Håndbøker for ansatte , politikk- og prosedyremanualer, ansattes håndbøker - uansett hva du vil kalle dem - blir ofte ansett som et nødvendig onde av både ansatte og arbeidsgivere. De genererer vanligvis forferdelse fra ansatte, spesielt hvis de ikke er klare, velskrevne og spesifikke for virksomheten, og hvis de mest fokuserer på negativitet - med andre ord, bare hva du ikke skal gjøre. I mellomtiden ser arbeidsgivere vanligvis på disse håndbøkene når det gjelder hvordan de skal dekke sine ... eiendeler ... i tilfelle potensielle søksmål.
Det er imidlertid en bedre måte.
Eksperter sier at små og mellomstore bedrifter kan lage medarbeiderhåndbøker som både beskytter dem mot søksmål og beroliger medarbeiderne ved å stave selskapets retningslinjer positivt. For å ha en effektiv policyhåndbok, bør arbeidsgiveren ta seg tid til å identifisere hva som er viktig for virksomheten, både for å holde de ansatte informerte og glade, samt oppnå de forretningsmessige målene for selskapet. 'Det kan tjene som en lekebok og stave ut spillereglene for ansatte om hva som forventes av dem,' sier Nancy Cooper, leder av arbeids- og sysselsettingsgruppen for Garvey Schubert Barer , et advokatfirma med base i Portland, Oregon.
'Verdien er at ansatte kan forstå hva som forventes av dem og hva de kan forvente av selskapet,' legger Paul Rowson, administrerende direktør i Verden på jobben , en global menneskelig ressursforening som fokuserer på kompensasjon, fordeler, arbeidsliv og integrerte totalbelønninger. 'Dette inkluderer hvordan lønnsbeslutninger kommer frem, hvordan de vurderes på resultatene, hvordan selskapet behandler ting som sykefravær og andre fordeler, hvordan selskapet ser på arbeidslivsprogrammer og hvordan de vil bli behandlet i en tvist.' Å ha alle disse problemene stavet i en håndbok kan frigjøre en ansatt til å gjøre sitt beste, legger han til uten bekymringer for at en arbeidsgiver vil behandle dem urettferdig.
Men djevelen er i detaljene, som de sier. Suksessen til en ansattes håndbok henger på hva du inkluderer og hvordan du ordlyder. Den første regelen for å skrive en vinnende spillbok er at den må skrives på en klar, forståelig måte og gjenspeile virksomhetens kultur. Visse retningslinjer må være i håndboken ved lov. Dette betyr at du bør ta deg tid til å lære om lokale og statlige krav, så vel som føderale krav, sier Cooper. Andre retningslinjer bør være i håndboken for å beskytte arbeidsgiveren. 'Uansett årsaken bak politikken, bør alle håndheves på en konsekvent måte,' legger hun til.
Redaktørens merknad: Leter du etter HR Outsourcing for din bedrift? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:
Følgende veiledning vil skissere hva du må ha med i loven, klausuler som juridiske eksperter sier at hver ansattes håndbok skal inneholde, og deretter andre valgfrie bestemmelser du kanskje vil ta med i en ansattes håndbok for å få det til å fungere for deg og dine ansatte.
Hva skal jeg inkludere i en ansatt håndbok: Håndbokbestemmelser som kreves av loven
Før de begynner å skrive en ansatt håndbok, må bedriftsledere forstå hva de trenger å inkludere i loven. Det kan også avgjøre hvordan du bestemmer deg for å sette opp medarbeiderhåndboken.
Det første trinnet er å bli kjent med føderale, statlige og lokale arbeidslover som du må overholde - noen er til og med pålagt å bli lagt ut i selskapets ansatt håndbok. US Department of Labor staver ut informasjon til arbeidsgivere om føderale lover som påvirker arbeidsplassproblemer på nettstedet sitt på www.dol.gov . Hvis virksomheten din opererer i mer enn én stat, kan du ha juridiske grunner til å skrive forskjellige håndbøker for ansatte i hver stat. 'Hver stat har unike ansettelseslover,' sier Cooper. 'Mange av lovene på statsnivå sier at du må ha det i håndboken.'
hvor gammel er nathan sykes
Andre problemer kan også påvirke hvordan du nærmer deg ansattes håndbok. For eksempel, hvis du har forskjellige forretningsenheter, for eksempel et produksjonsanlegg og et salgs- og forskningsanlegg, kan det være lurt å ha kjernehåndboken til å være den samme for hver gruppe ansatte, men det kan være lurt å inkludere spesifikke retningslinjer for spesifikke forretningsenheter , for eksempel hvis en forretningsenhet har en fagforening eller timelønnede ansatte, sier Cooper.
