Bedrifter med 50 eller færre ansatte sjelden har en formell personalavdeling; i stedet er plikter fra rekruttering til fordelsadministrasjon spredt blant kollegaer - en regnskapssjef kan administrere en lønnsleverandør mens mellomnivåansatte skriver jobboppføringer, og en leder gjør nøkkelansettelser.
Over tid blir den delvise tilnærmingen ineffektiv. Hvis bedriften din vokser, når er det på tide å legge til en personaldirektør? Enkelt, sier eksperter: Når personalressursene som forbrukes av oppgavene som kan administreres av en personaldirektør, overstiger kostnadene ved å ansette en. For noen selskaper er det å skape en HR-avdeling en måte å konsolidere outsourcede jobber som ansettelseskonsultasjon og lønnsvedlikehold under ett formål.
'For å gjøre det verdt å ha noen dedikert på heltid til HR, må du ha en kritisk masse på kontoret,' sier Ellen Rudnick, administrerende direktør for Polsky Center for Entrepreneurship ved University of Chicago Booth School of Business.
Med ulike kritiske HR-funksjoner - ansattes opplæring, innstilling av standarder, lønn, ansettelse og oppsigelse - samlet i en stilling, er det viktig å finne den rette personen for jobben bedriften din trenger.
Noen strategiske spørsmål å vurdere: Hvis du vokser, kan det være fornuftig å ansette en HR-leder som har drevet en avdeling for et selskap som er dobbelt så stort som ditt eget - selv om kostnadene i kandidatene ønsket lønn i løpet av perioden. vil sannsynligvis være høyere. Husk dette: Du vil ha en HR-leder som vil være kvalifisert til å hjelpe deg når du vokser.
For det andre, i hvilken grad vil du se på HR-direktøren din for å etablere bedriftens kultur? Hvis du virkelig vil at en person skal bygge videre på kulturen du har etablert, kan du gå inn i ansettelsesprosessen med forventning om at du skal ansette to personer: en til å jobbe med kultur og en til å hjelpe til med å håndtere mer verdslige oppgaver som papirarbeidet involvert i sponsing av ansattes visum eller fordelingsadministrasjon.
For å bedre identifisere hva stillingen du ansetter innebærer, bør du begynne med å ta deg tid til å nøye lage en stillingsbeskrivelse.
Dig Deeper: A Hiring Checklist
Ansette en HR-direktør: Jobbbeskrivelsen
Det første elementet under stillingstittelen skal være en oppsummerende oversikt over hva stillingen blir. En liste over jobboppgaver og ansvarsoppgaver bør følge. Avhengig av hva bedriften din trenger i en HR-direktør, kan listen omfatte design og administrasjon av ansatte politikk og kompensasjonsprogrammer for ansatte, administrasjon av incentivlønn og tilsyn med alarmer, administrasjon av ansattes fordeleprogrammer, tilsyn med bemanningsprosessen - inkludert ansettelse og oppsigelse - og administrasjon av opplæringsprogrammer for ansatte. Kulepunkter fungerer best for å organisere dette ansvaret.
Det er viktig å ikke glemme en fangstfrase for å inkludere tilleggsoppgaver som tildelt, bare i tilfelle jobben forandrer seg over tid eller noe utelates. 'I utgangspunktet er det slik at en ansettelse ikke kommer tilbake og sier' det var ikke i stillingsbeskrivelsen min, 'sa Roberta Chinsky Matuson, president for Northampton, Massachusetts-baserte Human Resource Solutions .
Når stillingsbeskrivelsen er tydelig utformet og avtalt av ledelsen, er det på tide å skrive og legge ut stillingslisten, som grunnlaget allerede er lagt for.
Dig Deeper: Se en prøve Jobbbeskrivelsesmal
Ansette en HR-direktør: Hvordan bestemme kompensasjon
For å finne en lønn som er rimelig å tilby, bør en liten bedriftseier eller ansettelsesleder kontakte et byrå eller to som gjør HR-lønnsstudier. Gjennomsnittlig lønnsinformasjon for salgssjef, spesielt hvis den er bransjespesifikk, kan koste deg et gebyr. Du kan ta disse dataene og kombinere dem med kunnskap hentet fra PayScale.com eller Salary.com og nåværende stillingsannonser online for å få et nøyaktig bilde av hva kandidatene forventer.
