'Jeg kan ikke åpne dokumentet du sendte meg!'
Dette har vært en hyppig klage fra brukere av Microsoft Office 2003 og tidligere tekstbehandlingsprogramvare siden Microsoft ble lansert Kontor 2007 , og introduserte .docx-formatet. 'I begynnelsen av hvert semester ansetter vi nye praktikanter som er studenter,' sier Matt Brownell, redaktør ved Slår til initiativ , et markedsførings- og PR-selskap som hovedsakelig arbeider med høyttalere, forfattere og konsulenter, og bruker Microsoft Office 2003. 'De har ofte nye bærbare datamaskiner, og de har den nyeste versjonen av Office, og de sender oss CV som vi ikke kan åpne . '
den ene hyun-suk er nettoverdi
Selv om Microsoft tilbyr et gratis konverteringsprogram som brukere kan laste ned fra nettstedet, som mange Office 2003-brukere, var ikke Brownell og hans kolleger ivrige etter å bruke denne løsningen. I stedet fikk potensielle praktikanter beskjed om å sende inn sine CV som .doc-filer på nytt. Men Ictus hadde færre valg når klienter sendte .docx-filer. Og, oppdaget Brownell, var problemet ikke begrenset til Microsoft Word. Det var også nye .pptx-filer for PowerPoint og .xlsx-filer for Excel. - Forleden tildelte jeg et prosjekt til en praktikant for å få henne til å lage et regneark, sier Brownell. 'Det kom som en .xlsx-fil. På det tidspunktet ga jeg endelig inn og lastet ned omformeren, men jeg var ikke glad for det. '
'Jeg oppgraderte til Microsoft Office 2008 for Mac i 2008, sier Kimberly Hathaway, administrerende partner i Hathaway PR . 'Men hva var dette X-greiene? Det var nesten som om vi ikke skulle ha brydd oss med å oppgradere. ' De fleste høyteknologiske kunder har Office 2007, bemerker hun - men de utgjør bare omtrent 10 prosent av virksomheten hennes. 'For resten vet du egentlig ikke hvem som har det nye kontoret og hvem ikke,' sier hun. 'Vi jobber mye med mindre regionale publikasjoner, og de har ikke den nyeste versjonen av Office.' En klient, en advokat, bruker en eldre versjon av WordPerfect og presenterer et annet sett med problemer.
'Jeg vil ikke at byrået mitt skal fremstå som foreldet,' sier Hathaway. Etter hennes sinn risikerer det å sende .doc-filer til Office 2007-brukere å sende den meldingen. 'Hvis jeg ser noen bruker .docx, sender jeg en .docx-fil.' I tvilstilfelle sender hun en .doc-fil for å unngå å sjenere noen som bruker den eldre versjonen av Word. For å sørge for å alltid ha filer i de nødvendige formatene, er policyen for selskapet hennes å lagre hvert dokument i tre formater: .doc, .docx og .pdf.
'Fra en til tre ganger i uken har vi et problem når noen glemmer og sender en .docx-fil, og vi må sende noe på nytt i eldre format,' sier hun. 'Det er frustrerende hvor mye tid og energi blir brukt på den dumme formateringen.'
Hvorfor Microsoft la til x
For brukere som Hathaway og Brownell, synes det nye formatet å forårsake irritasjon og tvinge brukere til å oppgradere raskere til den nyeste programvaren. `` Jeg tror det var opprinnelig vantro blant brukerne at det slett ikke var bakoverkompatibelt med den gamle versjonen, '' sa Brownell. 'Vi antok at det var et problem som ville bli løst. Hvis det var mulig å lage dette nye formatet, hvorfor kunne de ikke gjøre det bakoverkompatibelt? '
Men å lage et bakoverkompatibelt format kan ha vært umulig, siden med .docx, pptx og .xlsx gjorde selskapet en grunnleggende endring i måten filene blir opprettet på. De nye filformatene er basert på Extensible Markup Language eller XML, en anerkjent dokumentstandard.
Faktisk er flyttingen til .docx, .pptx og .xlsx en del av et trekk til en mer åpen standard for filformatering for Microsoft, slik at utviklere lettere kan lage applikasjoner som kan få tilgang til data i Word-dokumenter (for overføring til en nettside, for eksempel), og også for å gjøre det lettere for annen tekstbehandlingsprogramvare å åpne Word-dokumenter. Noen hevder at Microsoft tok steget for å konkurrere med Open Document Format (.odf) filer, et open source-format som er populært, spesielt utenfor USA. 'Programvaren vår støtter både .odf og .docx, og også .pdf-filer,' svarer Gray Knowlton, gruppeproduktleder for Office for utviklere hos Microsoft. 'Flyttet vi har gjort er å være mer åpen og mer gjennomsiktig.'
hvor høy er zulay henao
Og XML-baserte filer har andre fordeler, sier han. For det første er de mer komprimerte enn .doc-filer. 'Et Word-dokument som bruker .docx-formatet, kan være halvparten eller tre fjerdedeler av størrelsen det ville være som en .doc-fil,' sier han. 'Det sparer harddiskplass og båndbredde. Også, hvis du prøvde å åpne en ødelagt fil i .doc-format, kunne Word ganske enkelt ikke åpne den. Mye data gikk tapt på den måten. Når du åpner en .docx-fil som er ødelagt, vil den fremdeles åpne, og du kan se og bruke alle delene som ikke er skadet. '
Dan Gookin, forfatter av Microsoft Word for Dummies (som kommer i både 2003- og 2007-versjonene) er enig i at det nye formatet gir fordeler, selv om det frustrerer mange brukere. 'Du kan ikke holde deg til gamle filformater for alltid,' sier han. Og, legger han til: 'Fordi det er så fleksibelt og oppgraderbart, tror jeg de vil holde seg til .docx-formatet i lang tid framover.'
Å takle .doc og .docx
Hvis .docx er kommet for å bli, men de fleste brukere fortsatt har Word 2003, hva er den beste måten å håndtere filformatkonflikter på? Her er noen strategier som kan hjelpe, avhengig av hvilken versjon av Word du bruker.
Hvis du bruker Word 2003:
•Last ned omformeren.Den enkleste måten å takle .docx og andre XML-baserte filer på er å laste ned Microsofts gratis omformer . Når den er installert, åpner Office 2003 .doc-, .xlsx- og .pptx-filer med noen få sekunders pause for konvertering.
•Bruk Google Dokumenter. Google-dokumenter åpner en .docx-fil gjennom det elektroniske grensesnittet. Det er gratis, selv om du må opprette en Google-konto.
•Prøv Open Office.Den nåværende versjonen av Åpent kontor kan åpne .docx-filer, og det er gratis.
•Vent med å kjøpe Office 2007.Med lanseringen av Office 2010 planlagt til sommeren, er det lite fornuftig å investere i Office 2007 på dette tidspunktet. På den annen side, hvis du er nysgjerrig, kan du laste ned en gratis beta versjon av Office 2010 å leke med.
Hvis du bruker Word 2007:
•Sett .doc som standardformat.'Det nyere formatet er verdifullt, og jeg tror alle burde bytte til det til slutt,' sier Gookin. 'Men foreløpig bør du konfigurere Office 2007 til å lagre filer i .doc-format som standard. Personer med den nyere versjonen av Word kan åpne det eldre formatet - og kanskje ikke engang merke forskjellen. '