Etter å ha bestemt deg for hvordan du skal tilnærme ansattens håndbok, må du bestemme hvilke retningslinjer du må ta med i loven. Noen selskaper tilbyr programvare eller maler som kan være en god start for å lede deg gjennom prosessen. Men politikk kan variere fra stat til stat. Hvis du er usikker på hvilke retningslinjer som kreves av loven, bør du sjekke med personalorganisasjoner eller din arbeidsadvokat. Mange statlige arbeidsavdelinger har også oppføringer på sine nettsteder for arbeidsgivere om lover de må overholde når de driver forretninger i staten, og disse kan være nyttige for å avgjøre hva de skal inkludere i en ansattes håndbok.
Retningslinjene du må inkludere i en ansattes håndbok i henhold til lov kan inneholde følgende:
- Retningslinjer for familie medisinsk permisjon . Den føderale regjeringens lov om familie medisinsk permisjon krever at arbeidsgivere av en viss størrelse må gi ansatte opptil 12 ukers ubetalt permisjon i løpet av en 12-måneders periode for fødsel eller omsorg for et barn, for å ta vare på et nærmeste familiemedlem med en alvorlig helsetilstand , eller hvis den ansatte har en alvorlig helsetilstand. Mange stater har også sin egen politikk angående ulønnet familieferie.
- Retningslinjer for lik sysselsetting og ikke-diskriminering . US Department of Labor krever at mange bedrifter legger ut informasjon om at virksomheten følger lovgivning om ikke-diskriminering og like muligheter for ansettelse i ansettelse og forfremmelse.
- Arbeidstakers erstatningspolitikk . Mange stater krever at ansatte blir informert om arbeidstakerens kompensasjonspolitikk skriftlig.
Blant andre lover som kan kreve inkludering i ansattes håndbøker, er retningslinjer for innkvartering av funksjonshemminger, politikk for militærpermisjon, politikk for amming, og kriminalitetsofre forlater politikk.
Grave dypere: Hvordan sette sammen en ansatt håndbok
Hva skal du inkludere i en ansatt håndbok: Klausuler Hver ansatt håndbok bør inneholde
Det er noen generelle ansvarsfraskrivelser som hver ansattes håndbok skal ha.
teri nelson datter av david nelson
- Ikke en kontrakt . Det er viktig å påpeke at håndboken bare er det - en håndbok - og ikke gir noen løfter om fortsatt ansettelse. Cooper anbefaler følgende formulering: 'Denne håndboken er ikke en kontrakt, uttrykkelig eller underforstått, og den garanterer heller ikke ansettelse i en bestemt periode. Selv om vi håper vårt ansettelsesforhold vil være langsiktig, kan enten selskapet eller du avslutte forholdet når som helst, med eller uten varsel, med eller uten grunn, i den grad loven tillater det. '
- Håndbok trumfer tidligere policydokumenter . Håndboken skal gjøre det klart at det er det ultimate ordet om selskapets policyer. Cooper foreslår at du bruker følgende språk: 'Denne medarbeiderhåndboken erstatter og erstatter alle tidligere retningslinjer og prosedyrer, inkludert, men ikke begrenset til, alle notater eller skriftlige retningslinjer som kan ha blitt utstedt om emnene som er dekket i denne håndboken.'
- Retningslinjene i håndboken kan endres . Det er viktig å legge igjen et lite vri rom fordi tidene endres, nye problemer dukker opp, og du må kanskje gjøre endringer. Slik foreslår Cooper at du formulerer denne bestemmelsen: 'Retningslinjene som er inkludert i denne håndboken er kun retningslinjer og kan endres slik selskapet anser det hensiktsmessig og nødvendig. Fra tid til annen kan du motta varsel om nye eller endrede retningslinjer, prosedyrer, fordeler eller programmer. '
- Bekreftelsesside for ansatte . For å beskytte virksomheten din og verifisere at de ansatte er klar over at bedriften din overholder disse lovene, er det viktig å inkludere en bekreftelsesside som den ansatte signerer og returnerer. Bekreftelsen skal si at arbeidstakeren forstår at det er deres ansvar å lese og følge retningslinjene. 'Du vil ha kvitteringssiden som kan fjernes fra håndboken,' sier Cooper. 'Når den er signert, må den gå inn i den ansattes personalmappe.'
