E-post er det vanligste dokumentet i næringslivet. Dessverre er mange e-poster så dårlig skrevet at mottakerne må slite med å finne ut hvorfor de leser e-posten og hva de skal gjøre med den.
Merk: For å forbedre dine e-postferdigheter, kan du registrere deg for min gratis ukentlig nyhetsbrev.
cindy herron og glenn skryter
Her er en idiotsikker metode for å skrive e-post som får jobben gjort.
1. Ha en bestemt beslutning i tankene.
Målet med en e-post er alltid for å få mottakeren (e) til å ta en beslutning av noe slag. Ellers, hvorfor bry deg med å skrive det?
Derfor må du spørre deg selv før du skriver noe: nøyaktig hvilken beslutning vil jeg at mottakeren skal ta?
Som med all forretningsskriving er uklarhet det motsatte av nyttig. Jo tydeligere mål, jo mer overbevisende blir e-posten din.
2. Begynn med å skrive konklusjonen din.
Konklusjonen din er en uttalelse om avgjørelsen du vil at mottakeren skal ta, basert på innholdet i e-posten din.
På skolen lærte de deg sannsynligvis å begynne med en introduksjon og avslutte med en konklusjon. Feil.
Ingen i næringslivet har tid til å vandre gjennom utviklingen av en idé. Hvis du ikke forteller dem årsaken til e-posten umiddelbart, er sjansen stor for at de bare fortsetter.
Så du begynner med konklusjonen din. Anta for eksempel at målet ditt er å få sjefen til å godkjenne et treningsstudio.
FEIL:
Jim,
Som kjent er fravær generelt ansatt som et pågående problem med en bratt økonomisk innvirkning, både i vårt selskap og i andre selskaper i våre bransjer. [yada, yada, yada] Derfor bør vi vurdere å bevilge penger til installasjon av et treningsstudio på vårt hovedkontor.
IKKE SANT:
Jim,
Jeg vil at du skal godkjenne installasjonen av et eget treningsstudio.
3. Struktur ditt støttende argument i 'fordøyelige biter'.
Når du har uttalt din konklusjon, skal du føre argumentene som støtter konklusjonen din (dvs. avgjørelsen du vil ha tatt). For å gjøre argumentene dine 'fordøyelige', del dem i små 'biter' og presenter hvert punkt med lignende format og setningsstruktur.
FEIL:
I følge en nylig publisert regjeringsrapport er fysisk fysisk form veldig viktig, selv om svært få selskaper faktisk viser en forpliktelse til det! Mange bedrifter identifiserer fysisk form som en undervurdert konkurransedyktig ressurs, men har ikke en plan for forbedring på dette området, selv om fysisk form er sterkt knyttet til bedrifts- og individuell økonomisk og personlig suksess. Jeg føler at hvis vi ikke tar opp problemet med fysisk form, da det forbedrer produktiviteten på arbeidsplassen, vil vi bli igjen.
IKKE SANT:
Et treningsstudio vil:
- Redusere fravær.
- Øk total produktivitet.
4. Styrk hvert argument med bevis.
Det er blitt sagt at alle har to ting: en lukkemuskel og en mening. Med mindre du oppgir fakta som støtter argumentene dine, blir e-posten din en gigant, mening, og derfor vil du i mottakers øyne sannsynligvis virke som en, kjempe ... vel ..., du får ideen .
FEIL:
Et eget treningsstudio vil redusere fraværet fordi folk vil komme på jobb i stedet for å bli hjemme, og de blir ikke syke så mye.
IKKE SANT:
- Redusere fravær. I følge en National Health Institute-undersøkelse blant 1000 firmaer, opplever selskaper med interne treningssentre 20% mindre fravær enn de som mangler slike fasiliteter.
5. Gjenta konklusjonen som en 'oppfordring til handling'.
På slutten av e-posten, gjenta konklusjonen på en måte som gir mottakeren det neste trinnet som mottakeren må ta, forutsatt at mottakeren nå er enig i konklusjonen din, basert på kraften i argumentene og bevisene dine. Hold det enkelt og spesifikt.
FEIL:
Din støtte til dette prosjektet vil bli satt stor pris på.
IKKE SANT:
Hvis du svarer på denne e-posten med din godkjenning, får jeg prosessen i gang.
livet under null kate bassich
6. Sett en fordel i emnelinjen.
Emnelinjen din (også kalt 'tittel') er den viktigste delen av en e-post. Derfor skriver du den sist, etter at du har skrevet ned både konklusjonen din og argumentene og bevisene som støtter denne konklusjonen.
Ideelt sett bør en emnelinje utføre to viktige oppgaver: 1) interessere mottakeren slik at e-posten blir åpnet og lest, og 2) antyder konklusjonen om at du vil at mottakeren skal godta.
I de fleste tilfeller er den beste måten å utføre begge oppgavene på å kapsle inn en fordel (eller fordeler) som vil være resultatet av avgjørelsen du vil at mottakeren skal ta.
FEIL:
Emne: Helseeffekten av egne treningsprogrammer for ansatte
IKKE SANT:
Emne: Hvordan vi kan redusere fravær
For å pakke det opp, her er de to e-postene:
FEIL:
Til: Jim@Acme.com
Emne: Helseeffekten av egne treningsprogrammer for ansatte
Jim,
Som du vet, er ansattes fravær generelt anerkjent som et pågående problem med en bratt økonomisk innvirkning, både i vårt selskap og i andre selskaper i våre bransjer. Et eget treningsstudio vil redusere fraværet fordi folk vil komme på jobb i stedet for å bli hjemme, og de blir ikke syke så mye. Derfor bør vi vurdere å bevilge penger til installasjon av et treningsstudio på vårt hovedkontor. Din støtte til dette prosjektet vil bli satt stor pris på.
Jill
IKKE SANT:
Til: Jim@Acme.com
Emne: Hvordan vi kan redusere fravær
Jim,
Jeg vil at du skal godkjenne installasjonen av et eget treningsstudio. Dette vil:
- Redusere fravær. I følge en National Health Institute-undersøkelse blant 1000 firmaer, opplever selskaper med interne treningssentre 20% mindre fravær enn de som mangler slike fasiliteter.
- Øk produktiviteten. Vi har 50% mer fravær enn andre selskaper i vår bransje, så å redusere antallet med 20% vil automatisk øke produktiviteten vår med 10%.
Hvis du svarer på denne e-posten med din godkjenning, får jeg prosessen i gang.
Jill
Seriøst, hvilken av de to e-postene tror du er mer sannsynlig å føre agendaen din videre?
Liker dette innlegget? I så fall kan du registrere deg for gratis salgskilde nyhetsbrev .
