Bare å fyre opp e-postappen din får skuldrene til å gripe opp. Og spenningen for den kommende ferien er skjemmet av tanken på å bli ønsket velkommen hjem av tusenvis av ubesvarte e-poster.
Hvis du leser og svarer på e-postmeldinger etterlater deg utmattet og undertrykt, er det på tide å få innboksen din under kontroll .
Dette fungerer ikke
Hvis du er som folk flest, klikker du på bestemte meldinger for å se hva som skjer. Noen ganger svarer du. Noen ganger merker du noe som lest. Andre meldinger du leser, lukkes, muligens 'stjerne', med den hensikt å komme tilbake til dem senere.
Dette fungerer ikke fordi du nesten aldri kommer tilbake til dem. I mellomtiden kommer det nye e-poster som skyver de eldre dypere ned på listen ... og lenger borte fra bevisstheten din.
Når innboksen din blir rotete og fullstapp, gjør tankene dine det også. Og alle disse ubehandlede e-postene gnager i bakhodet på deg som Damocles sverd.
Ikke rart at du ikke kan fokusere. Ikke rart at meldinger faller gjennom sprekkene. Ikke rart at du er stresset.
Endre måten du tenker på innboksen din
To enkle paradigmeskift kan ha en tektonisk innvirkning på innboksen din:
Paradigm Shift # 1: E-post skal ikke ligge i innboksen din.
Tenk på innboksen din som kjøkkenbenken din og en innboks full av nye meldinger som en stor pose med dagligvarer. Du vil ikke la dagligvarene ligge på disken, vel?
Nei, du setter de ferdige produktene i kjøleskapet, hermetikkvarer i skapet, sukker og mel i pantryet. Du får ideen.
Så hvorfor legger du alle e-postene i innboksen din? Legg dem bort!
Paradigm Shift # 2. Det er bedre å søke enn å sortere.
En gang i tiden måtte du sortere hver e-post i en slags forseggjort mappestruktur. Men de dagene er for lengst borte.
Den beste måten å 'legge bort' e-post i disse dager, er, så snart du har taklet det, arkiver det.
hvor gammel er jake webber youtuber
Ikke bekymre deg, meldingen er ikke borte. Du finner den når du vil ved å bruke e-postappens søkefunksjon.
Sett disse paradigmeskiftene på jobb
Hvordan bruker du disse grunnleggende paradigmene? Jeg liker å låne et rammeverk som min venn Ari Meisel beskriver i boken sin, Mindre å gjøre, mer å leve .
Hver gang du sitter for å sjekke e-postene dine, må du gjøre noe med hver e-post.
Som en sidemerknad, slå av e-postvarslene og ikke se etter nye e-postmeldinger hvert femte minutt. Blokkere, si 30 minutter av gangen, og sjekk e-post bare 2-3 ganger om dagen.
Nå når du ser på en ny e-postadresse, gjør du umiddelbart ett av følgende:
Takle det
Hvis det bare tar 1-3 minutter, så svar videre på e-posten. Arkiver den deretter.
Slett det
Hvis det ikke er noe du kan ta imot e-posten, kan du bli kvitt den ved å arkivere den. I virkeligheten sletter du e-posten fra innboksen din, men du vil fortsatt kunne finne den senere hvis du trenger det.
Utsett det
Nå hvis du trenger å svare på en e-post, men du ikke kan gjøre det akkurat nå, kan du utsette det på en av flere måter:
- Flytt den til en oppgavemappe
- Legg til e-postadressen i Gmail-oppgaver (eller en lignende funksjon i e-postappen din)
- Send den til Asana-kontoen din for å gjøre den om til en oppgave
- Bruk Boomerang, et gratis plugin, for å sende e-posten tilbake til deg på en fremtidig dato
Ved å følge trinnene ovenfor slutter e-postene dine å akkumuleres i innboksen din.
Hvor du kan gå herfra
Fra nå av må du handle på hver e-post for å fjerne den fra innboksen din: Ta tak i den, slett (arkiv) den, eller utsett den. Uansett hva du gjør med de nye e-postene dine, ikke la dem sitte i innboksen din!
Og hva med etterslaget av e-post i innboksen din?
Velg en terskel eller periode når e-post i en viss alder bare ikke er viktig lenger. Ta for eksempel alle e-postmeldinger eldre enn seks uker (eller hvilken terskel du velger), merk dem som lest og arkiv dem.
For de gjenværende e-postmeldingene, legg dem bort en gang for alle.
Dette kan ta noen timer, men før du vet ordet av det, har du oppnådd Inbox Zero.
Innboksen din - så vel som tankene dine - har blitt ryddig. Du kan puste lett nå og nyte e-post igjen.