Når det er sagt, er det perfekt å spørre søkere om deres lønnsforventninger når det gjelder basis pluss provisjon pluss fordeler. Det er også verdt å spørre hva slags lønnsskala kandidaten forventer for resten av personalet.
For å holde lønnen riktig, for små selskaper som legger til sin første HR-medarbeider, foreslår Jamie Resker, president og grunnlegger av Employee Performance Solutions, å søke den perfekte ansatt som bare er tre til fem år i karrieren - en junior HR-representant som jobbet hardt for noen andre, og selv om de er ivrige, har de ikke vært ute alene ennå.
'Noen som har et nettverk av ressurser og mye motivasjon til å være ute alene, er perfekte,' sier Resker. 'Noen som kanskje er involvert i noen profesjonelle organisasjoner, slik at de kan ta i bruk andre verktøy, si politikken for fjernarbeid, og hjelpe dem med å få inn ressurser.'
hvor høy er kevin mckidd
Dig Deeper: The Right Way to Pay
Ansette en HR-direktør: tiltrekke de riktige søkerne
I tillegg til oversikten og listen over ansvarsområder som finnes i stillingsbeskrivelsen, inneholder en god stillingsannonse de ønskede atferdskarakteristikkene til din ideelle ansettelse. Hvis du ikke er sikker på disse timelige og opplevelsesmessige egenskapene, foreslår Matuson å bare se deg rundt.
'Hvis du har ansatte, ser du på stjernene dine og ser på hva de har til felles,' sier hun. 'I en oppstart er den ideelle medarbeideren noen som kan multi-task, som har høy energi, og som kan bytte spill umiddelbart. En person som vil jobbe bra på et advokatfirma er veldig annerledes. '
Si at for en HR-direktør kan beundringsverdige atferdstrekk omfatte selvtillit, egenretning, motivasjon, ansvarlighet og evnen til å lytte og kommunisere effektivt. En linje i den resulterende oppføringen kan lese: 'Den ideelle kandidaten vil ha utmerkede verbale kommunikasjonsevner og vil kunne tilpasse seg situasjoner som endrer seg raskt. Stillingen krever også sterke nettverk, resonnementer og tidsstyringsevner. En kandidat må kunne opprettholde tillit til oppgaver som intervjuing, prospektering og evaluering av ansatte. '
Deretter inkluderer du minst et avsnitt som beskriver minimumskvalifikasjoner, inkludert foretrukket utdannings- og erfaringsbakgrunn. Å være detaljert vil bidra til å begrense søkerpoolen.
Foretrukket pedagogisk og erfaringsmessig bakgrunn kan også inneholde atferdskarakteristikker. I stedet for et punktum som sier ' 10+ års erfaring kreves , 'vurder noe i retning av' Lagspiller med sterke lederegenskaper og 10 eller flere år med demonstrert evne til å klare seg effektivt. '
Hvis du er redd for en flom av søkere, kan oppføring av lønn redusere bassenget. Ellers foreslår eksperter at det ikke er nødvendig - det begrenser også din evne til å forhandle med en kandidat senere.
Når oppføringen er fullført, kan du legge ut på firmaets jobbnettsted, hvis du har en. Suppler det med oppføringer i målrettede handelspublikasjoner og spesialiserte medier og innlegg på nettsteder. Hvis nettsteder som Craigslist.org og Monster.com virker for allmenne, ikke bekymre deg. I en tid med edderkoppsøk som Indeed.com og SimplyHired.com, vil oppføringen din bli gjennomsøkt av søkemotorer, og kvalifiserte kandidater vil ha muligheten til å finne innlegget ditt.
Når applikasjoner begynner å komme inn, er det opp til deg å sortere gjennom dem, og å finne ut hvem som passer dine kvalifikasjoner og som du vil snakke med. Selv ekspertene sier at denne prosessen alltid er subjektiv.
