Selv om utsettelse regnes som et dårlig ord, er det tider når utsettelse kan gjøre deg mer produktiv. Når jeg holder presentasjoner, venter jeg nesten alltid til siste øyeblikk før jeg jobber med det. Her er hvorfor:
- Du får flere ideer. Kreativitet er prosessen med å generere nye ideer ut fra kombinasjoner av gamle ideer. Sannsynligheten for å lage kombinasjoner av gamle ideer vokser når du samler flere av dem. Når du utsetter - har du mer tid til å samle ideer.
- Ideer ruker. I den kreative prosessen, når gamle ideer okkuperer hodet ditt, trenger de tid til å ruge. Utsettelse gir deg den tiden. Sannsynligheten for at to gamle ideer møtes øker jo lenger de ruver i hodet ditt.
- Bedre alternativer kommer opp. Før du tar avgjørelser, må du vurdere alternativene. Jo flere alternativer du har, jo større er sannsynligheten for en bedre beslutning. Du kan snuble over et alternativ bare fordi du ikke skyndte deg å ta et tidligere alternativ.
- Du har tid til å diskutere ideene dine med flere mennesker og få tilbakemeldinger, noe som vil gi bedre ideer og beslutninger. Du vil ikke dra nytte av tilbakemeldingen deres hvis du trekker avtrekkeren på avgjørelsene dine for tidlig.
Se følgende TED-video for mer om verdien av utsettelse.
Utsettelse er imidlertid ikke alltid bra. Det er tider når det kan gjøre vondt. Her er når:
- Du finner ut at du trenger mer informasjon, og det er for sent å få det. Du tror du kjenner omfanget av oppgaven, et skjema som skal fylles ut, en rapport å forberede, og når du når fristen, kan du oppdage at det er en informasjon du ikke har tilgang til, og ikke oppnå før etter fristen.
- Å komme nær fristen stresser deg. Det stresser meg ikke, men mange mennesker blir stresset fordi det er en oppgave som ikke er fullført, og fristen er truende. Hvis du er en av dem - utsettelse er virkelig ikke bra for helsen din.
- Noe annet kommer opp. Du trodde du kunne jobbe med det i siste øyeblikk, men så skjer livet. Tiden du tildelte for den sene oppgaven blir nå okkupert av noe annet, sannsynligvis viktigere, og oppgaven du ikke fullførte blir ikke fullført i tide.
Så hva er det? Utsette eller ikke? Her er visdommen du trenger for å se forskjellen:
- Er du en person som blir stresset hvis du er for nær fristen? Hvis du er det - ikke utsett. Det kan ha negative fysiologiske effekter på deg og kvaliteten på arbeidet ditt. Gjør det tidlig slik at du kan sove bedre og beholde sunn fornuft. Har du ikke problemer med stress? Nyt fordelene med utsettelse.
- Vet du om du har alt materialet? Kanskje du ikke trenger å fullføre oppgaven, men i det minste se gjennom den for å sikre at du har alt du trenger for å fullføre den. Hvis det er et eksternt stykke informasjon eller materiale du trenger - hent dem, og bare utsett det. Den gjenværende oppgaven må være helt innenfor din evne til å fullføre uten ekstern informasjon eller støtte.
- Forventer du at flere ideer kommer opp? Tror du at du vet nok? Noen ganger vet du alt det er å vite om emnet. OK, kanskje ikke alt, men veldig nær det. I dette tilfellet - utsettelse vil ikke gi deg ny og nyttig informasjon. Men hvis du vet mindre enn nok - ta deg tid og få flere ideer og informasjon før du hopper for å fullføre oppgaven.
- Hvor behagelig er du for at det ikke kommer noen ny høy prioritet aktivitet? Er timeplanen din generelt forutsigbar? Hvor ofte forventer du at presserende og uventede oppgaver kommer opp? Hvor villig er du til å ta risikoen for at en familie- eller personlig nødsituasjon vil hindre deg i å fullføre oppgaven?
- Til slutt - hva er virkningen av å savne fristen? Kan du overleve det? Kan den bli planlagt på et senere tidspunkt? Er fristen så stiv at å savne den betyr at du mistet en stor mulighet i yrkeslivet ditt som aldri kommer tilbake?
Ett råd til. Hvis dette er en viktig oppgave, og fristen ikke er omsettelig, bør du vurdere å gjøre det 'to trinn'. Fullfør oppgaven 'god nok' tidlig. Utsett så. Når du kommer nærmere fristen, ville du ha samlet flere ideer, flere alternativer, la ideene dine inkubere mer, og vil være i stand til å forbedre arbeidet ditt. Imidlertid, hvis det oppstod en uventet nødsituasjon - har du fortsatt noe. Og du blir mye mindre stresset over det.
