Det er mange grunner til at bedrifter administrerer elektroniske filer og digitaliserer dokumentene. Å lage en struktur for å organisere og dele informasjon er en fordel; det samme er å redusere papir, lage revisjonsspor, sikre overholdelse av regelverk og legge til rette for internt og eksternt samarbeid. Document management systems (DMS) hjelper selskaper med å digitalisere, lagre, administrere og spore dokumenter, dataobjekter og bilder elektronisk. Enten referert til som systemer, programvare eller løsninger, kommer DMS-tilbud med en rekke funksjoner og prislapper. Vi har kommet med noen av de beste på tvers av kategorier for å hjelpe deg med å sortere gjennom det som kan være en forvirrende rekke alternativer.
I vår gjennomgang fant vi et bredt tilbud. Noen systemer fokuserer på å muliggjøre lagring, søk, sikkerhet og inkluderer noen dokumentrevisjons- og delingsfunksjoner. Andre strekker seg utover DMS, og gir et mangfold av bjeller og fløyter (og plugin-moduler) for et spekter av funksjoner som arbeidsflytoppretting, oppgavebehandling, samarbeid, automatiserte regler og mer.
Gitt mengden av alternativer, kan det være skremmende å bestemme riktig system. Vi snakket med Jennifer Pankow, leder, klientsuksess, SHI International Corp., som bidro til å forenkle det: 'Fra en forretningsbeslutning, spør deg selv' Hva får dette meg til å forbedre virksomheten min eller oppfylle et kritisk behov? ' Dette er hva vi hjelper kundene å se på og kartlegge en løsning for. I stedet for å tenke 'Jeg trenger DMS', spør: 'Hva må jeg gjøre?' Begrens deretter valget til hvilken løsning som gjør det, og hvilke brikker gjør det. '
courtney thorne-smith mål
Et annet spørsmål å vurdere er: Hvor vil jeg lagre filene mine? Det er tre typer DMS: Cloud, on-premise og hybrid.
Sky: Med denne tjenesten ligger dokumentene i leverandørens sky - klare for mobil tilgang når som helst og hvor som helst du har internett. Lagring kan være begrenset av kontrakten din (selv om de fleste tjenester tilbyr en rekke lagringsnivåer og tilhørende priser), men det er ofte et rimelig alternativ som inkluderer systemadministrasjon og oppdateringer, og filer blir sikkerhetskopiert til skyen.
På premisset: Dette alternativet tillater mer tilpasning når DMS sitter på serveren din, og du er ikke begrenset til lagring på kontraktsnivå. Men kostnadene på forhånd kan være skremmende, IT-vedlikehold kan være ekstra, og du må implementere en sikkerhetskopiprotokoll i tilfelle serveren din går ned.
Hybrid: Denne kombinasjonen av lokal og sky kan gi deg fleksibilitet til å bruke skyen for noen dokumenttyper mens du unngår å migrere eldre innhold som du ikke trenger mobil tilgang til.
Når du ser på DMS-alternativer, er viktige faktorer å vurdere:
Sikkerhet: Et aspekt er din evne til å kontrollere tilgang og angi tillatelser for dokumenter og filer i systemet. Det er viktig å vurdere hvordan disse filene deles sikkert internt og eksternt. Et annet aspekt er sikkerhetsnivået som beskytter dataene dine der de er lagret. Hvis du ser på en skyløsning, må du sørge for at leverandørens sikkerhet for deres datasentre er tilstrekkelig til å beskytte dataene dine og overholde alle forskrifter for din bransje.
Skanning: Hvis du drukner på papir, kan du finne et system som gjør det mulig å skanne massemengder av dokumenter med funksjoner for automatisk navngivning og arkivering. En potensiell funksjon, Optical Character Recognition (OCR), gjør skannede dokumenter til redigerbare og søkbare filer.
Søk: Det er lurt å sørge for at uansett hvordan systemet organiserer filene dine, kan søkefunksjoner søke etter fulltekstsøkeord i filer (ikke bare etter tittel).
Tilgang, rediger, overvåke: Hvor omfattende er bedriftens behov for å opprette, få tilgang til og endre dokumenter? Når du vurderer en DMS, se på:
- Innstillinger for dokument- og filtilgang / tillatelse, for eksempel, tildeles roller, er tilgang satt av dokument, mappe eller begge deler, kan du angi tillatelser fra enkeltpersoner og av grupper?
