Mens vi ikke er ennå kontrollere humanoide roboter fra hjemmet vårt som tegnene i 2009-filmen Surrogater , i økende grad våre daglige interaksjoner -, både profesjonelle og personlige -, gjennomføres på virtuelle måter.
Ettersom bedriftseiere omfavner virtuelle arrangementer som en kostnadseffektiv metode for å oppnå et utall mål, inkludert webinarer, opplæring og konferanser, er det viktig å sikre at effektiv kommunikasjon ikke blir handlet for bunnlinjesparing. Selv om det er lite sannsynlig at møte praktisk talt helt vil erstatte behovet for gründere å møte personlig, kan det være enkelt å adoptere og gjøre det lettere å øke virksomhetens produktivitet. Imidlertid er virtuelle møter ikke ideelle for enhver situasjon, så det er viktig å vite når og hvordan du bruker denne teknologien.
Donna Dennis, president for Leadership Solutions Consulting, og skaper og tilrettelegger for American Management Association sitt tredagers seminar på Ledende virtuelle og eksterne lag , sier at teknologi ble hovedfokus; et sted mellom folks BlackBerries og e-post, mistet mange ledere forholdet. 'Nå er fokuset på å håndtere oppgaver, relasjoner og teknologi,' sier Dennis, som utdyper videre i sin kommende bok Kunnskapsadministrasjon og e-læring.
Lee E. Miller, påvirket trener og forfatter av OPP: Innflytelse, makt og U-perspektiv: Kunsten å få det du vil ha , legger til, 'Den største feilen folk gjør er å anta at å påvirke når du møter ansikt til ansikt er det samme som å påvirke når du samhandler virtuelt. Det er ikke. Reglene er forskjellige fordi folk reagerer annerledes når de samhandler virtuelt. '
Her er noen tips som hjelper deg med å gjennomføre et vellykket virtuelt møte.
5 tips for gjennomføring av et virtuelt møte: hvordan du forbereder deg
`` Det første vi gjør før vi bestemmer oss for hvilke teknologier og programvare som trengs, er å bestemme hvem som skal delta og hvilken informasjon som blir delt, '' sier Drew Bowers, en forskingspsykolog ved University of Dayton Research Institute's Human Factors Group. 'Vi har funnet ut at det er best for programledere å enten utforme dataene eller presentasjonen i henhold til miljøet de vil presentere i, eller å velge det beste miljøet for å representere dataene de har.' Bowers sier: 'Du kan ikke bare ta en presentasjon du holdt foran et live publikum på en konferanse og kaste den opp på en videoskjerm for et virtuelt publikum og forvente de samme resultatene, for du er begrenset til en grad , hvordan du kan samhandle med ditt virtuelle publikum.
inlinebuyerzonewidget
Dennis påpeker at når du planlegger et møte på et fysisk sted, kan du være mer uformell om møtets agenda og levere materiale. Du har også fordelen av å få deltakerne opp i fart på gangen, ved kaffemaskinen osv. Et vellykket virtuelt møte krever imidlertid mye mer forberedelse på forhånd. Colaric anbefaler at virtuelle møter planlegges i god tid. 'Send agendaen på forhånd, lag visuelle bilder for å forsterke budskapet og send dem til alle før møtet, inviter medlemmene i hvert team som trenger å være involvert,' sier hun.
Sørg også for å sende påloggingsinformasjon (tilgangskoder, URL-er og innkallingsnumre) minst en dag i forveien, slik at deltakerne kan teste for eventuelle nedlastinger av programvare. Det kan også være lurt å be deltakerne om å logge på minst 15 minutter før du begynner å teste tilkobling, foreslår Laura Stack, forfatter og president for The Productivity Pro, et opplæringsfirma for tidsstyring. 'Utfør personoppringing og bekreft at alt fungerer. Gjennomgå tidslinjen. Gi ut en metode for å nå deg offline hvis en paneldeltaker skulle støte på problemer, sier Stack.
