Mens cloud computing ikke akkurat et nytt konsept, har Google Apps absolutt raffinert teknologien slik at bedrifter overalt kan dra nytte av hastighet, tilgjengelighet og lagring. Google Apps-pakken, som inkluderer slike populære varemerker som Gmail, Google Kalender og Google Dokumenter, kan gjøre arbeidsflyten blant de ansatte mer flytende, og til og med gi bedre metoder for å kommunisere med kunder og kunder. Følgende veiledning vil belyse årsakene og måtene for deg å implementere Google Apps for å forbedre virksomheten til selskapet ditt.
Hvordan bruke Google Apps for å forbedre virksomheten din: Hvorfor bruke Google Apps?
En av de umiddelbare fordelene som Google Apps for bedrifter har over tradisjonell stasjonær programvare, for eksempel Microsoft Office, er kostnadseffektivitet. Med bare $ 50 per år inkluderer Google Apps-pakken et ubegrenset antall brukerkontoer, tilgang til alle Googles applikasjoner, 25 GB e-postlagring per ansatt, 24/7 kundesupport og en garanti for oppetid på nettverket på 99,9 prosent. (Det er også en gratis versjon med en begrenset mengde nettverkssikkerhet og brukerkontoer, samt færre apper og lagring.) Sammenlignet med de fleste forretnings- og IT-programvare, som ofte kommer med et begrenset antall lisenser per kjøp (for ikke å nevne nødvendig eksterne servere for å være vert for systemet), kan Google Apps bare være nøkkelen til å presse et par ekstra krone fra budsjettet.
'Hvis vi kjøpte eksemplarer av Microsoft Office for alle i selskapet, sparer vi allerede titusenvis av dollar,' sier Brian Wyrick, visepresident for drift i Raidious, et Indianapolis-basert innholdsutviklingsfirma. I tillegg til kostnadsbesparelsene sier Wyrick at Raidious adopterte Google Apps-pakken på grunn av tilgjengeligheten den gir designere og produsenter i forskjellige deler av landet.
'Utility er bra for ethvert oppstartsselskap,' sier Wyrick, 'og å kunne snakke med en ny ansatt på telefonen, og sette dem opp med et webprogram uten at en IT-fyr trenger å gi tilgang til dem, er en flott ting. '
En annen fordel med Google Apps er hver applikasjons evne til å integrere med hverandre - en funksjon som Ken Hayes, eier av et Toluca Lake, California-basert internettannonseringsfirma, sier at han er takknemlig for. `` Det som er bra med Google Apps, er det faktum at jeg kan opprette en hovedkonto for virksomheten min - og e-post, kalender og nettsted er bundet sammen, '' sier han. 'Visst, det er bedre e-post der ute, men ingen har funnet ut hvordan vi kan knytte det sammen som Google.'
Dig Deeper: Google Apps in the Game
Slik bruker du Google Apps for å forbedre virksomheten din: Effektivisering av intern kommunikasjon med Gmail
Da Gmail først kom på scenen, ble den personlige e-postklienten hyllet for sin tilsynelatende bunnløse lagringskapasitet og lynrask søkefunksjon i innboksen. Men med integrasjonen av Google Apps, fungerer mange av Gmails funksjoner like effektivt for bedrifter. Igjen er en av de mest fordelaktige egenskapene til Gmail skyfaktoren - siden det ikke er noen tungvint programvare å bekymre deg for, er Gmail tilgjengelig for dine ansatte hvor som helst, uten å måtte laste ned kontakter eller meldinger til enheter.
'En av de gode tingene med Gmail er at den er nettleserbasert,' sier Wyrick. 'Vi kobler til via telefonene våre og IMAP-klientene. Det er den evnen til ikke å si, 'her er installasjonen av Outlook.' '
Gmails trådede samtaler hjelper også til å forenkle meldinger blant kolleger. For eksempel, hvis flere partier blir CC'et i en e-post, eller hvis flere e-poster har samme emnelinje, blir alle disse meldingene gruppert sammen med hver nye e-post som sendes, og sitter perfekt øverst på innboksen og eliminere bryet med å måtte sjekke tidligere meldinger.