Dig Deeper: Tips om rekruttering og ansettelse
Ansette en HR-direktør: Intervjue søkere
Hvis intervjuing virker skremmende, må du bare huske at hovedmålene dine er å finne ut: Kan denne søkeren virkelig gjøre jobben, og vil de passe inn i selskapets arbeidskultur? Dette er selvfølgelig bare det grunnleggende. Legg til dette ved å oppdage om søkeren har de ønskede atferdstrekkene du allerede har lagt ut.
'I et intervju vil du gå over jobbansvar og ferdigheter, og den andre komponenten er atferd,' sier Jamie Resker, president og grunnlegger av Employee Performance Solutions. Spesielt ved en oppstart vil entreprenøren vanligvis ha noen som er som støpbar leire, ikke noen som har personligheten til en stålstang. Vil de gå med strømmen? Fordi en liten bedrift fungerer mye annerledes enn et stort selskap. '
Enkel? Å lage spørsmål som fremkaller svar som lett viser svarene på disse spørsmålene, er kanskje ikke så lett som det virker. Å spørre en kandidat om de fungerer godt under press, vil sannsynligvis bare fremkalle et 'ja'. Å stille henne et spørsmål som direkte bruker press, for eksempel ' Hva får deg til å tro at du er bedre for denne jobben enn alle de andre kandidatene? 'eller' Hvilken medarbeider i siste jobb kom du ikke godt overens med, og hvordan håndterte du den situasjonen? 'er mer effektiv, og vil sannsynligvis gi et talende svar. Hypotetiske om en kandidats fremtidige ansettelse i ditt firma kan være enda mer avslørende.
Når du stiller disse atferdsmessige spørsmålene, bør du ikke bare lytte til innholdet i kandidatens svar, men også til stemmen og måten det ligger bak.
Matuson sier: 'Er de ganske sløve? Er de ærlige mot deg? Gjorde de det rette? Be de om hjelp når de trengte det? Etter en stund blir det veldig åpenbart at denne personen er en go-getter, eller de jobber hardt, eller de tar gode avgjørelser. '
Dig Deeper: Behavioral Interviewing: The New Science of Hiring
Ansette en HR-direktør: Kontrollere referanser
Å sjekke en kandidats referanser er den mest oversettede delen av ansettelsespraksisen, men eksperter sier at det er helt essensielt. Mange arbeidsgivere ber også om at søkerne godtar kreditthistoriske kontroller og narkotikaundersøkelser før ansettelse; disse er valgfrie, og avhenger ofte av kall.
Av tre referanser, ta en telefonsamtale med minst to, og vær oppmerksom på tonen i en referanses anbefaling, ikke bare innholdet. De fleste mennesker føler at det ikke er lurt å hemme fremtidig ansettelse for en tidligere ansatt, så kunnskapsrike referanser vil ikke si noe negativt. Ett tips: Legg igjen en telefonsvarer som sier: 'Jeg vil bare sette pris på et tilbakekall hvis du føler at denne kandidaten er eksepsjonell.' Hvis en referanse virkelig tror på kandidaten, vil han eller hun returnere samtalen raskt. Hvis du ikke hører tilbake fra dem, kan du også lese om det.
Personaleksperter anbefaler også å prøve å sjekke en referanse som er ikke anbefalt av kandidaten: Jakt på en person på søkerens siste arbeidsplass (for eksempel på LinkedIn) som burde ha kjent ham eller henne godt, og be om en mening.
Og når du har en referansesjekk på telefonen, hva bør du spørre? Resker, president for Employee Performance Solutions, sier: 'Et spørsmål jeg liker å stille er' hvis personen kunne vært mer effektiv, hva kunne hun ha gjort annerledes. ' Snarere enn å spørre en svakhet, noe som kan gjøre dem ukomfortable. '
richard dawson gretchen johnson bryllup
Dig Deeper: En referansesjekk før utleie
Ansette en HR-direktør: Andre beste praksis
• Flotte kandidater bør naturligvis følge opp et intervju med en samtale eller e-post, noe som gjør det enkelt for deg å invitere dem tilbake til et nytt møte. Gjør det, og la andre ledere møte potensielle kandidater på sitt andre intervju før de tilbyr en stilling. En annen eller tredje mening er verdifull.
hvilken rase er kevin gates
• Sett opp et program som belønner nåværende ansatte for å henvise egnede jobbkandidater. Mennesker i organisasjonen kan gjenkjenne andre som passer godt inn, og som neppe velger noen som ikke trekker i vekt.