Merk: Hvis du er vert for en enkelt programleder med et stort publikum som stiller inn, er det en god idé å ha en tilrettelegger som er utpekt til å hjelpe hovedpresentanten. Fasilitatoren kan støtte deltakere med tekniske problemer, samt overvåke eventuelle chat-spørsmål som kommer inn. Når programlederen prøver å lese chat-spørsmål, reduserer presentasjonsflyten.
Dig Deeper: iMeets nye videokonferanseverktøy
5 tips for gjennomføring av et virtuelt møte: tekniske verktøy og krav
Det fine med online møteteknologi er at selv den mest spirende operasjonen med bare bein kan bruke den. Alt som kreves er en Internett-tilkobling, lyd (fra datamaskinhøyttalere, mikrofon eller via telefon) og et webkamera (frittstående eller integrert med skjermen / den bærbare datamaskinen). Større grupper kan også trenge en projeksjonsskjerm eller en stor TV-skjerm.
Når du velger en tjeneste, tenk 'liten', sier Susan Colaric, assisterende visepresident for instruksjonsteknologi ved Saint Leo University i Saint Leo, Florida. 'De mest effektive nettkonferansene er de som bare bruker teknologien som er nødvendig. KIS-; hold det enkelt- er den beste måten å få folk til å fokusere på budskapet og ikke teknologien. ' Noen nettprodukter på Internett inkluderer Adobe Acrobat Connect , Gå til møte , Microsoft Office Live Meeting og WebEx .
Entreprenører må også være oppmerksomme på at ikke alle videokonferansesystemer vil fungere sammen. Unngå forlegenhet med forsinkelser og tekniske feil ved å teste tilkoblingen til alle nettsteder før møtet. 'Å prøve å bruke et analogt videosystem i den ene enden og et digitalt system i den andre kan forårsake mange problemer, og til og med digital-til-digital konferanse kan være problematisk hvis et eldre program trenger en oppgradering før det kan' snakke med 'et nyere program,' sier Bowers.
Dig Deeper: No Fly Zone: Virtuelle møter
leah remini fødselsdato
5 tips for gjennomføring av et virtuelt møte: hold fokus
Rick Maurer, forfatter av Utover motstandens mur og Hvorfor vil du ikke det jeg vil? anbefaler brukere å fjerne distraksjoner. Fordelen med virtuelle møter er muligheten til å holde dem nesten hvor som helst; Ulempen med virtuelle møter er også muligheten til å holde dem nesten hvor som helst. Møtedeltakere på nettet kan ringe eller logge på fra det lokale kaféet, lufthavnsalongene, hjemmekontorene osv. For å minimere bakgrunnen eller 'veistøy' (du vil ikke at barnet ditt, kjæledyret eller ringetelefonene skal være i fokus) velger å dempe alle deltakerne og bare ta spørsmål via chat-boksen, sier Stack.
Maurer fraråder også å prøve å presse flere ting inn i ett møte. Hold fokuset på ett eller to emner. Hvis du må dekke til flere ting, så gi folk tid til å strekke, ta en badepause eller fylle på kaffen. Hold hvert segment av møtet kort - ikke lenger enn 30 minutter. '
Merk: Stripete skjorter overfører ikke godt på kameraet, heller ikke store, skinnende smykker. Begge kan være distraherende visuelt. Prøv å holde kroppsbevegelsene dine på et minimum, da overdreven bevegelse faktisk kan svekke videokvaliteten.
Dig Deeper: Møte på nettet: Hvilke verktøy skal du bruke?
