E-post er valutaen for forretningskommunikasjon i dagens verden. Og selv om det er skjermer og ledninger mellom avsendere og mottakere, er det fortsatt viktig å opprettholde høflighet og etikette. Å vandre på og på eller skrive irrelevante setninger er like ille som å muntlig tippe ut søppel foran klienter eller ledere. Å forbedre kommunikasjonsferdighetene dine på denne måten er viktig hvis du vil lykkes i virksomheten.
Over 100 milliarder e-postmeldinger blir sendt hver dag, og gjennomsnittlig tid brukt på å lese hver og en er 15-20 sekunder. Hold det kort, spesielt siden 65 prosent av all e-post åpnes først på en mindre mobilskjerm. En måte å sikre at meldingen din blir mottatt - og at omdømmet ditt ikke kompromitteres i prosessen - er å eliminere disse 10 meningsløse setningene fra e-postene dine umiddelbart.
1. 'Vær oppmerksom ...'
Denne setningen brukes ofte fordi den høres profesjonell ut, men den er alltid unødvendig. Vær heller direkte og konsis. Hvis du tar deg tid til å skrive en e-post, vet mottakeren allerede at din hensikt er å informere dem om noe. Å fortelle dem at du skal gjøre det, er ubevisst å fornærme deres intelligens.
2. 'Ikke nøl med å kontakte meg ...'
Når du bruker dette uttrykket, sier du nok en gang det åpenbare. Folk vil kontakte deg hvis de er interessert i det du sendte, eller hvis de har et spørsmål angående meldingen din. Siden de kan utøve sin digitale ytringsfrihet alene, trenger de ikke å invitere dem eller gi dem tilgang til å svare.
3. 'Jeg bare ...'
Nylig pusset Ellen Leanse, grunnlegger av Karmahacks, noen fjær da hun ropte ut overbruk av kvinner av ordet 'bare' i profesjonell kommunikasjon. I et innlegg på LinkedIn argumenterer Leanse mot ordet - som hun hevder kvinner bruker tre til fire ganger oftere enn menn - og sier:
Jeg begynte å legge merke til at 'bare' ikke handlet om å være høflig: det var en subtil melding om underordning, av ærbødighet. Noen ganger var det selvutslettende. Noen ganger til og med duplikat. Da jeg begynte å lytte, skjønte jeg at det å slå det fra en setning nesten alltid klargjorde og styrket budskapet.
Enten du er enig i konklusjonene hennes eller ikke (og flere andre fremtredende stemmer er uenige), fortjener hennes diskusjon om 'bare' som et 'barn', ifølge Transactional Analysis-modellen utgitt av Eric Berne, litt utforskning. I mellomtiden, styr deg bort fra denne setningen og velg et mer definitivt språk i stedet.
4. 'Jeg tror ...'
Avsendere inkluderer ofte 'Jeg tror ...' for å minimere det potensielle slaget for fremtidig avvisning, men når du bruker dette uttrykket, forteller du mottakeren at du ikke er sikker på deg selv. Når du kommuniserer - i e-post eller i virkeligheten - må du fremstå som trygg på meldingen din. Hvis du ikke gjør det, risikerer du at mottakeren ser bort fra din mening og går videre med en annen ide. Å vise tillit på arbeidsplassen er en nøkkel til suksess.
5. 'Vedlagt finn ...' eller 'Vedlagt finn ...'
Det kan virke mindre, men ingenting kan faktisk legges inn i en e-post. Filer kan legges ved, men ingenting kan faktisk plasseres i en e-post. Ved å bruke en av disse setningene, unngår forfatteren å bruke pronomenet 'jeg', men det får setningen til å lyde arkaisk. Bare informer leseren: 'Jeg har lagt ved ...'
6. 'Jeg håper du har det bra ...'
Denne setningen skrives vanligvis ved to anledninger. I ett tilfelle vises det rett før du treffer mottakeren med noe som er uønsket. Den andre er når du vil skape et nært forhold til eller virkelig interesse for noen når det ikke er noen. Hvis du virkelig er interessert i noens velvære, snakk om det direkte i stedet for å bruke dette fyllstoffet.
7. 'Jeg trodde jeg ville nå ut ...'
Jeg vet ikke om deg, men denne setningen får meg til å se et smårolling som griper tak i noe utenfor rekkevidde fra bilstolene. Det virker også veldig redd og skildrer usikkerhet. I stedet er det bare å skrive ut meldingen eller spørsmålet ditt og være direkte. I stedet for å si 'Jeg trodde jeg ville nå ut,' si 'Jeg vil unne deg lunsj for å diskutere forretningsideen min.' Å slå rundt busken gjør ingen fordeler. Gjør heller intensjonen tydelig for mottakeren å se.
8. 'Kan jeg velge hjernen din?'
Dette forteller i utgangspunktet hvem du sender en melding til at du vil ta tiden hans uten å tilby noe av verdi i retur. Gjør i stedet et poeng for å dele en interessant eller nyttig innsikt med mottakeren, og la personen få vite at du ønsker en toveis samarbeidsgate mellom dere to i fremtiden.
andrea villmann i det virkelige liv
Da jeg stilte opp taleinnlegg, fant jeg ut at denne stumme tilnærmingen fungerte best - noe som resulterte i en suksessrate på 52 prosent ved å få en oppfølgingsmelding, sammenlignet med en svarprosent på 20-27 prosent med de andre metodene jeg prøvde.
9. 'Hvem det kan bekymre seg ...'
Det er noen få scenarier der denne setningen er passende, men de er få og langt mellom. Hvis du vet hvem meldingen din gjelder, kan du henvende deg direkte til personen i stedet for å gjemme deg bak denne introduksjonen. Ved å bruke den ovennevnte setningen i stedet for å navngi personen, virker du som selvsikker og unødvendig formell. Trykk på slett-knappen før du sender en e-post som inneholder disse ordene.
10. 'Vennlig hilsen ...'
Tidligere var denne setningen en populær forkortelse av mer berørte nedleggelser, men i dagens e-postkommunikasjon høres den veldig formell og oppriktig ut. Generelt kan du lukke en e-post med et enkelt 'Takk' eller bare navnet ditt. 'Cheers' er et annet morsomt alternativ som formidler velbehag uten å komme over som tett eller fast. I disse dager forstår vi alle når en melding er avsluttet. Det er ikke nødvendig å strekke seg langt med en formell avslutning.
Gå opp på platen og skriv bedre e-post. Kollegene dine vil sette pris på kortfattede meldinger, og du vil få bedre svar når forespørslene dine er tydeligere. Det er ikke behov for fluff og fyll i e-post. Bare si hva du mener. Resultatene vil tale for seg selv.
Hvilke setninger irriterer deg mest i e-post? Del de største e-postdyrene dine i kommentarene nedenfor.
