En kontorarbeider fikk sparken etter henne arbeidsgiver oppdaget sexbloggen hennes . En servitør ble sparket for å ha ventet om en kunde på Facebook. En kvinne mistet et jobbtilbud hos Cisco på grunn av noe hun sa på Twitter. Disse hendelsene illustrerer hvorfor det kan være lurt å lage en politikk for sosiale medier for dine ansatte.
'Jeg vil si at det er helt avgjørende for enhver størrelsesforretning med ansatte å ha en policy for sosiale medier,' sa Vivienne Storey, daglig leder for BlandsLaw , et boutique advokatfirma utenfor Sydney, Australia, som spesialiserer seg på arbeidsrett. Storey skriver også for firmaets blogg på sosiale medier politiske spørsmål. 'Hvis du ikke gjør det, hvordan administrerer og overvåker du hva som blir sagt om selskapet og hvordan sosiale medier brukes?'
En policy for sosiale medier skisserer de ansatte selskapets retningslinjer eller prinsipper for kommunikasjon i den elektroniske verdenen. Trenger du en eksplisitt policy for sosiale medier? Vi skisserer trinn for å ta den avgjørelsen, samt hva du skal inkludere og hvordan du implementerer den nye policyen.
Skrive en policy for sosiale medier: Bestemme når du skal opprette en policy for sosiale medier
En sosial mediepolitikk kan være selskapets første forsvarslinje for å redusere risikoen for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Du har kanskje allerede en taushetsavtale, men det er kanskje ikke nok. Det kan være tilstrekkelig å legge til noen linjer i arbeidstakershåndboken for å avklare at konfidensialitetsavtalen dekker ansattes interaksjoner på sosiale medier. Men det anbefales å opprette en egen policy for sosiale medier for å ha noe spesifikt å arkivere og tilgjengelig for ansatte, og at de er klar over politikkens eksistens.
Jason Falls, en sosial mediestrateg ved Social Media Explorer LLC i Louisville, Kentucky, mener selskaper burde ha flere retningslinjer for sosiale medier. 'En del av problemet er at sosiale mediepolitikk er en feilaktig navn, sier Falls. 'Det er mer enn bare å fortelle de ansatte hva de kan og ikke kan gjøre på selskapets datamaskiner.'
Her er en liste over noen retningslinjer for sosiale medier Falls foreslår at selskaper bør vurdere å lage:
• Ansattes etiske retningslinjer for online kommunikasjon
• Arbeidskodeks for ansattes representasjon i online kommunikasjon
• Retningslinjer for offentliggjøring av ansatte
• Retningslinjer for bruk av Facebook på ansatte
• Policy for ansattes personlige blogg
• Retningslinjer for ansattes personlige sosiale nettverk
• Personlig Twitter-policy for ansatte
• Ansattes LinkedIn-policy
• Corporate Blogging Policy
• Retningslinjer for bruk av bedriftsblogger
• Godkjenningsprosess for bedriftsblogg
• Kommentarregler for bedriftsblogger
• Retningslinjer for bruk av Facebooks merkevare
• Corporate policy for offentlige kommentarer / meldinger
• Retningslinjer for bedriftens Twitter-konto
• YouTube-policy for bedrifter
• Retningslinjer for offentlig kommentar til YouTube
• Retningslinjer for passord for selskapet
'Selv om det kan virke useriøst å stave ut retningslinjer for alle sosiale nettverk, er det ikke helt poenget,' sier Falls. 'Ulike nettverk har forskjellige implikasjoner for forskjellige selskaper.'
Det er to tilnærminger for å lage en sosial mediepolitikk. Du kan skrive en komplett policy for sosiale medier som adresserer alle tilgjengelige sosiale medier. Eller du kan skrive retningslinjer etter behov. For eksempel, hvis selskapet ikke har sosiale medier på YouTube, trenger du kanskje ikke å ta opp bruk av YouTube og video. Men når virksomheten utvides, legger du til en YouTube-policy senere.
'Jeg vil si at det er to brede grunner til å ha et sett med retningslinjer for sosiale medier for hvert selskap: krisehåndtering eller merkevaremulighet,' sier Mario Sundar, samfunnsevangelist hos LinkedIn. 'Sosiale medier kan være en enorm mulighet for dine ansatte til å bidra til å bygge bedriftens merkevare, men la oss ikke glemme at det også eksisterer en enorm risiko for enkeltpersoner å utilsiktet skade selskapets merkevare, og ved å definere et sett med retningslinjer hjelper du med å redusere risikoen . '
Dig Deeper: Trenger du en policy for sosiale medier?
Skrive en policy for sosiale medier: Hva du bør inkludere
Sosiale medier handler om deling og samarbeid. Av denne grunn mener Sundar at den beste måten å lage en policy på er å finne det han kaller 'sosiale medier-evangelister' fra ditt firma. 'Få inn dine mest aktive ansatte på sosiale medier for å samarbeide og hjelpe deg med å lage retningslinjene dine for sosiale medier.' Å inkludere ansatte i prosessen skaper interne talsmenn for politikken. Politikken bør handle mer om hvilke ansatte kan gjøre og beste praksis for bruk av sosiale medier kontra alle ting ansatte kan ikke eller burde ikke gjøre på sosiale medier.
kidada jones og jeffrey nash
Når du utformer en policy, må du sørge for å:
1. Påminn de ansatte om å gjøre seg kjent med arbeidsavtalen og retningslinjene som er inkludert i arbeidstakermanualen.
2. Oppgi at policyen gjelder multimedia, nettsteder for sosiale nettverk, blogger og wikier for både profesjonell og personlig bruk.
