Annet enn forretningsplaner, er sammendrag sannsynligvis den viktigste av alle forretningsdokumenter. Det er rettferdig å si at nesten alle store avgjørelser i ethvert selskap av hvilken som helst størrelse involverte et sammendrag under beslutningsprosessen.
Dessverre tror mange feilaktig at et sammendrag er et sammendrag av dokumentet, som en 'Cliff Notes'. Nei, nei.
Formålet med et sammendrag er å anbefale en beslutning, ikke å gi informasjon. Det lengre dokumentet gir detaljert bevis for den anbefalingen.
Løst basert på samtaler jeg har hatt med forslagguru Tom Sant , slik skriver du et sammendrag som vil overbevise en leder (eller ledergruppe) om å ta en beslutning:
1. Beskriv et problem, behov eller mål.
Under ordene 'SAMMENDRAG' forklarer i en eller to setninger (på det meste) hvorfor en beslutning er nødvendig. Vær spesifikk og inkluder kvantifiserbare målinger, hvis mulig.
Feil:
Dette dokumentet beskriver XYZ-løsningen i detalj. Her er et sammendrag av innholdet ...
Ikke sant:
Vi opplever et underskudd på 10 millioner dollar i årlige inntekter på grunn av avbrudd i telekommunikasjonsnettverket.
2. Beskriv ønsket resultat.
I en eller to setninger (på det meste) beskriver hva som vil være annerledes hvis problemet løses, behovet blir oppfylt eller målet oppnås. Ikke gi noen detaljer om løsningen.
Feil:
I kapittel 1 beskriver vi flere standard-kompatible analoge flukskondensatorer ...
Ikke sant:
I følge våre estimater (se avsnitt 1) vil reduksjon eller eliminering av disse avbruddene øke lønnsomheten vår med så mye som 20%.
3. Beskriv løsningsforslaget.
Under ordet 'FORSLAG' beskriver du i en serie med korte avsnitt elementet i løsningen på problemet (som i trinn 1) som vil skape ønsket resultat (som i trinn 2).
I hvert avsnitt, se avsnittene i det større dokumentet der den delen av løsningen er beskrevet i detalj. Gjør hvert avsnitt skarpt og lesbart. Unngå sjargong, biz-blab og unødvendige abstraksjoner. Hvis det er mulig, ordner du avsnittene i en trinnvis plan.
Feil:
Utnyttelse av vår eksisterende infrastruktur vil kapitalisere tidligere teknologiinvesteringer og samtidig optimalisere omskolingskravene. Den forbedrede påliteligheten vil føre til at vår oppdragskritiske produktivitet eksploderer, og derved skape et inntektsgivende konkurransefortrinn.
Ikke sant:
For å løse problemet ovenfor foreslår vi følgende:
1. Kjøp og installer et pilotsystem. Dette vil tillate oss å teste den nye programvaren uten å skade vår daglige drift. Kravene til dette pilotsystemet er beskrevet i avsnitt 4.
[flere trinn]
4. Forklar hvordan du vil overvinne risiko.
Hver forretningsbeslutning som ikke er en no-brainer innebærer et visst nivå av risiko. Derfor, under overskriften 'RISIKO', kort beskriv disse risikoene og hvordan du foreslår å overvinne dem (eller hvorfor de egentlig ikke er en risiko).
Nok en gang, hold disse avsnittene stramme. Bruk vanlig språk. Som med forrige trinn, knytt hvert avsnitt til den relevante delen av det lengre dokumentet.
Feil:
Den foreslåtte løsningen er leverandøragnostisk og integreres i flere systemarkitekturer ved bruk av tilpassede kjøreklare skript ...
Ikke sant:
For å konvertere hele kundeserviceavdelingen, må vi omskole servicepersonellet vårt, noe som kan redusere avdelingens responstid. Vi planlegger imidlertid å redusere denne muligheten ved å skrive en tilpasset opplæringshåndbok.
5. Be om avgjørelsen du vil ta.
Under overskriften 'ANBEFALING', beskriv med så få ord som mulig, avgjørelsen du vil at utøvende (e) skal ta. Vær spesifikk.
Hvis beslutningen innebærer penger inkluderer beløpet. Hvis det er grunner til at avgjørelsen må tas innen en viss tid, må du overflate dem.
Feil:
Vår pågående bekymring for telefonbrudd fortsetter å påvirke selskapet vårt, og det bør derfor behandles raskt.
Ikke sant:
For å fullføre dette prosjektet innen utgangen av inneværende regnskapsår uten å forstyrre vår nåværende virksomhet, trenger vi at du godkjenner en økning på 2 millioner dollar i neste kvartals IT-budsjett.
Eksempel på sammendrag
Nedenfor er de to sammendragene beskrevet ovenfor slik de faktisk ville vises. Hvis du ikke tror at det første eksemplet er kunstig ugjennomsiktig, forsikrer jeg deg om at jeg personlig har sett verre. Langt verre.
Feil:
KORTFATTET SAMMENDRAG
Dette dokumentet beskriver XYZ-løsningen i detalj. Her er et sammendrag av innholdet:
I kapittel 1 beskriver vi flere standard-kompatible analoge flukskondensatorer ...
[flere kapittelsammendrag]
Utnyttelse av vår eksisterende infrastruktur vil kapitalisere tidligere teknologiinvesteringer og samtidig optimalisere omskolingskravene. Den forbedrede påliteligheten vil føre til at vår oppdragskritiske produktivitet eksploderer, og derved skape et inntektsgivende konkurransefortrinn. Den foreslåtte løsningen er leverandøragnostisk og integreres i flere systemarkitekturer ved bruk av tilpassede kjøreklare skript.
Vår pågående bekymring for telefonbrudd fortsetter å påvirke selskapet vårt, og det bør derfor behandles raskt.
Ikke sant:
KORTFATTET SAMMENDRAG
Vi opplever et underskudd på 10 millioner dollar i årlige inntekter på grunn av avbrudd i telekommunikasjonsnettverket.
I følge våre estimater (se avsnitt 1) vil reduksjon eller eliminering av disse avbruddene øke lønnsomheten vår med så mye som 20%.
FORSLAG
For å løse problemet ovenfor foreslår vi følgende:
- Kjøp og installer et pilotsystem. Dette vil tillate oss å teste den nye programvaren uten å skade vår daglige drift. Kravene til dette pilotsystemet er beskrevet i avsnitt 4.
[flere trinn]
RISIKO
- Mulighet for lavere responstid . I trinn 3 av planen ovenfor må vi omskole servicepersonellet vårt, noe som midlertidig kan redusere avdelingens gjennomsnittlige responstid. Vi planlegger imidlertid å redusere denne muligheten ved å skrive en tilpasset opplæringshåndbok.
[flere risikoer]
ANBEFALING
hvor mye er john cusimano verdt
For å fullføre dette prosjektet innen utgangen av inneværende regnskapsår uten å forstyrre vår nåværende virksomhet, trenger vi at du godkjenner en økning på 2 millioner dollar i neste kvartals IT-budsjett.
Seriøst, hvilke av disse to sammendragene tror DU sannsynligvis vil føre til den beste avgjørelsen?