Grave dypere: Verktøy: Bekreftelse av kvittering for en ansattes håndbok
Hva skal du inkludere i en ansatt håndbok
Før du skriver ansattes håndbok, bør du også ta deg tid til å finne ut hva som er viktig for deg som bedrift. Bryr du deg om hvordan dine ansatte fremstår når de er på jobb? Vil du at de skal avstå fra tekstmeldinger mens du er på jobben? Bryr du deg om de blogger om selskapet? Hvis problemet er viktig for deg, og du har forventninger til ansattes oppførsel, bør du ta det opp i en policy.
Viktige problemer kan være ting som den ansattes evne til å bruke mobiltelefoner på jobben eller under kjøring; håndtere riktig måte (eller upassende måte) som ansatte diskuterer arbeidsgiveren i chatterom eller på blogger etter timer; eller til og med arbeidsgiverens evne til å løse problemer som er skapt av måten ansatte bruker datamaskiner, e-post og talepost på, sier Cooper. 'En av de viktigste tingene å huske er at håndboken din må gjenspeile måten du gjør forretninger på. Hvis du skriver en policy, vær forberedt på å håndheve policyen - enten det er en policy som setter grenser eller en policy som støtter mål. Du må ha håndboken din til å reflektere virksomheten din. '
Du må også bestemme hvilken tone du vil at håndboken din skal ta. Mange håndbøker er skrevet fra det negative 'skal ikke'-perspektivet. Noen av de mest effektive håndbøkene er imidlertid de som er skrevet fra et positivt perspektiv. 'Sikker på at ansatte trenger å vite hva slags oppførsel som vil forårsake problemer, som for mye fravær, men politikken trenger ikke skrives med fokus på straffen,' sier Cooper.
Her er en retningslinje for hvilke seksjoner du vil inkludere i en ansattes håndbok:
1. Bedriftshistorie . Selv om det ikke kreves, kan et kort avsnitt som diskuterer selskapets historie og dets oppgave, bidra til å sette tonen for en ansattes håndbok. Rowson sier at denne delen kan omfatte diskusjoner om et selskaps misjonserklæring, hva er grunnen til å være, hvem er kundene, hva er dens posisjon på markedet osv. 'Du kan snakke om grunnleggeren for å få en følelse av selskapets historie eller kultur, sier Rowson. 'Du kan legge til en diskusjon om lederteamet slik at folk føler at de vet hvem de til slutt jobber for.' Cooper advarer mot å ikke gi noen løfter i denne delen, for eksempel å love å betale de ansatte den beste dollar i ditt felt, noe som kan være vanskelig å opprettholde hvis selskapet faller på økonomiske vanskelige tider.
2. Betalt tidsavbruddspolicy . Denne delen angir selskapets feriepolitikk, for eksempel hvordan du tjener ferie og hvordan du planlegger avspasering. Det bør også stave ut hvilke helligdager selskapet holder, inkludert hvilke helligdager selskapet stenger for, og hvis selskapet er en restaurant eller annen virksomhet som holder åpent på helligdager, hvordan ansatte blir kompensert for å jobbe ferien. Det kan også være lurt å ta opp sykefravær, familie medisinsk permisjon og andre typer permisjoner, for eksempel militær ektefellepermisjon.
3. Ansattes atferd . Under denne overskriften kan du diskutere fremmøtepolitikken, spisepauser og hvileperioder, og generelle forventninger til ansattes oppførsel. Dette kan omfatte å angi en policy mot diskriminering av trakassering av ansatte, forbud mot røyking, en rusmiddelpolitikk, hvordan ansatte kan bruke Internett eller e-post, og en kleskode - hvis du har sistnevnte. Det kan være lurt å ta for seg hvordan ansatte skal håndtere konfliktløsning. Gjør denne delen veldig generell. 'Ikke bli for mye detaljert,' sier Cooper. 'Det er menneskelig natur å ønske en vaskeristliste over alle akseptable ting, men det er menneskelig natur at du også kommer til å glemme noe.'
4. Lønn og kampanjer . Skriv ut betalingsmåtene dine og la de ansatte få vite om de blir betalt hver uke eller annenhver uke eller hva som helst. Det er her du oppgir overtidspolitikk, definerer arbeidstid og diskuterer lønnsstruktur slik at folk vet hvor de passer inn i hierarkiet, sier Rowson. 'Det siste du vil gjøre når du ansetter noen, er å overraske dem om når lønnsslippet deres kommer,' sier Rowson. 'Du vil fortelle folk hvor ofte de får betalt og hvordan de får betalt, tilbyr du direkte innskudd og hvor mange lønnsperioder det er om året.' Du kan også snakke om hvilke typer kompensasjonspakker du tilbyr, inkludert om ansatte er kvalifisert for bonuser eller aksjeopsjoner og hvordan ytelsesvurderingsprosessen fungerer. Cooper advarer om at hvis du stave ut en selskapspolicy for å fremme, må du huske at selskapet og dets ledere alle må kjøpe seg inn i den politikken. 'Det er der de fleste selskaper gjør feil,' sier hun. 'De lover for mye, og de følger ikke sin egen politikk.'