5 tips for gjennomføring av et virtuelt møte: etikette
galilea montijo biografi på spansk
'Nøkkelen til et vellykket videokonferanse- eller telefonkonferansemøte er å huske at du er i et møte,' understreker Colaric. 'Gi full oppmerksomhet til deltakerne som du ville gjort hvis du var i samme rom. Ikke bli distrahert av e-post, nettsurfing eller sms. Prøv å ikke spise eller drikke slik at du kan være forberedt hvis spørsmål rettes til deg. '
En god tommelfingerregel? Colaric sier: 'Anta alltid når du går inn i rommet at mikrofonene allerede er live til andre steder! Dette bidrar til å forhindre at fremmede samtaler før møtet sendes når du kanskje ikke har tenkt det. '
Hun påpeker også at videokonferansemøter faktisk bør bevege seg i litt lavere tempo enn et vanlig møte på grunn av en forsinkelse på to til tre sekunder for de fleste systemer å kommunisere. Hvis du leder møtet, må du sørge for at det er nok pauser etter å ha stilt et spørsmål. Hvis du er deltaker, må du ta oppmerksomhet til deg selv før du henvender deg til gruppen ved å signalisere med hånden eller si 'spørsmål' eller 'kommentar' og deretter vente et par sekunder før du fortsetter. '
Deltakerne bør også ta øyekontakt ved å se inn i kameraet. Det vil gjøre samtalen mellom deltakerne mer naturlig. Følgende er et raskt jukseark på etikette:
De 8 gjøremålene for videokonferanseetikette
Vær høflig mot andre deltakere
Snakk tydelig
Hold kroppsbevegelsene minimale
Beveg deg og beveg sakte og naturlig
Oppretthold øyekontakt ved å se inn i kameraet
Kle deg på riktig måte
Gjør økten animert
Vær deg selv og ha det gøy!
De 7 don'ts av videokonferanse etikette
Ikke gjør distraherende lyder
Ikke rope
Ikke gjør distraherende bevegelser
Ikke avbryt andre høyttalere
Ikke fortsett sidesamtaler
Ikke bruk 'støyende' smykker
Ikke dekk til mikrofonen
Kilde: St. Leo University Office of Information Technology
Merk: Hvis din dong-virksomhet globalt, sjekk ut nettsteder som executiveplanet.com og kissbowshakehands.com for ressurser på internasjonal forretningsetikette.
Dig Deeper: The Case, and the Plan, for the Virtual Company
5 tips for gjennomføring av et virtuelt møte: Engasjere deltakere
Dennis sier at det i virtuelle møter er en tendens til å starte rett i oppgaven, noe som kan påvirke relasjonsbygging negativt. Hun anbefaler å bryte isen ved å gå rundt i det 'virtuelle' rommet og be alle presentere seg og dele noe om helgen sin, eller snakke om noe de gleder seg til, for å legge til et sosialt element i prosessen. 'Alt du kan simulere fra ansikt til ansikt er bra.'
Stack sier å oppmuntre deltakerne til å sende inn spørsmål om emnet før programmet starter. Hun anbefaler også andre metoder for å holde publikum engasjert under webinaret, for eksempel å ta en avstemning eller stille et spørsmål og be om svar via chat.
Colaric foreslår ofte å stille spørsmål både for å engasjere eksterne deltakere og for å holde en personlig forbindelse i gang. Men, understreker hun, vær eksplisitt i spørsmålene dine. 'Still en spesifikk person et spesifikt spørsmål. Å stille åpne spørsmål til et stort eksternt publikum vil ofte resultere i 'død luft' og deretter flere mennesker snakker samtidig. '
Dig Deeper: Hvordan et virtuelt selskap kommuniserer
dr Damon Kimes nettoformue
Redaktørens merknad: Leter du etter videokonferanser for ditt firma? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:
Redaksjonell avsløring: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artiklene er redaksjonelt uavhengige - det betyr at redaktører og journalister undersøker og skriver om disse produktene uten påvirkning fra markedsførings- eller salgsavdelinger. Med andre ord, ingen forteller reportere eller redaktørene våre hva de skal skrive eller å inkludere noen spesiell positiv eller negativ informasjon om disse produktene eller tjenestene i artikkelen. Innholdet i artikkelen er helt etter skjønn av reporter og redaktør. Du vil imidlertid merke at vi noen ganger inkluderer lenker til disse produktene og tjenestene i artiklene. Når leserne klikker på disse lenkene og kjøper disse produktene eller tjenestene, kan Inc bli kompensert. Denne e-handelsbaserte annonseringsmodellen - som alle andre annonser på artikkelsidene - har ingen innvirkning på redaksjonell dekning. Journalister og redaktører legger ikke til disse lenkene, og de vil heller ikke administrere dem. Denne reklamemodellen, som andre du ser på Inc, støtter den uavhengige journalistikken du finner på dette nettstedet.
