Uttrykket 'ansattes forslagssystemer' refererer til en rekke anstrengelser bedrifter gjør for å be om og bruke innspill fra sine ansatte i håp om å oppnå kostnadsbesparelser eller forbedre produktkvalitet, effektivitet på arbeidsplassen, kundeservice eller arbeidsforhold. Denne innsatsen spenner fra å bare plassere forslagskasser i fellesarealer til å implementere formelle programmer med komiteer for å gjennomgå ideer og belønninger for de som blir vedtatt. Ideene som genereres kan variere fra enkel forbedring av arbeidslivets kvalitet, som å sette et kjøleskap i kafferommet, til større effektiviseringsproblemer som kan spare selskapet tusenvis av dollar per år, som å bytte alle selgerens mobiltelefoner fra individuelle kontrakter til en gruppekontrakt. med en rabattleverandør. 'Forslagsprogrammer skaper en vinn-vinn-situasjon,' skrev Kate Walter HR Magazine . 'Mer involvering og innspill for ansatte og forbedret effektivitet og kostnadsbesparelser for arbeidsgivere.'
'Bedrifter som setter opp effektive forslagssystemer, finner ut at ansatte har gode ideer som kan redusere kostnadene, øke inntektene, forbedre effektiviteten eller gi høyere kvalitet,' sa Charles Martin, forfatter av Forslagssystemer for ansatte: Øk produktivitet og fortjeneste . 'Ansatte jobber bedre sammen som et team og sender ofte ideer som et team. Og de begynner å tenke mer som ledere, og ser utenfor omfanget av sine egne jobber. '
Noen selskaper antar at siden de dyrker et åpent forhold mellom ansatte og ledelse, vil ideer til forbedringer dukke opp uformelt uten eksplisitt tilskyndelse. Men eksperter bemerker at formelle forslagssystemer oppfordrer ansatte til å virkelig tenke på jobbene sine og ønsker å delta i driften av selskapet. Formelle forslagssystemer gir ansatte beskjed om at deres ideer blir verdsatt. Slike systemer kan til og med øke motivasjonen og fremme lojalitet og teamarbeid blant ansatte. Og disse fordelene kommer i tillegg til den positive innvirkningen ansattes forslagssystemer kan ha på selskapets bunnlinje. 'Det kan ikke benektes at den virkelige eksperten er personen som gjør jobben; derfor er det det beste stedet å gå når det søkes forbedringer, sa konsulent Tomas Jensen, president for Center for Suggestion System Development, til Susan Wells som publisert i HR Magazine . 'Millioner av dollar spares ved å lytte til selskapets største ressurs - dets menneskelige ressurs.' Wells fortsatte med å diskutere en studie fra Employee Involvement Association (EIA) som avdekket besparelser på mer enn 624 millioner dollar i 2003 i 47 selskaper der 450 000 mennesker deltok i programmer.
ELEMENTER AV ET vellykket forslag til system
'Målet med et vellykket forslagssystem er å tappe reservoaret av ideer og kreativ tenkning av alle ansatte for forbedring av arbeidsprosessen og produktene,' skrev Robert F. Bell i IIE-løsninger . 'For å gjøre dette krever riktig forståelse for alle av prosessen, ledelsestøtte for systemet, oppmuntring og meningsfylte belønninger, og en struktur for å sikre at ingenting faller gjennom sprekkene.' Elementene i et vellykket forslag til ansattesystem kan deles inn i fire hovedområder: ledelsesstøtte, programstruktur, programsynlighet og markedsføring, og anerkjennelse og belønning.
Ledelsesstøtte
Det første elementet i et vellykket forslag til ansattesystem er å demonstrere buy-in fra toppledelsen. Ledere må vise entusiasme og engasjement overfor programmet hvis det skal generere de ønskede resultatene. En eier av en liten bedrift kan begynne med å dele sin visjon for selskapet med ansatte. Ansatte som forstår selskapets overordnede oppdrag er mer sannsynlig å sende inn verdifulle ideer som vil hjelpe selskapet å nå sine mål. Det neste trinnet kan være å sørge for at linjeledere støtter forslagssystemet og ikke føler seg truet av det. Det er også viktig for ledere å løfte temaet ofte på møter og innlemme de positive resultatene av ansattes forslag i periodiske fremdriftsrapporter. Ledere bør også oppfordres til å sende inn forslag selv, selv om de generelt ikke skal belønnes for ideer som faller inn under deres normale strategiske planleggingsansvar.
Programstruktur
Det neste elementet i et vellykket ansattes forslagssystem er struktur. Eksperter anbefaler å legge ansvaret for programutvikling og implementering hos en enkelt administrator. Denne personen skal begynne med å velge en komite av ansatte - fra alle deler av organisasjonen og representere forskjellige demografiske grupper - for å hjelpe til med å administrere forskjellige faser. Administratoren og ansattkomiteen bør deretter utvikle klare regler som styrer ansattes innsats for å komme med forslag. Forslagsprogrammer har en tendens til å bli mer vellykkede når ansatte oppfordres til å komme med rimelige forslag innenfor parametrene for egen arbeidserfaring. 'Det virkelige målet er å generere så mange ideer som mulig, og over tid å forbedre kvaliteten på forslagene gjennom tilbakemelding og oppmuntring,' bemerket Bell. Det er viktig å utvikle en klar policyerklæring som dekker alle aspekter av forslagsprogrammet og sørge for at både ledere og ansatte forstår det. Hvis ansatte ser på prosessen som åpen og over-board, vil det bidra til å eliminere enhver mistanke om hvordan ideer blir gjennomgått og belønnet.
