Hvis du trenger et system som hjelper deg med å administrere dokumentene på tvers av teamet ditt, men budsjettet ditt er stramt, er den gratis versjonen av Zoho Docs Document Management System (DMS) er et solid alternativ. Denne versjonen støtter team på opptil 25 brukere, tildeler 5 GB skylagring per bruker, og viser sterk sikkerhet og samsvar. Det er vårt valg for beste gratis dokumenthåndteringsprogramvare / systemer for småbedrifter 2018.
Da vi gjennomgikk DMS for små bedrifter, fant vi ut at svært få tilbyr en gratis versjon av programvaren. De vi fant ofte bare tillatt for en enkelt brukerkonto. Vi gjennomgikk også gratis programvare med åpen kildekode, men fant ut at bruk av det krever at IT-personell har omfattende forståelse av systemet. Zoho Docs har imidlertid et vennlig brukergrensesnitt, online fora for støtte og mange av funksjonene til betalte tjenester vi gjennomgikk.
Funksjonene som tilbys i den gratis versjonen av Zoho Docs inkluderer:
Desktop Sync
1 GB grense for filopplasting
Administratorkontroller
Dropbox integrasjon
Zoho Office Suite
SSL
Filversjonering (opptil 25 versjoner)
Sikkert filsamarbeid
To-faktor autentisering
hvor gammel er christine lahti
Mobilapp
Chat i appen
E-postvarsling
Den gratis versjonen har selvfølgelig ikke alle funksjonene som betalte Zoho Docs-brukere får, som revisjonsspor, ubegrenset filversjon, passordbeskyttede / utløpskoblinger, ubegrenset gjenoppretting, overføring av fil eierskap og mer. Dette er å forvente, og en gratis bruker kan oppgradere til en betalt tjeneste når deres behov øker.
Kundeanmeldelser, inkludert de som kommenterte gratisversjonen, var generelt veldig positive. Plattformen vant FinancesOnline.coms Great User Experience Award 2017 og ble rangert som nr. 11 i kategorien fildeling og dokumenthåndtering.
Zoho Docs, som Google Docs, har sitt eget format for filer. Noen brukere kommenterte at det å jobbe med Word-dokumenter i dette systemet er litt mer utfordrende enn de ønsker. Når en fil er konvertert til et Zoho Doc, virker det imidlertid enkelt å redigere og samarbeide. I tillegg vil funksjonaliteten og utseendet til de fleste funksjonene i brukergrensesnittet være kjent. For eksempel bruker filorganisasjon den tradisjonelle arkivstrukturen. Og, som mange dokumenthåndteringssystemer, gir søkeordfunksjonalitet i fulltekst søkeord en bruker mulighet til å finne et dokument selv om de ikke kan huske plasseringen eller tittelen.
En utfordring for gratisversjonen kan være å få støtte når du trenger det. Telefonsupport er bare tilgjengelig for betalende kunder. Ikke-betalende brukere kan sende inn en støttebillett og få tilgang til fora rett fra appen for å chatte med andre brukere som kan hjelpe til med problemer med å skyte problemer. Du kan også få tilgang til brukerhåndboken, vanlige spørsmål, webinarer og bloggen på ressursdelen på nettstedet.
Samlet sett har Zoho Docs et solid funksjonssett for å administrere, lagre og samarbeide om dokumenter på tvers av små team. Bedrifter med et stramt budsjett eller som ønsker å starte med en gratis tjeneste og deretter oppgradere etter hvert som behovene vokser, kan vurdere Zoho Docs gratis versjon.
For å lære om våre valg av de beste DMS i andre kategorier, les ' Beste dokumenthåndteringsprogramvare / -systemer for småbedrifter 2018 . '
Redaksjonell avsløring: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artiklene er redaksjonelt uavhengige - det betyr at redaktører og journalister undersøker og skriver om disse produktene uten påvirkning fra markedsførings- eller salgsavdelinger. Med andre ord, ingen forteller våre journalister eller redaktører hva de skal skrive eller å inkludere noen spesiell positiv eller negativ informasjon om disse produktene eller tjenestene i artikkelen. Artikkelens innhold er helt etter skjønn av reporter og redaktør. Du vil imidlertid merke at noen ganger inkluderer vi lenker til produkter og tjenester i artiklene. Når leserne klikker på disse lenkene og kjøper disse produktene eller tjenestene, kan Inc bli kompensert. Denne e-handelsbaserte annonseringsmodellen - som alle andre annonser på artikelsidene - har ingen innvirkning på redaksjonell dekning. Journalister og redaktører legger ikke til disse linkene, og de vil heller ikke administrere dem. Disse annonsene, som andre du ser på Inc, støtter den uavhengige journalistikken du finner på dette nettstedet.
Redaktørens merknad: Leter du etter dokumenthåndteringssystemer for din bedrift? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:
Redaksjonell avsløring: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artiklene er redaksjonelt uavhengige - det betyr at redaktører og journalister undersøker og skriver på disse produktene uten påvirkning fra markedsførings- eller salgsavdelinger. Med andre ord, ingen forteller våre journalister eller redaktører hva de skal skrive eller å inkludere noen spesiell positiv eller negativ informasjon om disse produktene eller tjenestene i artikkelen. Artikkelens innhold er helt etter skjønn av reporter og redaktør. Du vil imidlertid merke at vi noen ganger inkluderer lenker til disse produktene og tjenestene i artiklene. Når leserne klikker på disse lenkene og kjøper disse produktene eller tjenestene, kan Inc bli kompensert. Denne e-handelsbaserte annonseringsmodellen - som alle andre annonser på artikelsidene - har ingen innvirkning på redaksjonell dekning. Journalister og redaktører legger ikke til disse linkene, og de vil heller ikke administrere dem. Denne reklamemodellen, som andre du ser på Inc, støtter den uavhengige journalistikken du finner på dette nettstedet.