- Fildeling / redigering, dvs. er det en innsjekking / utsjekking, kan flere brukere redigere samtidig?
- Overvåking og sporing, for eksempel, kan du se hvem som har sett dokumentet, får du en aktivitets- / revisjonslogg, kan du sette varsler?
- Versjonskontroll, dvs. kan du se versjonshistorikk, hvordan sikrer systemet at den nyeste versjonen blir jobbet med, kan du få tilgang til tidligere versjoner?
- Opprettelse, montering og arkivering, dvs. hvilke funksjoner er på plass for dokumentets levetid fra opprettelse til arkivering?
Samarbeid: Hvor mye internt og eksternt samarbeid trenger du for å styrke? Mens versjonskontroll, redigering og elektronisk signatur kan være ganske standard DMS-funksjoner, inkluderer noen systemer arbeidsflyter, medforfatter, oppgavebehandling, varsler, meldinger og mer.
Brukervennlighet: Du vil ha så nær 100% systemadopsjon som du kan få. Sørg for at verktøy og grensesnitt er brukervennlige og intuitive, slik at teamet ditt enkelt kan bruke det.
Mobilitet: Hvis mobiltilgang er prioritert, finn et system som er kompatibelt med alle enheter. Tenk på en som har en app som replikerer skrivebordsopplevelsen.
Integrering: Det er et bredt spekter av integrasjonsevner på tvers av DMS-tilbudene vi gjennomgikk. Vet hvilke systemer du trenger DMS for å integrere med. For eksempel kan ditt ønske om å unngå å måtte flytte filer fra eksisterende skylagring, f.eks. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive osv., Eller behovet ditt for å koble til CRM, innholdsstyringssystem eller regnskapsprogramvare føre til at du får beslutning om leverandøren. .
Brukerstøtte: Som med alle leverandører, må du være sikker på at du forstår hvordan støtte blir gitt. De fleste leverandører vi gjennomgikk hadde flere støttealternativer, inkludert e-post, online chat og telefon - selv om timene noen ganger var begrensede. Noen tilbyr bare støtte via et billettsystem. Velg en som passer nivået og typen støtte du trenger.
Pris: DMS-prisen varierer etter leverandør og service. Som nevnt tidligere, har DMS på stedet en betydelig forhåndskostnad. Imidlertid vil du med skytjeneste sannsynligvis betale en månedlig eller årlig avgift som er bestemt per bruker / måned eller lagringskapasitetsbasis, og tilleggsfunksjoner kan øke kostnadene. Så vurder dine løpende kostnader og eventuelle økninger som vil oppstå hvis dine behov øker.
Redaktørens merknad: Leter du etter dokumentadministrasjonsprogramvare for din bedrift? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:
I vårt søk etter 'Best of' DMS, fant vi kvalifiserte kandidater i flere kategorier:
Samlet vinner, beste dokumenthåndteringsprogramvare / systemer for små bedrifter: eFileCabinet
eFileCabinet får vår stemme som den beste vinneren av dokumenthåndteringsprogramvare / systemer for småbedrifter 2018. DMS er utelukkende det eFileCabinet gjør. Det er et robust tilbud som fremmer brukervennlighet, mobil tilgang, avansert 'aldri mister noe' -søk og høye sikkerhetsnivåer.
Fordeler: Det er et bredt utvalg av DMS-funksjoner med nye funksjoner som blir lagt til, for eksempel arbeidsflyt (for tiden tilgjengelig i beta). Sikkerhet og samsvar er fokusområder.
Ulemper: Selv om kundesupport er raskt å svare via telefon, e-post eller chat, er det bare tilgjengelig i åpningstiden. Dette er heller ikke det minst kostbare DMS-alternativet; men ikke den dyreste heller.
Se vår komplette eFileCabinet-gjennomgang.
Beste gratis dokumenthåndteringsprogramvare / systemer for små bedrifter: Zoho Docs
Mens mange DMS-leverandører tilbyr gratis prøveversjoner, er gratisversjoner sjeldne. De vi fant ofte bare tillatt for en enkelt brukerkonto. Tilbyr 5 GB lagringsplass / bruker for opptil 25 teammedlemmer gratis opptjent Zoho Docs vår anerkjennelse som den beste gratis dokumenthåndteringsprogramvaren for småbedrifter 2018.
