Etter å ha jobbet med både startups og store selskaper i mer enn 25 år, har jeg sett ledere bli så begeistret for deres 'forstyrrende' fremtidssyn, de forsømmer de kortsiktige planene som får ting til å gå. Jeg har også sett ledere som er så fokuserte på implementering at de mister deres formål og strategi av syne.
Ekte suksess oppstår når du kombinerer det store bildet med konkret handling. Et mellomstort produksjonsfirma jeg nylig jobbet med, for eksempel, ønsket å lage en forretningsstrategi. Utfordringen var at lederne hadde så mange prosjekter i gang, at folk knapt hadde tid til å møtes sammen for å formulere planen. Lederteamet møttes til slutt og oppførte sine topp prioriterte muligheter for året. Vi så på dem med en ny strategisk linse - i stedet for å skissere 'planer' definerte de prosjektet 'charter' for hver. Ved å gjøre det, var de i stand til å trekke seg tilbake og se sin portefølje av muligheter med en ny linse som hjalp dem med å omprioritere fokuset og gi finansiering til prosjektene med størst oppside.
En prosjektoppgave er veldig kort dokument, ideelt sett en side, som viser de overordnede målene og suksessfaktorene for å oppnå dem. Det er egentlig et jukseark som holder deg og teamet fokusert på det som betyr mest over tid.
Når du oppretter prosjektcharteret, bør du vurdere disse kategoriene og spørsmålene:
- Hva er ditt overordnede mål? (Hva er det største problemet eller muligheten du vil ta opp?)
- Hva er omfanget? (Hva vil du gjøre kontra eksplisitt ikke å gjøre som en del av prosjektet?)
- Hvem er involvert? (Hvilke mennesker eller grupper må være involvert, og hvilken rolle spiller de?)
- Hva er forretningssaken? (Hva er de økonomiske fordelene eller prosjektet vil gi organisasjonen, kundene eller andre interessenter?)
- Hva er suksessmålene? (Hvilke målbare beregninger vil du bruke for å vurdere suksess?)
- Hvilke ressurser kreves? (Hvilken finansiering, tid, materiale eller andre ressurser er nødvendig?)
- Hva er tidslinjen? (Hva er de viktigste faser eller milepæler?)
- Hva er risikoen? (Hvilke hindringer kan forhindre suksess?)
- Hva er suksessfaktorene? (Hva må gjøres eller på plass for å sikre suksess?)
Du kan enkelt endre spørsmålene for å dekke dine behov ved å legge til eller erstatte noen av spørsmålene som er oppført ovenfor.
En prosjektcharter er et strategisk verktøy for å kommunisere hva du gjør og hvordan, uten å gå deg vill i ugresset. De beste lederne engasjerer lagene sine i å bygge charteret fra bunnen av fordi de vet at folk støtter det de hjelper til med å lage.
