For noen gründere tilsvarer møter å trene, de er ikke morsomme, men du vet at de er nødvendige. Noen ganger er møtene raske og aktuelle, og andre ganger tar de en god del av dagen din. Men uansett hvor lenge møtet varer, er det viktigste hva du får ut av det.
Du har frister å møte, mange oppgaver å fullføre og et helt team å administrere. Tid er penger, og hvis de ikke håndteres riktig, kan møter spise opp mange dyrebare timer. For å hjelpe deg med å få mest mulig ut av teammøtene, kan du og dine ansatte følge denne fem-trinns veiledningen. Du vil raskt legge merke til at du og teamet ditt vil lede mer produktive møter, oftere.
liz murray nettoformue 2016
1. Utvikle og distribuere en agenda.
Ved å forberede en møtedagsorden på forhånd kan du sette opp en solid spillplan. Du kan liste opp alle de viktige elementene du ønsker å diskutere, og målene du vil oppnå på slutten av møtet. Gjør det kortfattet, og til og med kan du fylle ut emnene for ting du vil vite om.
På baksiden av agendaen kan du lage en liste over nummererte blanke for handlingspunkter. Dette gjør at møtedeltakere kan skrive ned alt de trenger å handle på som et resultat av møtet, og det holder alt på ett sted.
Når agendaen er ferdig, send den til teamet ditt. De vil kunne se nøyaktig hva du vil diskutere, hvilke spørsmål du måtte ha og hva slags ideer eller bekymringer de kanskje vil ta opp. En agenda hjelper alle til å føle seg organisert om hva de kan forvente og hva som forventes av dem under møtet.
2. Planlegg rundt agendaen.
Agenda er ganske enkelt en liste over diskusjonspunkter. Det er viktig at alle gjennomgår dagsordenen i forkant av møtet for å utarbeide en liste med spørsmål, svar eller råd ved siden av hvert punkt. Dette vil holde alle på emnet, diskutere alt som må diskuteres før vi går videre til neste punkt på dagsordenen.
På slutten av hvert emne, spør alle: 'Har noen noen spørsmål før vi går videre?' Dette er sjansen til å komme med andre spørsmål mens informasjonen fremdeles er i tankene til alle.
3. Gå 'mørkt' før hvert møte.
Oppfordre teamet ditt til å ta agendaen med seg og gå 'mørkt', eller gå bort fra distraksjoner, for å fokusere på å bringe oppdateringer og nye ideer til bordet. Når du for eksempel bestemmer deg for å ha et brainstorming-møte, kan du be alle om å bruke 10-15 minutter med brainstorming kort tid før møtet for å utarbeide en liste over ideer å diskutere. De kan til og med legge til sine ideer og notater i kopien av agendaen som en hurtigveiledning.
Dette vil tillate deg og teamet ditt å hoppe rett inn i møtet og gå rundt bordet for å diskutere ideer mens de er i tankene. I stedet for å vente på lange perioder for neste person å snakke, vil alle være forberedt på å snakke gjennom ideer, og du vil ha mye større sjanse for å bestemme deg for den beste handlingen samme dag. Energien i rommet vil være smittsom, og du vil gjerne se hvor mye mer produktive disse møtene kan få.
4. Eliminer distraksjoner utenfor.
Møter opprettes for å bruke en viss tid på å diskutere viktige saker. Respekter den tiden ved å ikke ta noen utenfor distraksjoner med deg, som telefonen eller den bærbare datamaskinen. Ellers kan kolleger synes det er uhøflig eller respektløst å se deg skrive bort eller hele tiden sjekke telefonen.
Men fordi noen mennesker kan trenge en elektronisk enhet for å ta notater eller holde øye med e-post, må du sørge for å ha den i stille omgivelser slik at ingen høye varsler høres av. Også, hvis du tar med elektroniske enheter, fortell alle i begynnelsen av møtet at du vil bruke den til å ta notater. Ved ikke å ta med enheter eller advare folk på forhånd om hvorfor du tar med en enhet, vil det forhindre kollegaer i å lure på om du tar hensyn.
5. Avslutt møtene ved å gjenta viktige takeaways.
Som leder av møtet, sørg for å bruke de siste fem minuttene av hvert møte til raskt å oppsummere viktige takeaways. Dette bidrar til å gjøre de viktigste informasjonsbitene krystallklare. Gjenta hva alle forventes å gjøre eller presentere ved neste møte er en fin måte å avslutte et møte og holde alle på oppgaven.
Å få verdi ut av møter bør være hovedprioriteten, ikke ha møter for ting du raskt kan diskutere via telefon eller e-post. Sørg for at møtene dine er satt opp for viktige diskusjonstemaer og høy produktivitet. La teamet ditt hjelpe deg med å bruke denne tiden klokt til å jobbe sammen og gå jevnt gjennom prosjekter.