Fordeler: Zoho Docs viser sterk sikkerhet og overholdelse, har et vennlig brukergrensesnitt, online fora for støtte og mange av funksjonene til betalte tjenester vi gjennomgikk.
Ulemper: Zoho Docs, som Google Docs, har sitt eget format for filer. Noen brukere kommenterte at det er mer utfordrende å jobbe med Word-dokumenter i dette systemet enn de ønsker.
Les vår fulle Zoho Docs anmeldelse .
Beste dokumenthåndteringsprogramvare / systemer for kundeservice: eFileCabinet
eFileCabinet får vår stemme som den beste dokumenthåndteringsprogramvaren / -systemene for kundeservice i 2018. Selv om denne DMS kan koste litt mer enn noen konkurrenter, sier flere brukeranmeldelser at det er verdt det på grunn av folk og kundeservice. Kundesuksessteamet forplikter seg til at hver nye kunde mottar en samtale rett etter kjøpet for å sikre at de forstår produktet og at deres selskap kan dra nytte av det.
Fordeler: Når vi kontaktet kundeservice via deres tre metoder, dvs. chat, telefon og e-post, hørte vi veldig raskt, og representantene var vennlige, profesjonelle og hjelpsomme.
Ulemper: Kundesupport er bare tilgjengelig i åpningstiden (08.00 - 17.00 MT) mandag til fredag.
Se vår komplette eFileCabinet-gjennomgang.
hvor gammel er kona gianluca vacchi
Beste dokumenthåndteringsprogramvare / -systemer for samarbeid: SharePoint
SharePoint, et DMS fra Microsoft, inneholder mange funksjoner som vil interessere selskaper eller team som trenger å samarbeide effektivt. SharePoint er designet med en intensjon om å '' styrke teamarbeid '' og `` sømløst samarbeid på tvers av organisasjonen '', og er vårt valg for Best Document Management Software / Systems for Collaboration 2018.
Fordeler: Som et Microsoft-produkt gir SharePoint høye nivåer av sikkerhet og kundesupport med en rekke prispoeng. Evner virker nesten uendelige når vi vurderer hele pakken med Microsoft-tilbud SharePoint integrerer med.
Ulemper: Mange vurderinger indikerer at det er nødvendig å tilpasse SharePoint-kompetanse og tilpasning. Dette kan potensielt gjøre løsningen for tidkrevende og kostbar for små bedrifter.
Se hele SharePoint-gjennomgangen.
Beste dokumenthåndteringsprogramvare / systemer for advokatfirmaer: M-Files
Fordi advokatfirmaer håndterer massevis av papirer, og mye av det inneholder konfidensiell og sensitiv informasjon, er det flere hensyn å velge en DMS. I følge en artikkel i ABA Journal, ' Her er den juridiske nedturen på programvare for dokumentadministrasjon , 'dokumenthåndteringskomponentene i praksisadministrasjonsprogramvaren et advokatfirma bruker for øyeblikket, kan være tilstrekkelig for solo-praksis eller små firmaer i praksisområder som ikke er dokumenttunge. Men for små firmaer som administrerer store mengder dokumenter, kan det være ekstremt fordelaktig å finne et frittstående system som kan integreres godt med din eksisterende praksisstyrings- og regnskapsprogramvare. På grunn av sin innovative teknologi, sikkerhet, støtte for overholdelse av data og integrasjonsevne, er vårt valg av beste dokumenthåndteringsprogramvare / systemer for advokatfirmaer M-filer.
Fordeler: I tillegg til solide DMS-funksjoner som skannefunksjoner, OCR for organisering og søk og tilgangskontroll, tilbyr denne teknologien advokatfirmaer arbeidsflyter for kontraktgodkjenning og støtter eDiscovery.
Ulemper: M-Files tilbyr ikke forhåndskonfigurerte pakker ettersom noen konkurrenter gjør det, så det er vanskelig å måle hva kostnaden vil være for et lite advokatfirma å få de funksjonene de trenger. Løsninger tilpasses for hver klient, og priser starter under $ 2000 per år.
Les fylle M-Files gjennomgang.
