Med all respekt for meldinger og sosiale nettverk, er e-post fortsatt den viktigste formen for forretningskommunikasjon. Det har vært kjent å gjøre eller bryte avtaler. Ofte er det ikke innholdet i e-posten, men heller avsenderens etikette (eller mangel på den).
Når vi bruker e-post så ofte i hele vårt forretningsliv, forsømmer vi noen ganger de grunnleggende reglene for kommunikasjon: å være høflig, henvende seg til folk riktig, svare på en riktig måte og mer.
BCC er det perfekte eksemplet på hvordan e-post kan brukes effektivt eller fullstendig misbrukt. Når vi bruker BCC, tenker vi til og med på hva vi gjør og hvordan det potensielt kan slå tilbake?
Det har skjedd meg mer enn en gang. For å spare deg for alvorlig forlegenhet, vil jeg ta opp problemet her og nå.
Det er bare to situasjoner for BCC.
Først masse e-post. Sjelden er de rettferdiggjort.
Hvis du trenger å sende et - du har et nyhetsbrev, for eksempel, eller du sender ut en invitasjon til sønnens bar mitzvah - å la alle se hver mottakers e-postadresse er et stort nei. Bruk BCC.
Som nettforfatter får jeg ofte plasser til innboksen min, som sendes til hundrevis (om ikke tusenvis) bloggere og journalister. Hvis du er PR-person, må du være oppmerksom: Dette er ikke måten å gjøre PR på, ikke engang i nærheten. Hvis du, uansett årsak, synes at e-post er en god idé, bruk BCC. Ingen journalist ønsker at e-posten hennes skal bli gitt til hundrevis av andre mennesker hun ikke kjenner.
Hvis du ikke bruker BCC i det scenariet, kan du forvente å bli svartelistet av mange journalister. Eller familiemedlemmer som er uenige med invitasjonen din til bar mitzvah.
For det andre må du absolutt bruke BCC når noen introduserer deg for noen andre. Personen som gjorde introen gjorde en fin ting, og skulle ikke måtte lide gjennom hvert svar på den originale e-posten.
Ved å BCCing denne personen frigjør du dem fra e-postene som følger. Det er vanlig høflighet og bør gjøres 1-2 e-post etter introduksjonen.
Utover det, la aldri andre lytte til ved å bruke BCC.
I alle andre tilfeller, når du sender e-post til noen og BCC til noen andre, er du uærlig - liker det eller ikke.
Du sender en e-post til Person X og lar Person Y avlytte samtalen din uten at de vet det. Person X aner ikke at noen andre leser denne e-posten, mens du i virkeligheten også sendte den i hemmelighet.
Kanskje dette høres ut som et lite problem. Det er ikke.
hvor gammel er jim nance
I virksomheten er integritet og åpenhet de viktigste egenskapene. Hvis du er typen BCC-folk på alle e-postene dine, er du ikke typen person som jeg vil gjøre forretninger med.
Når folk BCC meg på e-post, svarer jeg dem umiddelbart og ber dem om at de aldri må bruke BCC som dette igjen.
Noe som fører meg til mitt neste punkt: farene ved BCC.
BCC kan føre til en alvorlig vanskelig situasjon.
Jeg sendte en gang en direktør på veldig høyt nivå hos Google for å anbefale en venn til en jobb. Jeg gjorde feilen med å BCCing den vennen for å fortelle ham at jeg sendte den e-posten.
Gjett hva vennen min gjorde? Han svarte ved et uhell og sa: 'Takk.' Det betydde at ledelsen fikk en e-post som takket ham fra noen han ikke engang var klar over at i utgangspunktet var på tråden.
Hvem endte opp med å se veldig dårlig ut? Meg. Hvem fikk ikke jobben? Min venn.
Hvis du absolutt må, bruk Fremover-knappen.
Hvis du føler at e-postmeldingen du har sendt absolutt må sees av noen andre enn mottakeren, kan du videresende den etter at du har sendt den. Det er litt bedre enn å bruke BCC. Jeg anbefaler det fortsatt ikke.
Ved å videresende unngår du Svar alle risiko - men det er ikke et mer ærlig grep. Du deler fortsatt private e-poster uten at en av partene på tråden vet det.
Forretningsetikk er alt. De begynner med måten vi kommuniserer på. Vær den typen person du vil jobbe med - ikke den typen person som får deg til å svette med hver e-post.
