Du har vært der. Prosjektet er kritisk. Det er knapt nok tid, og innsatsen er høy. Trykket er på. Det er ikke rom for feil. Hvis du får det riktig, er alt lykkelig, og du er helten. Hvis du tar feil, rammer tragedien, og alle, inkludert klienten din, personalet ditt og sannsynligvis familien din hjemme vil se deg som en taper.
Richard Phillips, administrerende direktør i Pilot Freight Services, jobber under denne typen press hver dag. Hans firma håndterer logistikk for store selskaper som må få ting levert, satt opp og arbeider i mange områder av verden med liten eller ingen feilmargin.
Hans selskap blir ofte bedt om å håndtere unike eller komplekse operasjoner. 'Vanligvis når vi blir bedt om å gjøre noe ekstraordinært, er det også forretningskritisk for kunden,' avslørte Phillips. 'Vår første gangs innsats er alltid live, og de foregår på motorveier, i travle lagre, på flyplasstjerner og på avsidesliggende steder rundt om i verden.' Folks formuer og noen ganger liv kan være på linjen. Å få ting gjort riktig første gang er vanligvis det eneste alternativet.
Phillips, et medlem av Young Presidents 'Organization (YPO), delte noen gode tips om hvordan du kan sørge for at du og teamet ditt ikke spenner under press når oppdraget er kritisk.
1. Opprettholde en kultur av ansvar.
Å sørge for at et prosjekt blir gjort riktig første gang, legger et enormt ansvar på de involverte. Hvis de ikke er klare til å påta seg dette ansvaret, kan feil være overhengende. ' Hver pilotansatt vet at de er ansvarlige for hver forsendelse i systemet vårt, sa Phillips. ' Det er ikke noe som heter andres problem. '
2. Opprettholde en eierkultur.
Det er en god ting å være ansvarlig, og flere mennesker kan ha en rolle å spille i et stort prosjekt. Men noen må være ansvarlige for den generelle suksessen. 'Selv om hver ansatt er ansvarlig for hver forsendelse, tilhører hver forsendelse primært en person, eller ett team, som vet at det må være proaktivt når det gjelder å administrere prosessen hvis vi skal lykkes,' utarbeidet Phillips.
3. Oppretthold en sannhetskultur.
Feil er ofte uunngåelige i situasjoner med høy innsats. Med så høyt press kan noen føle seg tvunget til å unngå å fortelle hele sannheten når noe er galt, om ikke bare for å redde jobbene deres. Phillips sørger for at hans folk blir oppmuntret til å være sannhetsmålere uansett utfall. `` Hver pilotansatt vet at det alltid er bra å påpeke et potensielt problem, '' hevdet han. 'Selv om nyheten er dårlig.'
4. Studer prosjektet grundig.
I en høy innsats, komplekse oppdrag, kan enhver detalj som er savnet føre til katastrofe. 'Vet absolutt alt du kan om kundene og hva du gjør for dem før du begynner. Kjenn kundenes behov. Kjenn deres virksomhet, ' la Phillips til. ' For oss betyr det at vi ikke bare vet at en forsendelse er kritisk. Vi vet hvorfor. Er det skjørt? På hvilken måte er det skjørt? Kjenn leverandørene. Hvor ofte er de sent? Hvordan liker de at materialene deres blir plukket opp? Sjekk været. Kjenn høyden på dockene. Forsikre deg om at heisporten er i orden. Sjekk været igjen. Kjenn åpningstidene for hvert anlegg der du kan hente eller avlevere gods. Kjenn sikkerhetsvaktens navn etter stengt. Har han kjæledyr? Kjenn kjæledyrets navn. Viktigst, vet nøyaktig hva du er i stand til og hva du skal gjøre. Du kan ofte få erfaring uten risiko hvis du lærer alt du kan om verden du opererer i. '
5. Vet når du skal si nei til en kunde.
Det er flott å være helt hele tiden, med mindre du ikke kan. 'Hvis det er en betydelig risiko for feil, vil kunden takke deg for at du sa det,' anbefalt Phillips. 'Du vil få troverdighet, forbedre kundeforholdet, og enda viktigere, du vil betjene dem på riktig måte.'
6. Begynn i det små for å stryke ut kinks.
Når du har en stor operasjon som må være perfekt ut av porten, må du lage din egen testplass. 'Vi vet at det alltid er konsekvenser for å mislykkes, men hvis vi kan prøve et program i en eller to byer, og deretter stoppe og lære leksjonene våre før vi lanserer et program globalt, kan vi spare oss for mye hodepine,' delte Phillips.
7. Kommuniser hele tiden med teammedlemmene dine.
Kunnskap er ubrukelig i et teamscenario med mindre den deles. Hvis du lar noen være utenfor kommunikasjonen, kan det føre til uventede feil når trykket blir satt opp. 'Snakk med dine medarbeidere, og lytt, når de snakker til deg' uttalte Phillips. 'Det er veldig få problemer som kan oppstå som ikke kan løses, hvis du vet om dem.'
hvilken rase er ray william johnson
8. Hold utenforstående i løkken.
Alle både i og utenfor teamet ditt må jobbe synkronisert for å få kritiske prosjekter gjort. Ikke la det være tilfeldig at lagene dine utenfor vet hva som skjer. 'Hold kontakten med alle leverandører og vet hvordan de planlegger å utføre sitt stykke av operasjonen,' bemerket Phillips. Han understreker også behovet for å håndtere kundens forventninger underveis. 'Hold kontakten med kunden og hold dem oppdatert om hva som skjer. Gjør dette selv når ting går akkurat som planlagt. Ja det er kjedelig. I min verden er kjedelig lik suksess. '
9. Ha en beredskapsplan ... for alt.
Phillips skylder mye av suksessen til teamets planleggingsevner. Ved å tenke gjennom alle mulige beredskaper og løsninger på forhånd sparer de tid og stress når ting faktisk går galt, selv om det er et scenario de ikke forventet. 'Vet nøyaktig hvordan du vil svare hvis leverandøren er for sent, hvis flyet har mekaniske problemer, hvis det er en snøstorm i Midtvesten,' påpekte Phillips. 'Tre am er vanligvis en dårlig tid å prøve å bli kreativ. Så gjør din innovative problemløsning på forhånd. '
10. Lag et team som ønsker å lykkes.
Suksess i oppdragskritiske prosjekter skjer når alle lykkelig spiller sammen. Dine ansatte, leverandører og kunder må ha tillit og ønske om at prosjektet er verdig og oppnåelig. Ta vare på dem som enkeltpersoner og støtt dem som et team, slik at dere sammen kan utrette mirakler. 'Når alle tre av disse gruppene fungerer som ett fellesskap, er problemer sjeldne, og det er veldig lite som ikke kan løses,' konkluderte Phillips.
Hver uke utforsker Kevin eksklusive historier inne i (YPO), verdens første peer-to-peer-organisasjon for administrerende direktører, kvalifisert i en alder av 45 år eller yngre.