3. Innlegg på Internett skal ikke avsløre informasjon som er konfidensiell eller proprietær for selskapet eller til noen tredjepart som har gitt informasjon til selskapet.
4. Hvis en ansatt kommenterer noen aspekter av selskapets virksomhet, må de tydelig identifisere seg som en ansatt og inkludere en ansvarsfraskrivelse.
5. Ansvarsfraskrivelsen bør være omtrent som 'de synspunkter som er uttrykt er mine alene og gjenspeiler ikke nødvendigvis synspunktene til (firmaets navn).'
6. Innlegg på Internett skal ikke inkludere firmalogoer eller varemerker med mindre det blir bedt om og gitt tillatelse.
7. Innlegg på Internett må respektere copyright, personvern, rettferdig bruk, økonomisk avsløring og andre gjeldende lover.
8. Ansatte skal verken kreve eller antyde at de snakker på selskapets vegne.
9. Bedriftsblogger, Facebook-sider, Twitter-kontoer osv. Kan kreve godkjenning når den ansatte poster om selskapet og bransjen.
10. At selskapet forbeholder seg retten til å be om at visse emner blir unngått, trekke visse innlegg og fjerne upassende kommentarer.
Når du oppretter en politikk for sosiale medier, trenger du ikke å finne opp hjulet på nytt. Flere selskaper inkludert Cisco , IBM , Intel , Microsoft , og Razorfish har utviklet klare, men allikevel omfattende sosiale mediepolitikker. Hvis du leter etter noen gode eksempler på sosiale medieretningslinjer fra forskjellige selskaper Nettsted for styring av sosiale medier har en online database med over 100 sosiale medier.
Falls anbefaler Social Media Policies Toolkit tilbudt av Toolkit Café for $ 149. Verktøysettet inneholder maler for forskjellige typer politikk for sosiale medier. Storey sier: 'Det er mange nettsteder du kan kopiere retningslinjer for sosiale medier fra, men jeg vil også si få en advokat involvert og sørg for at policyen din er tilpasset ditt firma.
(Merk: Selv om denne guiden består av ting eksperter vi har intervjuet sier at det er trygt å ta med, bør det ikke tolkes som juridisk rådgivning.)
Dig Deeper: Bedriftseierens verktøy for sosiale medier
Skrive en policy for sosiale medier: profesjonell bruk og oppmuntring til personlig bruk av sosiale medier
En sosial mediepolitikk lar ansatte få vite hva de trenger å vite for å kommunisere selskapets melding effektivt, og hva de bør og ikke bør gjøre.
'De ansatte, kundene og selskapene dine er allerede på sosiale medier og vil mer enn sannsynlig snakke om selskapet ditt,' sier Katrina Collier, grunnlegger og direktør for Winning Impression LTD , et London-basert firma som hjelper selskaper med sosial rekruttering. 'Tydelige retningslinjer vil sikre at firmaets merkevare forbedres og at omdømmet ditt ikke blir ødelagt av en villfarende kommentar.'
Det er gunstig for ansatte å ha sine innspill til selskapenes sosiale medier. De kan ha god innsikt og meninger å dele med kunder og kunder. Ansatte er en fantastisk ressurs og kan hjelpe deg med å markedsføre virksomheten din på sosiale nettverk.
Dig Deeper: 12 tips for å øke din tilstedeværelse på sosiale medier
Skrive en policy for sosiale medier: Hvordan implementere policyen
Leksjonen å lære av eksemplene på ansattes oppsigelser og hvordan noen selskaper har valgt å adressere sosiale medier, er å gjøre policyen så tydelig som mulig.
De beste formatene for denne policyen er å først oppgi policyen og følge med en punkttegning av nøkkelpunktene. Microsofts policy inkluderer en ofte stilte spørsmål-seksjon som ytterligere tydeliggjør policyen for ansatte. Catherine Allen, visepresident i SKIFT-kommunikasjon et PR-byrå med kontorer i Boston, San Francisco og New York, foreslo å tilby retningslinjer eller beste praksis. Allens firma opprettet et utkast til anbefalinger fra sosiale medier at bedrifter kan justere for å dekke deres behov. 'Vårt firma opprettet dette basert på timevis av forskning på andre selskapsretningslinjer, for å effektivisere prosessen for våre kunder.'
Når politikken for sosiale medier er avsluttet, er det viktig å fortelle de ansatte at det har skjedd en endring i medarbeideravtalen som hver ansatt undertegnet da de ble ansatt. En e-post eller et notat skal sendes til alle ansatte, inkludert en kopi av den nye policyen eller en lenke til hvor de kan referere til policyen. Å utdanne dine ansatte i sosiale medier vil hjelpe deg med å dempe uhell.
Dig Deeper: Mer om menneskelige ressurser
Skrive en policy for sosiale medier: tilleggsressurser