• I både stilling og intervju stiller du bare juridiske forpliktelser og stiller bare juridiske spørsmål. Som arbeidsgiver har du ikke lov til å stille spørsmål om en persons alder, rase, trosbekjennelse, seksuelle legning eller sivilstand.
• Til tross for en god magefølelse, må du aldri ansette på stedet. Ta deg tid til å gjennomgå alle intervjuede kandidater, både slik at du har en sjanse til refleksjon, og fordi du vil være i en sterk forhandlingsposisjon når du diskuterer kompensasjon.
• Når du har funnet en ideell kandidat som du har intervjuet og referansesjekket, gi et raskt tilbud og ta den personen om bord så snart som mulig. Ikke glem at de aktivt har søkt en ideell posisjon, og kan motta flere tilbud raskt etter hverandre.
Dig Deeper: Unngå å ansette feil
Ansette en HR-direktør: Ombordstigning av den nye ansettelsen
Stikkordet akkurat nå er 'ombordstigning' for å sikre at en ny ansatt er rask og produktiv så raskt som mulig.
Før den nye medarbeideren til og med går inn døren, er det mye å gjøre. Resker oppsummerer tankesett for ledere å omfavne: 'Arbeidsgivere glemmer at det er veldig skummelt å starte en ny jobb. Tenker på det fra ansattes perspektiv - de vet ikke hvor ting ligger, til og med - hvordan skal de vite at de oppfyller forventningene. '
Det første målet bør være å sørge for at arbeidsstasjonen er satt opp og er ren. Datamaskinen skal være klar til bruk, og det skal være merkeskiltet på døren og visittkortene på pulten - ikke de fra en nylig brann.
'Når du jobber i disse små selskapene, er du alltid underbemannet, du har aldri tid,' sier Rudnick. 'Men det er veldig viktig å ta deg tid til å få en ny ansatt i fart.'
En ting som hjelper er å ha selskapets policy, inkludert ansattes retningslinjer og prosedyrer på plass. Selv om du ikke har en HR-avdeling, er det viktig å ha personalpolitikk fra dag en, sier eksperter. Det vil ikke bare lette overgangen til den nye jobben for ansatte, som vil vite hva som forventes (det er aldri morsomt å måtte spørre en ny sjef 'hva er feriepolitikken?' Den første dagen), men også beskytte selskapet ditt mot potensial fremtidige juridiske problemer. Vurder å inkludere forventet arbeidstid, tilstedeværelse på kontoret og akseptabel personlig bruk av selskapets elektronikk og rom. Det er best å binde den i en guidebok eller ha en online medarbeiderguide som alltid er tilgjengelig for personalet.
Ledere bør prioritere å planlegge ansiktstid med en ny ansatt i løpet av den første dagen eller to - og stille spisse spørsmål om hvordan de har det og hva de føler vil hjelpe dem i jobben som ikke er gitt.
Ser vi fremover, bør et selskap som ønsker å beholde sine nye ansatte planlegge regelmessige innsjekkinger. Matuson foreslår at en leder sjekker inn med en ansettelse etter 30, 60 og 90 dager, bare for å spørre hvilke endringer de kan foreslå, og la dem stille spørsmål vedvarende på en trykkfri måte.
Dig Deeper: Få mest mulig ut av opplæring av ansatte
Ansette en HR-direktør: One More Note
Hvis alt dette virker overveldende (hei, du har ikke en HR-direktør ennå, så ingen bedømmer det), er det arbeidsformidling, hodejegere og ansettelseskonsulenter som du kan trekke ut noen av eller hele denne prosessen.