Hvert kontormiljø bør også ha en metode for å sende raske, øyeblikkelige meldinger, og Gmails svar er Google Chat, som er innebygd direkte i grensesnittet til innboksen. 'Vi har virkelig redusert behovet for vårt interne telefonisystem,' sier Wyrick om Raidious 'bruk av messenger. Chatfunksjonen har også en videokonferansekomponent som kan være nyttig når kolleger og ansatte trenger å korrespondere fra eksterne steder.
Mens Gmail er en flott e-postklient, anbefaler Wyrick å tilordne flere kontoadministratorer for den delte forretningskontoen din. 'Når du er registrert, vil du aldri ha alle eggene dine i en kurv,' sier han. 'En dag vil du trenge å gjøre noe når administratoren ikke er tilgjengelig.'
Dig Deeper: Ikke betal noen gang for e-posthotell igjen
Slik bruker du Google Apps for å forbedre virksomheten din: Synkronisere møter og arrangementer gjennom Google Kalender
Avhengig av type virksomhet, kan planlegging av avtaler være en virkelig hodepine. Noen få ansatte (eller bare en) er vanligvis ansvarlige for å spore og videresende datoer og klokkeslett, en metode som bidrar til slip-ups og tapte møter. Med Google Kalender kan flere ansatte legge ut hendelser i en enkelt kalender som hele selskapet kan få tilgang til og redigere deretter. I tillegg kan disse kalenderne være fargekodet slik at seeren blir gjort oppmerksom på endringer i avtaler. Administratorer kan også angi tillatelser til kalendere, slik at bare visse ansatte kan se eller redigere elementer.
Greg Cross, grunnlegger av Cross Creative, et Greenfield, Indiana-basert selskap for digital markedsføring, sier at han nylig oppmuntret en av sine store kunder til å ta i bruk Google Kalender for å hjelpe til med å sortere og beskytte avtaler. '[Han] eier et rådgivningssenter, og han kom til meg og sa:' Vi har fire rådgivere, og vi ser etter en måte som våre kunder kan planlegge avtaler på nettet og holde dem private, 'sier Cross. 'Du kan stille den slik at den ikke viser at du har en rådgivningsøkt med' John Doe 'om depresjon.'
En annen nyttig funksjon i Google Kalender er muligheten til å lage hendelser via Gmail. Når du legger til en ansattes e-postadresse til et arrangement i kalenderen, får den ansatte en invitasjon for å bekrefte at han eller hun er til stede. Etter bekreftelse kan hver ansatt se og legge til notater til arrangementet.
Dig Deeper: Tech Talk: Ad Agency Migrates to Web App
Slik bruker du Google Apps for å forbedre virksomheten din: Forbedre samarbeid og prosjektledelse med Google Docs
Google Docs er et program som lar flere brukere opprette og redigere dokumenter, presentasjoner og regneark - alt på nettet. Vanligvis deler kollegaer dokumenter ved å sende vedlegg til hverandre, noe som ofte resulterer i feil filversjoner og spredte, feilplasserte kopier. Med Google Docs redigeres filen i skyen, der revisjoner lagres og gjenopprettes automatisk.
Som de fleste andre Google Apps, kan administratorer angi tillatelser i Google Docs slik at bare visse arbeidstakere har lov til å se og dele filer. En annen praktisk funksjon er muligheten til å eksportere dokumentene til forskjellige typer filutvidelser, noe som kan være nyttig i de tider når en klient eller kunde trenger en PDF-fil ASAP.