Andre dokumenthåndteringstjenester
I tillegg til de vi valgte i våre Best Of-kategorier, er det andre selskaper vi har vurdert:
Dokmee beskriver tilbudet som et sikkert, brukervennlig dokumenthåndteringssystem designet for en rekke formål, inkludert dokumentfangst og lagring, søk og henting og fildeling.
En side Document Management Suite brukes av arkitekt-, ingeniør- og byggefirmaer for arbeidsflyter, informasjonsadministrasjon og overholdelse av globale standarder.
DocuWare Cloud digitaliserer papirprosesser, muliggjør konfigurering av tilpassede arbeidsflyter og integreres med ERP, CRM og andre systemer.
Adobe Document Cloud inkluderer Acrobat DC for PDF-produktivitet og Adobe Sign for integrert e-signering.
Hailail Business , tidligere YouSendIt, består av deres tilbud om fildeling og kreativt samarbeid.
Ascencio KUN KONTOR gir elektroniske dokumentredaktører og produktivitetsverktøy via Cloud eller private nettverk.
Alfresco One fra Alfresco Software, Inc. er en Enterprise Content Management (ECM) plattform som inkluderer dokumentadministrasjon, samarbeid og prosessautomatisering.
Metodikk
Vi brukte en omfattende gjennomgang av søkeord, sosial trending og nettundersøkelser for å begrense listen vår over DMS-tilbud. Vi intervjuet profesjonelle klienttjenester som har erfaring med å bruke DMS og hjelpe kunder med innholdsadministrasjon eller innkjøp av programvare. Med vårt utvalg smalere, gjennomgikk vi deretter hvert selskaps nettsted og så på demoer eller registrerte oss for prøveversjoner, og sammenlignet tilbud spesifikt rundt tjenestetype, priser, kundeservice, skalerbarhet, funksjonalitet, brukervennlighet, kundevurderinger, forretnings- og teknologinettsted. anmeldelser og priser. For eventuell manglende informasjon kontaktet vi selskapet. I denne prosessen fylte vi ikke bare ut informasjonshull, men vurderte også hastigheten og grundigheten av responsen.
Redaksjonell avsløring: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artiklene er redaksjonelt uavhengige - det betyr at redaktører og journalister undersøker og skriver om disse produktene uten påvirkning fra markedsførings- eller salgsavdelinger. Med andre ord, ingen forteller våre journalister eller redaktører hva de skal skrive eller å inkludere noen spesiell positiv eller negativ informasjon om disse produktene eller tjenestene i artikkelen. Artikkelens innhold er helt etter skjønn av reporter og redaktør. Du vil imidlertid merke at noen ganger inkluderer vi lenker til produkter og tjenester i artiklene. Når leserne klikker på disse lenkene og kjøper disse produktene eller tjenestene, kan Inc bli kompensert. Denne e-handelsbaserte annonseringsmodellen - som alle andre annonser på artikelsidene - har ingen innvirkning på redaksjonell dekning. Journalister og redaktører legger ikke til disse linkene, og de vil heller ikke administrere dem. Disse annonsene, som andre du ser på Inc, støtter den uavhengige journalistikken du finner på dette nettstedet.
Redaktørens merknad: Leter du etter dokumentadministrasjonsprogramvare for din bedrift? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:
Redaktørens merknad: Leter du etter dokumentadministrasjonsprogramvare for din bedrift? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:
Redaksjonell avsløring: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artiklene er redaksjonelt uavhengige - det betyr at redaktører og journalister undersøker og skriver på disse produktene uten påvirkning fra markedsførings- eller salgsavdelinger. Med andre ord, ingen forteller våre journalister eller redaktører hva de skal skrive eller å inkludere noen spesiell positiv eller negativ informasjon om disse produktene eller tjenestene i artikkelen. Artikkelens innhold er helt etter skjønn av reporter og redaktør. Du vil imidlertid merke at vi noen ganger inkluderer lenker til disse produktene og tjenestene i artiklene. Når leserne klikker på disse lenkene og kjøper disse produktene eller tjenestene, kan Inc bli kompensert. Denne e-handelsbaserte annonseringsmodellen - som alle andre annonser på artikelsidene - har ingen innvirkning på redaksjonell dekning. Journalister og redaktører legger ikke til disse linkene, og de vil heller ikke administrere dem. Denne reklamemodellen, som andre du ser på Inc, støtter den uavhengige journalistikken du finner på dette nettstedet.