5. Fordeler . I denne delen, gi ansatte en generell oversikt over fordelene du tilbyr når det gjelder helsevesen, tannhelse, syn, livsforsikring osv., Men ikke diskuter spesifikke retningslinjer med bestemte selskaper. 'Fordelene dine kan endres ofte - sannsynligvis oftere enn håndboken gjør,' påpeker Cooper. Snakk om hvem som er kvalifisert, enten det er heltidsansatte eller om deltidsansatte blir tilbudt en fordelerpakke, vurder det også. Oppgi kriteriene for berettigelse, når du kan melde deg på fordeler, og hva de kritiske livshendelsene er der du kan endre fordelene - som et ekteskap eller fødsel av et barn.
Etter at all informasjonen er samlet i en ansatt håndbok, må du sørge for å veterinere dokumentet før du distribuerer det til ansatte. Hvis det er mulig, bør en advokat være involvert i utarbeidelsen av håndboken. 'Hvis en arbeidsgiver prøver å spare penger,' sier Cooper, 'det minste de bør gjøre er å få det vurdert av en advokat når det er satt sammen.' Den vurderingen, legger hun til, kan bare hjelpe virksomheten din med å unngå fremtidige søksmål som involverer ansattes atferd som er - eller ikke - er definert i ansattens håndbok.
Grave dypere: Trenger du en policy for sosiale medier?
hvor høy er brennen taylor
Hva skal du inkludere i en ansatt håndbok: Anbefalte lenker
Society for Human Resource Management
http://www.shrm.org
SHRM er verdens største forening viet til menneskelig ressursforvaltning, og representerer mer enn 250 000 medlemmer i mer enn 140 land.
US Department of Labor
http://www.dol.gov
Veiledninger til føderale arbeidslover på nettstedet for arbeidsdepartementet kan hjelpe deg med å forsikre deg om at du dekker det grunnleggende i din ansatt håndbok.
Håndbok for små bedrifter
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Department of Labor's Occupational Safety and Health Administration's håndbok for små bedrifter kan hjelpe arbeidsgivere å tilby en trygg og sunn arbeidsplass for sine ansatte.
Gratis modellhåndbok
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com tilbyr en gratis modellhåndbok. Alexander Hamilton Institutes komplette policyhåndbok ($ 100) er en CD-ROM med redigerbare retningslinjer med statlige retningslinjer. And Policies Now er et luksuriøst program (hrtools.com; $ 199) som bruker en Q & A-veiviser for å hjelpe deg med å tilpasse en manual
Verden på jobben
http://www.worldatwork.org
Denne globale menneskelige ressursforeningen fokuserer på kompensasjon, fordeler, arbeidsliv og integrerte totale belønninger for å hjelpe organisasjoner å tiltrekke, motivere og beholde en talentfull arbeidsstyrke.
Redaktørens merknad: Leter du etter HR Outsourcing for din bedrift? Hvis du ønsker informasjon som kan hjelpe deg med å velge den som passer best for deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å få partneren vår, BuyerZone, til å gi deg informasjon gratis:
Redaksjonell avsløring: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artiklene er redaksjonelt uavhengige - det betyr at redaktører og journalister undersøker og skriver på disse produktene uten påvirkning fra markedsførings- eller salgsavdelinger. Med andre ord, ingen forteller våre journalister eller redaktører hva de skal skrive eller å inkludere noen spesiell positiv eller negativ informasjon om disse produktene eller tjenestene i artikkelen. Artikkelens innhold er helt etter skjønn av reporter og redaktør. Du vil imidlertid merke at vi noen ganger inkluderer lenker til disse produktene og tjenestene i artiklene. Når leserne klikker på disse lenkene og kjøper disse produktene eller tjenestene, kan Inc bli kompensert. Denne e-handelsbaserte annonseringsmodellen - som alle andre annonser på artikelsidene - har ingen innvirkning på redaksjonell dekning. Journalister og redaktører legger ikke til disse linkene, og de vil heller ikke administrere dem. Denne reklamemodellen, som andre du ser på Inc, støtter den uavhengige journalistikken du finner på dette nettstedet.
