For snart tjue år siden bestemte et av de første selskapene jeg jobbet for utenfor college å holde sitt årlige kontormøte utendørs.
Og ikke bare i noen utendørs beliggenhet. Å skru opp hjulet til '11' på det inspirerende stemningsnivået? - å låne den nå klassiske 'metaforen' fra 1980-tallets kult-rockumentary, 'Dette er ryggmarg' ? - selskapssamlingen vår skulle skje på et naturskjønt sted som ligger på kanten av stupet i det utrolig vakre Taroko Gorge Park på østkysten av Taiwan.
lisa thorner og damon wayans
Jeg hadde meldt meg frivillig til å hjelpe vår administrerende partner med å forberede presentasjonen, som han ambisiøst hadde til hensikt å projisere på en skjerm plassert utenfor, med de frodige grønne fjellene og brølende fossefall som et inspirerende naturlig bakteppe.
Jeg vil aldri glemme følelsen av misgiving jeg hadde rundt planen hans. Ja, det var inspirerende! Men selv om jeg bare nylig var med i firmaet, var jeg allerede godt kjent med de tekniske hikke vi ofte opplevde. Funksjonssvikt som vil forringe presentasjonene våre, selv i de antatte trygge rammene til et konferanserom på kontoret vårt eller på klientens kontor - forutsigbare steder der vi lett kan finne noen fra IT-avdelingen som kan løse problemet vårt og få ting til å fungere igjen .
Så som en 'Plan B' bestemte jeg meg for å skrive ut kopier av presentasjonen kvelden før to timers togtur neste morgen. Mens alle andre hadde forlatt kontoret i en mye bedre tid, satt jeg fast på trykkeriet klokken 3 og slo ut kopier av presentasjonen. (Bare i tilfelle, selvfølgelig.)
Dagen etter, etter at vi hadde langrennstog og ytterligere en time med buss opp en latterlig smal og svingete fjellvei, ankom vi det naturskjønne hvilestedet i utkanten av Taroko Gorge.
Visst nok, projektoren.
Gjorde ikke.
Arbeid.
(Bekymret blikk på ansiktet til den administrerende partneren.)
(Cue Glenn og boksen hans med utskrifter!)
(Se av lettelse og takknemlighet i ansiktet på administrerende partner.)
Jeg har opplevd mange flere overraskelser, feil, uhell og noen ganger fullstendige feil i løpet av karrieren min. I dag, uventede og veldig ubehagelige overraskelser fortsatt skje. Godt lagt planer blir kastet ut av vinduet. Ting går noen ganger veldig galt.
Her er noen leksjoner jeg har lært underveis, som har hjulpet meg å navigere i mange tøffe situasjoner:
1. Vokt deg for å gjøre antakelser.
Vår administrerende partners plan var kreativ og inspirerende, men den var også basert på flere forutsetninger som viste seg å være vel, gale. Som projektoren som fungerer. Jeg fortsetter å se folk komme med antagelser som er basert på overdreven doser optimisme, på feilinformasjon eller rett og slett uvitenhet. Du kan kanskje ikke eliminere alle mulige risikoer, men du kan absolutt redusere dem og forberede deg på å takle dem bedre hvis du gjør det jeg foreslår i neste punkt.
2. Kartlegg potensielle scenarier og viktige beslutninger.
Prøv å visualisere arrangementet du prøver å organisere, eller produktet du prøver å lage (dette 'produktet' kan være en tungt kvantitativ rapport, et kreativt design, en kommunikasjonsdel eller noe annet du jobber med ). Plott deretter ut noen mulige scenarier og sekvenser av hendelser som kan skje mellom nå og den faktiske hendelsen, eller øyeblikket når du leverer ditt ferdige produkt. Hva kan muligens skje i 'Scenario A'? Hvilken fremgangsmåte vil du og andre måtte ta? Gjør det samme for 'Scenario B' og 'Scenario C.' Ikke gjør alt dette, med mindre du også gjør det jeg foreslår i neste punkt.
3. Kommuniser scenariene dine - og få støtte for dem.
Det siste du vil gjøre er å lage et smart sett med 'Hva om det er?' og sentrale beslutninger, bare for å oppdage at ingen andre er om bord med planen din. Sørg for at du kommuniserer 'Plan A' og 'Plan B' med viktige interessenter og beslutningstakere, slik at de forstår hva de kan forvente når ting ikke går som opprinnelig planlagt.
4. Ikke stol på teknologi (ikke i det minste).
Hele vårt profesjonelle og til og med personlige liv er så tett bundet til teknologi, at vi ikke har noe annet valg enn å stole på dens evne til å levere det den lover å gjøre.
Men vi vet alle den teknologien gjør mislykkes, og det mislykkes raskt, og det mislykkes hardt. Forsikre deg om at du har en plan for redundans, at du vet hvordan du feilsøker grunnleggende problemer, og at du har en ekspert å ringe til når du trenger dem. Fordi du vil.