'Jeg bruker Google Dokumenter internt,' sier Cross. 'Jeg har en grafisk designer som bare jobber deltid, så jeg legger inn estimater og kundeforslag der.' Ved å bruke Google Docs til å redigere andre vanlige filer, for eksempel reiseruter, nyhetsbrev og artikler, kan det hjelpe med å løse vanlige problemer som oppstår blant ansatte når de samarbeider om prosjekter.
Like nyttig som Google Docs har vært for mange bedriftseiere, sier Wyrick of Raidious at en ting å huske på er det faktum at personellene dine vil ha varierende grad av datakunnskaper. Så hvis og når du implementerer Google Docs for å lage og redigere de viktigste filene dine, sier Wyrick, kan det være nyttig å utpeke en prosjektmester som forstår applikasjonen.
'Det kan være noen brukere som vil være mindre begeistret for endringene,' sier Wyrick. Han råder også nykommere til å besøke hjelpeguiden på Google Apps-nettstedet.
Dig Deeper: 10 tips for oppstart av teknologi
Slik bruker du Google Apps for å forbedre virksomheten din: Dele selskapets kunnskap med Google Sites
Google Nettsteder er et grunnleggende nettstedbyggingsverktøy som bedrifter kan bruke til å lage et privat intranettknutepunkt for ansatte, eller til og med et offentlig domene som fungerer som ansiktet på virksomheten din. Google Nettsteder lar deg importere informasjon fra andre apper, for eksempel avtalekalenderen eller standard klientskjemaer, og legge den ut på nettstedet ditt slik at ansatte eller kunder har enkel tilgang til dem.
'Google Nettsteder er som et wiki-system,' sier Hayes, som bruker applikasjonen slik at han og hans forretningspartner i Danmark kan holde styr på selskapets prosjekter, ideer og entreprenører. 'Jeg har satt opp seksjoner for konkurrentens ideer vi ønsker å forbedre, og til og med problemer vi ønsker å løse i vår virksomhet.'
Du kan bare utpeke visse ansatte til å ha administrative evner, dvs. redigere og legge ut informasjon om nettstedet, eller gi tilgang til hele teamet ditt (spesielt hvis du opererer med et tett sammensatt personale).
Dig Deeper: Topp 10 gratis apper og tjenester for bedrifter
Slik bruker du Google Apps for å drive virksomheten din: Finne flere ressurser på Google Apps Marketplace
Hvis applikasjonene utelukkende er laget av Google ikke oppfyller alle dine behov, ikke glem å sjekke ut Google Apps Marketplace, hvor du kan finne mange tredjepartsapper - noen gratis - som serverer en rekke funksjoner og integrere med de andre standardappene. Intuit Online Payroll lar deg for eksempel betale ansatte direkte fra Google Kalender og gi dem online tilgang til lønnsstasjoner. Zoho CRM er et verktøy for styring av kundeforhold som hjelper til med å forbedre klientinteraksjonen på en rekke måter, for eksempel sporing og sortering av e-postsamtaler.
For å øke funksjonene til Google Kalender, bruker Greg Cross of Cross Creative Tungle.me, en app som lar medlemmene publisere offentlige tidsplaner, godta avtale om forespørsel og redusere dobbeltbestillinger. 'Det hjelper virkelig å integrere arbeidsflyten min,' sier Cross. 'Når personen bekrefter avtalen, går den i [Google] -kalenderen min, og jeg blir varslet på telefonen min. Så mellom samarbeidet mellom de to funksjonene, fungerer det bra for meg. '
Ifølge Cross blir Google Apps for bedrifter raskt en nødvendighet og mindre et pent produkt å prøve. Appenes kompatibilitet, sammen med tilgjengeligheten til skyen, sier han, gir mange mennesker muligheten til å utnytte kontorteknologi effektivt for første gang. 'Det vil være interessant å se hvordan andre programvareselskaper overlever fremover, fordi nettbaserte apper er mer enn bare en kjepphest,' sier Cross. 'Det er ikke' fremtidens bølge '- den er akkurat nå.'
Dig Deeper: 5 flotte programvarepakker for Bootstrappers