juan pablo di pace kone
Programmets synlighet
Et annet viktig element i vellykkede forslag til ansattes programmer er synlighet. Tross alt kan ikke ansatte forventes å delta i et program hvis de ikke blir gjort oppmerksom på det. Eksperter anbefaler å starte forslagsprogrammer på en svært offentlig måte, med kunngjøringer, nyhetsbrev, fester osv. Ansatte bør komme med ideen om at ledelsen har til hensikt å ta fullstendig hensyn til alle forslag og planer om å handle på de beste i tide. Forslagssystemet i seg selv bør også bli offentliggjort og markedsført. Eksempler på mulige systemer inkluderer den velkjente forslagboksen med skriftlige skjemaer; det gammeldagse oppslagstavlen for å legge ut ideer og resultater; en spesiell gratis telefonlinje som gjør det mulig for ansatte å ringe inn forslag; eller mer sofistikerte systemer basert på e-post eller utlegg til et dedikert nettsted. Når systemet er introdusert, er det viktig å følge opp løpende salgsfremmende aktiviteter for å opprettholde ansattes interesse.
Anerkjennelse og belønning
Et annet viktig element i vellykkede ansattesystemer er å anerkjenne deltakerne og gi belønninger for gode ideer. Ansatte er mye mer sannsynlig å delta i et forslagsprogram hvis ideene de sender inn får raske og gjennomtenkte svar fra ledelsen. Eksperter anbefaler å sette en tidsplan der mottak av en idé vil bli bekreftet (alt fra 24 timer med elektroniske systemer til en uke med mer tradisjonelle systemer). Deretter skal ansatte varsles innen 30 dager om ideene deres blir vedtatt. Selv i tilfeller der en idé ikke brukes, skal den ansatte som sendte den takkes for hans eller hennes deltakelse i programmet. Det kan være nyttig å gi en liten, håndgripelig belønning til ansatte som sender inn en idé til forslagssystemet for første gang, for eksempel en T-skjorte, penn eller paraply.
For å sikre suksessen til et forslagssystem er det også viktig å offentliggjøre forslagene som brukes og deres positive innvirkning på selskapet. En måte å gjøre dette på, kan være å holde en årlig middag for å hedre folket som kom med forslag i løpet av året. Mange selskaper etablerer også belønningssystemer for ansattes ideer som fører til kostnadsbesparelser eller prosessforbedringer. For eksempel distribuerer noen selskaper en brøkdel av alle besparelsene som tilbys av ansattes forslagssystem som en del av deres årlige profittdelingsprogrammer. Eksperter erkjenner at det kan være komplisert å utvikle et passende belønningssystem som anerkjenner verdifulle ansattes bidrag uten å skape sjalusi og harme blant medarbeidere. Noen foreslår at denne oppgaven best kan delegeres til en rådgivende komite for ansatte. Nøkkelen er å evaluere ideer basert på faktorer som innovasjon og oppfinnsomhet, samt pengeverdi når man etablerer belønninger.
FELLES GRUNNER FORSLAGSSYSTEMER MISLYKKES
I noen selskaper sender ansatte en flom av nyttige ideer til den øverste ledelsen. I andre er bunnen av forslagskasser belagt med støv, 'skrev en bidragsyter til Executive kvinne . 'Hva er forskjellen? Det er ikke kvaliteten på de ansatte, men kvaliteten på ledelse de mottar. ' Det er flere grunner til at forslagssystemer ikke klarer å generere en positiv respons blant ansatte. I sin artikkel for IIE-løsninger , Bell skisserte flere vanlige problemer selskaper opplever med å implementere og administrere forslagssystemer.
For eksempel kan ansatte føle seg motvillige til å komme med forslag hvis de mener at ledelsen ikke er virkelig interessert i deres ideer. Hvis selskapet bare utsteder en lunken invitasjon til forslag eller skaper en atmosfære som kan oppleves som skremmende, er det lite sannsynlig at forslag fra ansatte kommer. Selskapet vil trolig oppleve lignende problemer med å få fram forslag hvis ledelsen var uklar om hvem som ble invitert til å delta i programmet eller satte for mange strenge regler for deltakelse.
Andre vanlige problemer med forslag til ansattesystemer involverer ledelsens svar på forslag. Det er usannsynlig at ansatte vil delta i programmet hvis de opplever en treg respons, eller ingen svar, på deres forslag. Et forslagssystem vil også mislykkes hvis det ikke er noen klar forklaring på aksept eller avvisning av forslag, eller hvis ansatte oppfatter at ledelsen trekker skjevheter om hvilke forslag som skal godkjennes. Til slutt har forslagssystemer en tendens til å skape problemer for en organisasjon når belønningen som tilbys for gode ideer er inkonsekvent eller uforutsigbar.
BIBLIOGRAFI
Bell, Robert F. 'Konstruere et effektivt forslagssystem.' IIE-løsninger . Februar 1997.
Chanesky, Wayne S. 'The Suggestion Box Syndrome.' Moderne maskinverksted . Februar 2006.
Dempsey, Mary. Forslagets makt. Crain's Detroit Business . 6. mars 1995.
Martin, Charles. Forslagssystemer for ansatte: Øk produktivitet og fortjeneste . Crisp Publications, 1997.
'Return of the Suggestion Box.' Industriuke . 19. januar 1998.
hvor gammel er jim cantore
'Seks måter å få gode ideer fra ansatte.' Executive kvinne . Mars-april 1996.
Ulfelder, Steve. 'Beyond the Suggestion Box: Hvordan ledere hos de beste stedene bedrifter oppmuntrer til fri flyt av ideer, forslag og innovasjoner.' Computerworld . 27. juni 2005.
Walter, Kate. 'Medarbeiderideer tjener penger.' HR Magazine . April 1996.
Wells, Susan J. 'Fra ideer til resultater.' HR Magazine . Februar 2005.
