og piler. Flytskjemaer kan brukes til å dokumentere praktisk talt alle typer forretningssystemer, fra bevegelse av materialer gjennom maskiner i en produksjonsoperasjon til strømmen av søkerinformasjon gjennom ansettelsesprosessen i en personalavdeling.

Hvert flytskjema er opptatt av en bestemt prosess eller et system. Det begynner med inndata av data eller materialer i systemet og sporer alle prosedyrene som trengs for å konvertere inngangen til den endelige utgangsformen. Spesialiserte flytdiagramsymboler viser prosessene som finner sted, handlingene som utføres i hvert trinn, og forholdet mellom forskjellige trinn. Flytskjemaer kan inneholde forskjellige detaljnivåer etter behov, fra et høyt nivå oversikt over et helt system til et detaljert diagram over en komponentprosess i et større system. I alle fall viser flytskjemaet den generelle strukturen i prosessen eller systemet, sporer informasjonsflyten og arbeider gjennom den, og fremhever viktige prosesserings- og beslutningspunkter.

Flytskjemaer er et viktig verktøy for forbedring av prosesser. Ved å gi en grafisk fremstilling, hjelper de prosjektgruppene med å identifisere de forskjellige elementene i en prosess og forstå sammenhengen mellom de forskjellige trinnene. Flytskjema kan også brukes til å samle informasjon og data om en prosess som et hjelpemiddel for beslutningstaking eller ytelsesevaluering. For eksempel kan eieren av et lite reklamebyrå som håper å redusere tiden som er involvert i å lage en utskriftsannonse, kunne bruke et flytskjema over prosessen for å identifisere og eliminere unødvendige trinn. Selv om flytskjemaer er relativt gamle designverktøy, er de fortsatt populære blant dataprogrammerere som jobber med systemanalyse og design. De siste årene har mange programvare blitt utviklet for å hjelpe forretningsfolk med å lage flytskjemaer.

KONSTRUKSJON AV FLOWCHARTS

Flytskjemaer bruker vanligvis spesialiserte symboler. Noen av hovedsymbolene som brukes til å lage flytskjemaer inkluderer:

Et rundkantet rektangel som representerer start- og sluttaktiviteter, som noen ganger blir referert til som terminalaktiviteter.
Et rektangel som representerer en aktivitet eller et trinn. Hvert trinn eller aktivitet i en prosess er angitt med et enkelt rektangel, som er kjent som et aktivitets- eller prosessymbol.
En diamant for å betegne et avgjørelsespunkt. Spørsmålet som skal besvares eller beslutningen skal tas er skrevet inne i diamanten, som er kjent som et avgjørelsessymbol. Svaret bestemmer banen som skal tas som et neste trinn.
Flytlinjer viser progresjonen eller overgangen fra ett trinn til et annet.

Konstruksjon av flytskjema inkluderer følgende hovedtrinn: 1) Definer prosessen og identifiser omfanget av flytskjemaet; 2) Identifiser medlemmer av prosjektgruppen som skal være involvert i konstruksjonen av prosessflytskjemaet; 3) Definer de forskjellige trinnene som er involvert i prosessen og innbyrdes forhold mellom de forskjellige trinnene (alle teammedlemmene skal bidra til å utvikle og bli enige om de forskjellige trinnene for prosessen); 4) Fullfør diagrammet, involver andre berørte personer etter behov, og gjør nødvendige endringer; og 5) Bruk flytskjemaet og oppdater det kontinuerlig etter behov.