I en verden som går så mye over digitale medier som i det virkelige liv, må vi alle lære å tenke mer som forfattere.
Selv om du går inn på et kontor hver dag, bruker du sannsynligvis mesteparten av tiden din på å snakke med kolleger, kunder eller kunder via e-post . Eller i økende grad gjennom tekster eller meldingsapper. Hvis du jobber hjemmefra eller driver din egen virksomhet, kan du gå hele dager uten å snakke høyt til et annet menneske. Ingen dom; Jeg har vært der også.
al pacino beverly d'angelo
Dette betyr at du er forfatter uansett hvor mye du avskyr engelsk på videregående skole eller komposisjon på college. Ikke forvent å komme etter jobben min når som helst snart - jeg kjemper deg for det - men du bør ta ferdighetene på alvor og forstå litt om hvordan du kan formidle et budskap gjennom det skrevne ordet.
Nøkkelen til skriftlig kommunikasjon folk flest glemmer
De fleste av oss skriver forretningskommunikasjon med vårt mål i tankene: informasjonen vi trenger å dele eller hva vi vil at mottakeren skal gjøre for oss. Meldingen går ofte tapt, fordi vi glemmer ett grunnleggende element i enhver skriving: publikum.
Å forstå publikum er viktig for å skrive noe som gir mening for dem - og som derfor beveger dem til hvilken handling eller forståelse du vil oppnå. Det stemmer om du skriver en bok for massene eller en chatmelding til en enkelt kollega.
Du vil kaste bort mye tid med misforståelser hvis du ikke først tar deg tid til å forstå personen på den andre siden av meldingen din. Når jeg låner fra måten programvareutviklere planlegger prosjekter ved først å forstå sluttbrukeren deres, definerer jeg et publikum ved hjelp av det jeg kaller en ' leserhistorie . '
Det er en enkel måte å raskt skissere hvem de er, hva de vet, hvordan de tenker, hva de vil og hvorfor de vil ha det. Du må vite disse tingene hvis du vil at meldingen din skal lande godt, enten du deler nyheter om en ny policy med personalet ditt eller bare gir dem veibeskrivelse til høytidsfesten.
For å opprette en leserhistorie, fyll ut blankene i denne uttalelsen: Som en [type person] vil de ha [noe mål] slik at [av en eller annen grunn].
Hvordan lage et budskap for å nå alles mål
Her er et eksempel jeg møter hver dag på The Penny Hoarder. Jeg leder en redaksjon som grensesnittet med salgsteamet vårt. Av natur snakker vi forskjellige språk og har tilsynelatende konkurrerende mål. En leserhistorie om salgsteamet vårt kan se slik ut:
hvor høy er Ryan tedder
Som erfarne salgsrepresentanter, de vil ha å lande høyt betalte kunder og gi dem det de trenger så det de kan tjene inntekter for selskapet og holde kundene fornøyde.
Når jeg prater med en selger om hvorvidt en annonsør passer for oss, kunne jeg bare snakke om teamets mål om å skrive engasjerende innhold:
Hei, det produktet er kjedelig, og språket de ba om er misvisende, og jeg kan ikke etisk skrive noe som anbefaler det til våre lesere.
Eller jeg kan vurdere selgerens mål og motivasjoner og skrive med dem i tankene:
Elsker at du ser på selskaper med budsjetter i størrelsen; det kan virkelig åpne muligheter for oss! Historisk har ikke leserne reagert godt på denne typen produkter, så jeg er bekymret for at vi ikke vil kunne levere publikum klienten leter etter. Hva tror du er de beste neste trinnene våre?
Spoiler: Jeg har lært å gjøre det siste, og det er mer effektivt for å nå målene til begge lag. Omvendt forstår salgsteamet våre redaksjonelle motivasjoner, og de snakker til oss med tanke på dem.
hvor høy er scott conant
Dette gjelder også sjargong. Ikke overbelast en mottaker med en melding full av moteord, akronymer eller bransjespesifikt språk hvis du vet at de sannsynligvis ikke er i løkken. Det vil bare få dem til å føle seg dumme eller føre til forvirring, du må bruke tid på å løse opp.
Ta i stedet et sekund for å definere dem med en leserhistorie før du skyter av e-post eller tekst for å finne ut hva de gjør og ikke vet.
